本站原创中图分类号：F230文献标识：A文章编号：1009-4202（2013）05-000-03
摘 要本文从提升高校财务管理信息化水平的必要性出发,分析了昌吉学院财务管理信息化建设的现状,并进一步探讨了高校财务管理信息化建设进程中所共同面对的问题,在此基础上构建了昌吉学院财务管理信息化总体框架,并提出相关对策建议.
关 键 词财务管理信息化高校昌吉学院
一、提升高校财务信息化水平的必要性
1.是贯彻国家信息化发展战略的重要内容
财政部自1999年起,就开始规划建立“政府财政管理信息系统”,2002年,财政部将该系统称为“金财工程”,其内容包括财政业务系统、安全体系、网络系统、数据中心和运营维护系统的建设.为确保金财工程的顺利进行,2007年财政部下发了财办[2007]31号财政部关于印发《金财工程建设项目管理暂行办法》的通知,并制定了《财政部信息化建设管理办法》.
2.是新形势下加强高校管理的需要
财务管理信息化是指从数据的收集、存储、处理到传输使用的整体信息系统.其实现效益实质是网络技术效益和财务管理效益的双重效益,主要体现在节约资源和成本、扩展会计信息范围、提高会计信息质量、增强财务决策能力,从而完成学校的各项财务管理目标.
信息本身是孤立的和静态的,只有通过将基于计算机软硬件的财务信息系统和基于网络硬件、网络财务软件的财务网络系统整合起来,在保证财务信息的准确性和系统性,进而实现信息的及时送达、归集和运用的基础上,才能真正显现出财务管理信息化对提高学校管理水平的巨大促进作用.因此,完善的财务管理信息化系统对学校实现科学合理有效的现代化管理至关重要.
3.是提高高校财务管理工作的重要手段
首先,在观念上,财务管理信息化以信息管理的方法和现代信息技术进行财务信息处理,财务信息能够作为信息资源被高校内部及外部各相关信息系统所利用,这一财务管理新理念改变了传统的财务管理只是内部数据的核算和思想模式.
其次,在管理体制方面,为了全面推行财务系统的正常运行,高校财务部门在财务管理网络建成后,对会计人员分工进行组织协调,促进管理机构体制突出客观实际、更趋合理,减少了人为主观随意性,使管理更加科学有效.
再次,在财务管理模式上,长期以来,高校的财务管理工作习惯于记账、算账、报账,对内、对外提供的基本信息仅限于历史数据,没有深入对全校财务活动进行预测和分析.而财务管理的信息化,使管理系统实现了业务数据一体化、无纸化的快速传递,会计管理人员从核算、抄写、计算、整理、汇总、核对等繁重的手工作业中解放出来,将更多的精力从事管理工作,逐渐由“核算型”向“管理型”,“经验型”向“精确型”,“技能型”向“智能型”的转变,全校财务信息资源实现高度集成和共享,财务部门和相关部门之间能够建立起良好的信息沟通渠道.
二、昌吉学院财务管理信息化水平现状
1.制度规划方面
我院制定了《电算会计管理制度》明确了计算机操作人员的岗位职责、微机设备管理制度、会计硬件、软件管理制度及会计电算化档案管理制度.在实现会计电算化的基础上,分步骤进行财务信息系统建设.
2.昌吉学院财务信息化建设中的软件应用
现今昌吉学院主要运用一下几款软件对我校财务实施信息化管理：
①新疆自治区行政事业单位非税收入收费系统（以下简称非税系统）,该系统数据库由财政厅管理,无法提供数据对接,只能导入导出,该系统用于收取学费、住宿费等费用实时收费计开具,不能对学生收费情况进行管理,如学生缴费情况查询等,其学生收缴费情况的日常管理,要将每天的数据导入天大天财的收费管理系统才可满足相应的查询及日常管理要求.
②新疆自治区行政事业单位人员工资管理系统（以下简称工资系统）,SQLserver数据库,学校自行管理,可提供数据接口,该系统主要用于工资数据的生成等相关管理工作.
③天大天财财务软件（以下简称天财）,SQLserver数据库,学院财务自行管理,可提供数据接口,该系统主要用于学校日常财务数据的管理和生成学生应收款导入至非税系统.
④杭州正方软件公司提供的教务管理系统
⑤学校自己开发的招生及迎新系统,学生数据已与教务同步
⑥学院教工津贴管理使用excel手工管理.
⑦银行怎么发表数据处理系统（只能导入数据）
3.昌吉学院财务管理信息化建设实例――津贴管理
昌吉学院的工资发放与其他高校工资的发放一样,采用的是财政部门统一使用的虹联软件,其中可以明细打印出工资的各个项目,但由于项目多,加上学院根据实际发生的代扣项目,导致工资单项目多,很难打印在一行内,文字小,不方便查看,尤其是离退休的老师看起来更是困难,而课时费和津补贴的发放就没有现成的软件,学院工资会计一直采用Excel表进行汇总计算并制作发放表,因涉及的人员及项目多,而工资会计只有一人操作,人工审核,工作中极易出错,工作量大,且各单位发放项目不统一,教工一直有需要知道发放明细的要求,但仅靠目前的人力和工作手段,无法达到教工的要求,工作水平受到直接影响,年初,计财处提出开发《昌吉学院工资津贴管理系统》软件的设想,项目的提出受到了学院领导的大力支持,计财处组织工作人员对现在人员经费上报、审核及发放流程进行系统梳理,并在征求教工意见的基础上与杭州方正软件开发公司合作,进行专项开发了《昌吉学院工资津贴管理系统》,在开发过程中,就相应的模板与软件工程师进行多次沟通修改.
目前改项目已在试运行,从11月学院工资津贴的发放实际看,基本达到了预期的目的.全院教工通过该系统,不但能随时查阅打印自己的工资条,而且可以通过详细查询功能,查到打入自己津贴卡的所有明细项目,即是教工的课时费由于其在不同的系别上课,由不同的系别计算工作量并发放相应的工作量酬金,只要点击明细查询,项目清单清楚明了,安照开发设计的要求,数据将保存两年,从教工近期反映的情况看,效果非常好.4.昌吉学院财务管理信息化建设及运用心得
在昌吉学院财务管理信息化建设及运用这一过程中,给笔者体会最深的：一是大幅度提高财务工作效率,可以将财务人员从繁琐的事务中解放出来；二是大大提升了财务工作的质量和水平,减少差错.三是保证了财务数据的及时传递.
我校的会计电算化和人员经费部分的信息化只是财务信息化中很少的一部分,目前只是开始,要实现财务信息真正的信息化,还有很长一段距离,需要领导的支持、资金的投入和财务人员的不懈努力.
三、高校财务管理信息化建设中所存在的主要问题
1.对信息化的认识不足
一直以来,信息化建设就是一个热点,而对于建设高校财务管理信息化来讲,如何理解高校财务管理信息化,以及与高校管理信息化的关系是至关重要的问题.目前,主要存在着两种错误的认识：一是畏缩悲观的认知,安于现状,依赖于陈旧的习惯,不求转变.二是盲目乐观的认知,建立好财务自身的网络,写进几套财务管理软件,增加和改进一些业务流程,就认为财务管理信息化的工作完成了,甚至也激进的认为财务管理信息化的发展可以脱离高校管理信息化发展进程.
2.人员素质有待提升
近年来,人们在考察、评定财务工作者的时候,不再仅仅局限于财务业务的水平,还注重考察财务人员的综合素质.这是因为人们都喜欢屈从于以往的习惯不愿意改变已经熟练的工作方式,即便新的工作方式更好、更优化.
高校财务管理信息化的建设就是要打破这种习惯,要求财务人不断的学习,不断的发展、进步.高校财务管理信息化的建设需要具备有较强的协调能力、创新能力和洞察力的财务领导人,需要既懂财务、经营管理又懂信息化技术的高素质复合型人才,需要适应信息化建设需求的熟练的业务操作人员.
3.软件功能的不足
现行的财务软件大多以SQLSever作为开发工具,SQLSever数据库具有稳定性但相对缺少灵活性和针对性,不能直接生成高校决策层需要的财务信息数据,需要对财务软件导出的数据进行加工才能完成财务信息的分析和预测,降低了信息反馈的时效性,难以满足高校财务信息化建设的需要.
4.内部控制难度加大
计算机和网络技术的引入,使财务内部控制的范围和内部控制的重点发生了变化,原有的授权与批准制度将被改变.传统内部控制对象是处理会计业务的财务人员,如果岗位责任制和内部牵制制度健全,则会计信息的正确性和学校资产的安全完整将得到保证.然而财务管理信息化后,会增设对网络系统开发员、网络系统维护员和网络系统管理员的控制,财务内部控制由原来的会计职能为主,转移为会计职能和计算机数据处理职能为主,将控制重点放在信息的数字化控制、信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制等方面,加大了内部控制的难度,对高校全面实现财务管理信息化产生了制约.
5.互联网的技术安全风险增大
这主要体现在两个方面：一是信息安全风险.在网络环境下,财务信息的保密性与财务信息公开性特征相矛盾.网络是一把双刃剑,高校在利用网络共享实施财务管理的同时,也将自己暴露于风险之中.二是非法入侵风险.在网络环境下,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们在物理上断开链接.因此,财务部门在实现网络化管理的同时,很难避免非法侵扰,计算机系统感染病毒的几率增大,一旦出现故障,财务系统恢复处理的成本很高.
四、提升昌吉学院财务管理信息化水平的构想及对策
1.财务管理信息化的总体构架
财务管理信息化的基本思想就是协同集中管理.其次,财务管理信息化要求建立综合分析体系,有效支持决策.决策支持是财务管理的重要内容之一,在网络经济环境下,为了有效适应市场,决策者们需要一套有效的方案来评价高校的经营业绩、经营风险、财务状况及获利能力,为筹资决策、投资决策和经营决策提供支持.
传统高校财务系统主要包括了账务处理、学生收费、工资管理、固定资产等模块,笔者结合财务系统的传统功能与现代信息化财务的需求,确定了财务管理信息化建设的总体框架,该框架集成了各项财务传统功能,开发现在手工部分模块,增加信息分析与决策模块,在这个基础上建立基于webservices技术的财务部门门户,如图2所示：
该框架的成功实现,其关键技术主要在以下几个方面：（1）业务的实时处理技术,建立基于网络的数据库,对于不同部门的财务数据能及时反映；（2）业务系统综合集成与多渠道整合技术,原来的系统都是孤立的,通过EAI技术把他们整合在一起,实现信息完整性,表示界面的一致性；（3）信息系统安全技术,信息系统安全包括信息系统安全运行和信息安全两方面,通过防火墙和加密传输及口令保障财务信息安全性；（4）数据挖掘技术,根据财务规定财务信息都要求保存较长时间,通过决策树、神经网络等算法在大量的财务数据中挖掘出对学校决策有用的信息.
2.对策建议
①提高认识,更新观念
高校财务管理信息化建设是一项重大的管理工程,涉及高校管理的理念、管理模式、内部制度、组织结构等诸多方面的变革,其作用不仅仅局限于减轻财务人员的工作量,提高工作效率,更在于它带来了财务管理工作观念的更新和变革.因此,需要提高不同层级管理人员的观念,认知信息化带来的先进管理思想.高层领导要提高对财务管理信息化重要性的认识,参与和支持信息化建设工作,协调解决各种问题；各环节管理人员要接受运用现代化的管理手段,增强继续学习的主动性,不断更新知识结构,为高校的信息化建设提供人力和智力保证.
②培养高素质的复合型财务管理人员
在加快高校信息化建设的背景下,培养复合型财务管理人员是当务之急.财务信息化建设包括硬件和软件两部分,硬件和软件的维护都需要具有专业技术的人员,高校要选拔复合型的专业人才充实到财务部门,引进或培养兼具会计专业知识和网络专业知识的多样化人才,只有既精通会计又精通计算机的复合型人才,才能把财务信息化的工作做好.高校应时刻关注财务信息化的发展,加强财会队伍的建设,提高财会人员的战斗力,加速财务信息化进程.③开发、完善财务管理系统
按照财务管理工作的要求,实现学校信息的标准化和高校管理信息系统的整合.完善现有系统,不断开发新软件.加快数字化校园及校园“一卡通”系统的建设,一方面要实现财务内部系统整体的信息化,将网络化逐步覆盖财务管理的各环节,以推动高校财务管理工作的制度、理念、技术和管理的全面创新；另一方面要实现财务管理系统的全面信息化,使财务管理与高校经济业务有机融合.
④加强财务内部管理制度
一是建立完善的操作规程,明确会计记账操作人员、审核记账人员、网络维护人员、数据分析员及会计档案管理人员等各个岗位的操作权限,每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业,必须分工明确,各司其职,严格按照不相容职务相分离控制原则在各部门各岗位进行相互监督和牵制.二是高校财务管理全面信息化后,要制定一系列的财务内部管理制度,主要包括网络维护与管理制度、设备管理制度、上机管理制度、业务处理流程、操作权限控制、信息管理制度、内部审计制度等,科学规范的内部控制制度是财务信息化安全的重要保证.
⑤做好系统安全运转的防护工作
一是制定合理的用户、权限和,保证数据的安全.提醒用户按照自己的身份和进入系统,避免使用易破译的并定期更改.系统维护人员要及时安装发布系统补丁程序,定期对软件进行升级和维护,提高整个系统的安全和保密性,防范和控制信息系统的风险,保证财务信息系统的正常运转.二是实施安全技术控制.在网络上加设防火墙,这是建立在财务内网和校园网接口处的访问控制系统.它对跨越网络边界的信息进行过滤,目的在于防止外部非法用户访问,为数据传输、转换设置了一道电子屏障,可有效防止外部入侵,保障财务数据安全和准确.