强化原始记录管理促进质量管理工作

摘 要：文章结合我室近1年在各类检查中记录问题较多这一突出状况,运用PDCA循环进行现状调查、原因分析并制定采取有效措施,措施实施后成效显著,有力的促进了质量管理工作,做法值得其他单位参考借鉴.

关 键 词 ：强化 原始记录 管理 促进 质量管理

引言

记录是记载过程状态和过程结果的文件,是管理体系文件的一个重要组成部分.记录在组织的质量管理体系中发挥着重要作用,尤其用于判定生产控制和产品质量的分析原始记录是企业质量保证的客观依据,为采取纠正和预防措施提供依据,有利于生产控制、产品标识和可追溯性,因此原始记录必须真实、准确、严谨、可追溯.独山子炼油厂化验室汇总分析2012-2013年各级检查审核过程中本单位存在问题,发现单位在原始记录方面存在问题较多,这些问题不但影响单位质量管理工作,还影响单位整个管理体系的正常运行,因此必须采取有效措施予以解决.

一、现状调查

独山子炼油厂化验室（以下简称我室）对2012-2013年我室在各级检查审核中被查出问题进行汇总列表1如下：

对上表进行统计分析可以看出：我室2012-2013年各级检查审核被查出问题中,记录管理问题最多占比例最大为38.2%,因此记录问题较为突出,亟待解决.

二、原因分析

针对这一突出问题,2013年11月起,我们组织技术人员、班组长、技术骨干进行统计调查和原因分析.

1.人员书写情况调查

从2013年11月至2014年2月期间,我们每周对各岗位原始记录人员的书写情况进行检查并统计分析见表2：

调查结果一：在对原始记录的检查中可以看出月平均问题比例为1.8%,并且通过分析发现人员和管理共7大类问题,其中记录中填写不全和计算修约的问题比较突出.

调查分析二、调查化验室原始记录填写流程,寻找管理要点.为下面原因分析部分提供有利的帮助.

调查结果二：由以上流程可以看出,化验室记录填写流程中存在三次检查数据的环节,分析者填写记录时应进行第一次检查确认,检查者和班长进行二检查进行确认把关,可以看出检查是保证记录完好的关键.

2.原因分析

采用鱼刺图见图1-1进行原因分析,分析如下：

（2）末端因素统计

通过以上原因分析,统计末端因素为：人员责任心不强,制度不健全.班长检查不到位,站级管理松懈,自动化仪器少,记录设计不合理、记录保管混乱.

（3）要因确认见表3

按上表逐一检查确认后,我们得到的调查结果显示：人员岗位责任心不强、班长检查不到位、站级管理松懈、记录设计不合理这几个因素是引起记录问题多的主要原因.

三、对策实施及效果检查

1.制定对策

在制定方案实施的对策时,小组成员首先经过认真的研究反复讨论,将“提升原始记录的管理水平”方案作了进一步补充细化,使之更具可操作性.同时针对要因分别制定出相应的对策和具体的应对措施见表3.

2.对策实施

2014年2月开始,小组成员按照上表依据5W1H的原则,进行了分工,明确了各自的工作职责与工作范围、工作的完成期限.期间我们主要做了以下工作：

2.1组织相关人员按照对站所有记录进行检查,并对存在问题的记录结合相关标准规定和上级意见要求重新设计、公示、印刷,重新设计印刷记录.

2.2加大对记录的检查力度

先我们要求各班班长对班组当班期间每一组数据都必须认真检查计算,并将复杂难算的计算过程编辑在EXCEL表格中作为班长在数据较多的情况下快速检查的便捷工具.其次,站管理人员每周一次抽查各岗位、各班组的原始记录交接班记录等记录,并将查出的问题及对应的规范书写整改细则在车间办公网上公示.

2.3加大培训力度

对照《化验室记录管理规定》每周将检查出的记录问题汇总分析,对问题记录及时规范书写要求,并组织各班组织培训学习,使大家熟悉规范要求,同时减少重复性问题的发生.

2.4严格按照制度规定落实考核

我们将每周的记录检查与奖金挂钩,每次都对存在问题的记录相关责任人严格按车间相关制度逐级考核,对重复性错误加倍考核.

2.5将记录管理工作纳入班组达标

为强化各班对记录管理工作的重视,使整个班组把记录管理工作当作班组的重要日常工作之一,我们还将检查情况纳入到每月的班组达标评比中.

3.效果检查

通过以上措施的实施,我们对2014年4月至6月记录问题与前期进行了统计对比,见下表4：

由表4可以看出,对策实施后对记录查问题项明显比前期减少,问题比例由原来的约1.8%降至现在的约0.3%,同时可以看出对问题记录100%的严格落实了考核.说明对策实施后记录书写质量和该项基础工作的管理质量都有了一个很大的提升.

四、结论

对原始记录存在问题较多这一突出矛盾利用PDCA循环的方法,通过对记录问题产生的原因进行分析,针对主要原因制定整改措施：1、重新设计印刷记录.2、每周检查记录汇总分析问题并针对问题规范书写细则.3、加大培训力度对问题记录及时规范书写要求,并组织各班组织培训学习.4、对问题记录严格按照制度落实考核,重复问题加倍考核.5、将记录管理工作纳入班组达标,使整个班组把记录管理工作当作班组的重要日常工作之一.通过以上措施的实施,成效显著：1、原始记录问题项的减少有效的避免了分析数据错误,杜绝质量事故及其带来的经济损失以及其它负面影响.2、记录管理水平得到提升,记录规范、严谨、统一,有力的保证了质量管理体系的正常运行.3、强化了各级人员对原始记录的管理职责和意识,加强了岗位人员的责任心,提升了质量管理水平.

作者简介：闫红霞（1973～）：女,工程师,分析质量管理,应用化学专业.