企业管理费用控制

摘 要 如何在既定的管理要求下,最大限度地降低管理费用,提高管理费用控制效果,已成为当今企业控制的重点.企业对管理费用进行有效的控制,企业就能在高效率、低成本的前置条件下提高市场竞争能力,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地.

关 键 词管理费用 控制

中图分类号：F230 文献标识码：A

一、企业管理费用控制的现状以及存在的问题

(一)企业管理费用控制的现状.

目前,我国大部分企业也管理费用支出偏高,所占成本费用支出的比例不尽合理,且增长幅度过快,严重影响了企业经济效益的提高.例如在煤炭企业中,管理费用支出的逐年增长已成为一个十分突出的问题,财政煤炭企业管理费用支出约占产品销售收入的七分之一,这是个惊人的数字.

(二)企业管理费用控制存在的问题.

1、指标确定困难.例如年度管理费用,按照部门切块包干使用时,指标确定困难.原因是各项费用的发生具有一定的随机性,有可能多、也有可能少,如资料费、材料费、差旅费、会议费等都属于这种情况.这些费用发生的随机性较强,估算较为困难,通常见诸于经验数据的较多,而经验数据大多偏高.指标定高了,不仅仅是造成浪费,指标合理性的认定会越来越差；指标定低了,不仅影响工作,还会制造出各种管理矛盾.

2、指标控制困难.管理费用具有逐年攀升的特点,只有到一定程度,并伴随一次合适的机会,方能强行“扯拉”下来,然后又逐年攀升,这样不断往复.由此可见,管理费用到底应该发生多少才具有合理性,确实难以把握.正是因为费用发生的随机性的存在,使之具有较大的弹性,这就使得原本具有刚性特点的控制方法也不得不随着“弹性”变得软弱无力,对真实的发生过程的控制也变得越来越困难了.实事上,这个弹性并不存在,只是因为费用指标越来越不准,才造成了费用的虚高.

3、指标合理性难以认定.由于合理指标的确定比较困难,很容易造成指标与实际情况产生偏差.对这种偏差的认识也仅仅是理论推测,实践中该偏差是否存在,偏差的大小,我们并不清楚,而且也很难论证,除非必须要这么做,并准备付出更多的管理成本.费用使用是否合理,是认定指标是否合理、控制是否有效的重要依据,而费用使用的必要性和合理性的准确认定者只有费用使用者本人.因此,使用者必然会认定是必要的、是合理的,否则会受到批评,并有可能导致指标减少和信任危机.

4、指标公平性难以认定.由于指标的合理性不易确定,就必然会出现有的指标给的过松,有的给的过紧,也就不可避免地导致各部门通过各种方式和理由争指标、要费用,这种行为的真实性和可靠性也同样难以认定,其结果是进一步加大某些部门费用指标的不合理.由于费用指标的合理性不一致,最后演化成了对部门的不公平,而疑似不公平问题的出现,正是许多企业不敢在管理费用上实行“节奖超罚”控制手段的根源.

二、对管理费用的控制措施

管理费用的控制遵循费用控制原则：事前控制,即事先建立各项支出的合理标准,预防成本超支.例如开发一个新产品,应该投入多少,研究发展的费用是多少,需要事先设定一个标准.很多企业总是事后控制,虽然说亡羊补牢,为时未晚,但是在控制上最好能够做好事前的控制,未雨绸缪.事后控制是对已经发生的成本差异采取修正的行为,调整或修正未来的成本支出.当实际的支出超过原来所编的预算或标准时,不管是量差还是价差,都应该了解原因,然后针对这些差异,采取相应的对策.控制原则,在进行费用控制时,应采取适度原则,避免过度控制.在现实生活中,很多企业往往矫枉过正,采取过度的控制,把钱管得太死.结合实际情况制定相应的措施：

(一)制定办公费用控制方案.

办公费用是公司管理费用的组成部分,在管理费用的分配使用当中起着至关重要的作用,办公费用的控制使公司获得很大程度上的节约.

降低公司成本,提高经济效益,减少管理费用开支,使得钱、财、物效用最大化.方案如下：（1）明确预算体系及职责分工.（2）公司于每年12 月15 日前向公司主管经理及各部门主管发放下一年度的预算表,年度预算人每年12 月23 日前完成下一年度预算.（3）日常办公费用均需要书面和电子两种形式交公司领导和财务经理审核签字.（4）每月月底进行审核,超出规定标准比例,做出相应的解释；节约部门进行适当的奖励.

(二)严格业务招待费、差旅费审批手续.

业务招待费方面要求财务部门制定审批表,在审批过程中要求经办人将主管领导签字后的凭证与审批表一起交给财务部门进行核算.

差旅费方面要求出差人员在出差之前填写出差申请单,出差结束后填写出差报告,出具相关的出差票据,经由相关领导签字方能报销.

(三)提高相关财务人员的业务素质.

管理费用发挥如何,关键在于财务人员.必须进一步提高财务人员的素质,财务管理人员不仅要懂得会计核算,更重要的是要善于理财,即如何发挥财务管理的职能.财会人员除了应具备较扎实的专业知识外,还要求熟悉国家法律、法规制度,对社会环境（包括政治因素、经济因素、企业因素等）有一定的观察力和预测能力,以及具有较强的管理能力.要充分发挥计算机在会计核算和财务管理方面的作用,通过采用商品化会计软件,使会计凭证的制作更加规范.入账及时,数据准确,系统能够自动生成会计报表,从而以高质量的会计信息参与企业的经营决策.会计电算化的应用为尽快实现由记账型向管理型的转变,为实现财务管理质的飞跃奠定了基础.

(四)年终进行全面的管理费用分析报告.

制订相应的管理费用分析表,表中涉及本期发生额、上年同期、增减幅度、全年计划、完成计划百分比项目.通过表中数据进行分析,将发生额较大的费用视为重点控制对象,在新的年度中进行严格的控制、合理压缩,以达到预期设定的管理目标.

（作者单位：西安财经学院）