本站原创摘 要：随着煤田地质单位的不断发展,地质档案工作所涉及的范围也越来越广,这无疑是给地质档案的管理工作带来了一定的阻碍.对四川省煤田地质局而言,随着人员的扩展,地质档案管理的规范化也越来越重要.笔者从事档案工作已经长达18年,管理着十万余件档案,有丰富的工作经验.主要从建立健全档案管理制度、规范操作流程、加强电子储存设备的安全性、提高档案馆人员综合素质、分步推进规范化管理等五个方面着手,围绕地质档案管理规范化的对策这一问题进行分析探讨.
关 键 词 ：煤田地质；地质档案；档案管理；规范化
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）24-0069-02
地质档案是地质信息的重要载体,是开展地质工作、总结工作经验的主要信息源.地质档案是指对地质工作活动的记录和成果,它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案.地质档案有地质原本档案和地质复制本档案两种形式.地质档案一般可划分为区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质和工程地质档案.因此,实现地质档案管理的规范化显得尤为重要,更是加强档案管理的重要方式.
对煤田地质这种国有事业单位而言,档案管理规范化是非常重要的一项内容,是决定着能否做好档案工作的关键所在.地质档案管理工作不仅关系到煤田地质单位每一位员工的切身利益,更是关系到每一位员工工作情绪及积极性的重要工作.在对地质档案进行管理时,应当尽可能地将所有材料及时收集及时整理归档,并注意对档案进行检查整理,保证其完整性,并根据档案中展现的各项信息积极为地质工作的开展进言献策,使其成为煤田地质工作的重要信息来源.地质档案资料是地质勘探开发过程中取得和形成的原始地质资料、信息的载体和成果地质资料,是地质工作不可缺少的重要基础资料.尤其是近几年煤田地质的勘探和开采不断扩大,归档数量也日益增长,怎样解决电子档带来的规范化问题、网络利用安全问题、资料共享和知识产权保护问题,都值得我们进一步探讨.
近年来,由于国家对煤田地质越来越重视,使得地质档案管理得到了较大程度的改变,对档案管理的规范化也随着社会的需求发生了改变,这就使得地质档案管理对象和范围越来越大,同时工作人员对自身的要求也随之提高.我们要将地质档案管理工作定位为一项专业怎么写作性工作,提高工作的主动性,创建实际成效,实现地质档案管理为科研怎么写作、为企业建设怎么写作的目标.结合时代形式加强煤田地质单位的地质档案管理规范化是推进煤田地质单位发展的必然趋势,同时在工作中,应当尽可能地使其更加规范,使地质档案管理工作更加符合发展的需要,具备规范化的特色.
一、建立健全规范的地质档案管理制度
不管是何种岗位,制度必然是有效约束岗位行为的重要法门.我们地质档案管理的归档范围是凡有记录和反映本队勘察、设计、施工活动,具有保存价值的技术资料和技术成果以及以队为名收集的科技资料.由于时代的变化,制度也应当随着新形势、新任务进行及时的调整改革,并围绕地质档案管理工作进行逐步的完善,使地质档案管理工作制度更加规范化、科学化.在对重要的地质档案材料进行收集时,必须做到及时、整齐；同时在对档案材料进行审核时,需严格按照有证有据、真实可靠来开展工作；在进行材料的整理和收集时,要确保档案材料的严谨性；在借阅档案时,应严格按照档案的借阅条例进行,经过负责人批准后再进入查阅,若需借出则应当经过上级领导批准方可外借,并且一定要注意将地质档案的各个部分区分开来,防止出现档案混淆或者不安全情况；管理人员需注意对档案进行随时的更新,多渠道地开展收集工作确保档案的完整性,根据时代对档案材料的新需求,积极主动地对地质档案材料进行补充完善.
二、对相关规章制度进行完善,对操作流程进行规范
首先,在对具体的地质调查研究、矿产勘探等地质档案实施规范化管理的过程中,需要对相关制度进行完善,并且要以实际情况为出发点,例如,文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等,从而最大限度地保障地质档案规范化管理的安全程度.加强制度建设,是实现档案规范化的重要前提.最后,在实际的工作过程中,应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准,需要加强地质资料归档接收、库房管理、借阅利用等,将档案馆各个区域的储存格式、处理手段进行统一,对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范,最大限度地防止在转换过程中或者兼容性的问题导致档案文件被破坏,杜绝在实际操作过程中出现漏洞,每个环节做到有章可循、有记录可查.同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步,最终实现地质档案管理的规范化.
三、加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性
伴随着新时期的新发展,要想实现档案管理现代化的要求,还需要我们大家的共同努力.应用办公自动化管理地质档案以提高事业单位的档案管理水平显得尤为重要,这也是档案管理规范化的一部分.健全完善的档案管理网络,主要是信息化推动档案管理规范化.随着信息化的发展,档案管理的数字化、信息化是社会对档案工作的要求,可以更便于管理和统计,也是档案工作发展的方向.在搞好硬件方面工作的同时也要抓好基础数据的录入的工作.因此要重视这个环节,要加强档案馆地质档案储存设备的安全性,方法可以是对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修,要定期对相关设施与网络怎么写作器进行检测、维护与清理,要以此为职责设立网络安全监督员,定期对存档的文件,特别是重要的矿产勘探文件进行备份与更新,还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等,利用这些手段来提升设备的安全性,最大限度地保障电子地质档案在传输、储存、运用操作过程中的保密性、发展性、持续性、安全性.同时,应用办公自动化进行地质档案管理时,必须遵照相关的要求,在使用的过程中不能擅自修改与下载,最大限度地防止地质文件被其他用户进行非法使用或者随意修改,进一步提高其安全性.