本站原创【摘 要】随着社会的发展和我国管理理念的成熟,档案的作用日益突出.档案工作标准化是档案管理现代化得到实现的重要基础.人事档案材料收集归档工作是人事档案工作的重点、难点,作为人事档案工作的基础构成要素,应积极推行档案材料收集工作的标准化管理,确保人事档案材料收集的完整性、全面性,加强人事档案工作的调查和指导,建立网络化的工作渠道,实现工作的制度化与规范化,全面提高人事档案管理工作的有效性,推动人事制度改革,促进经济社会的健康、和谐发展.
【关 键 词 】研究院；人事档案；标准化管理
新时期,随着我国改革开放不断深入,市场经济不断得到完善,人们择业变得更为灵活多变.人员流动性逐渐增加,这也增加了人事档案管理的难度,如何做好人事档案材料收集归档等管理工作已成为人事档案管理人员思考的重点.
1.人事档案工作管理标准化的重要意义
1.1人事档案标准化是实现人事档案工作现代化的前提条件
档案工作的标准化是实现档案管理现代化的前提与基础.随着网络技术的广泛应用,档案管理逐渐向现代化方向发展,要想将档案管理工作得到更好,就要充分利用档案信息资源,使档案信息的作用得到最大限度的发挥,通过计算机查询获得最经济、最广泛、最便捷的档案信息资源.但是如果想档案资料在网络上得到共享,首先要使档案工作朝标准化迈进.
1.2人事档案工作的标准化是时怎么发表展的要求
随着计算机的不断发展与网络技术的普遍应用,档案管理的现代化已经得到了很大程度的促进.要想更多的人对我们的档案资源进行了解,就要对我国的档案资源进行充分的开发,使我国的档案资源得到最大程度的发挥.通过计算机的查询可以获得最便捷、最方便、最经济的资源共享,将档案工作的标准化作为工作的前提与基础.
1.3人事档案工作的标准化与档案工作的现代化是分不开的
在档案工作中档案工作的标准化是一个重要的组成部分,涉及到档案工作的方方面面,在档案工作中起着至关重要的作用,与档案工作的其它组成部分共同结合起来,最终达到档案信息资源的充分开发与利用.如果档案工作的标准化得不到实现,档案工作的现代化就得不到有效的发展,最终就会造成档案工作的混乱.档案工作标准化的意义与作用主要体现在对档案工作中的各项内容进行科学的管理和有序的控制,达不到标准化的档案工作,现代化就无从体现.
2.人事档案工作标准化的实施对策
2.1全宗的完整性应该得到有效的维护
在归档工作中应该分清主次,掌握重点,将全宗的入关口把住,对于不应该归档的文件坚决不可以归档,与此同时还要注意避免散失应该进行归档的文件.在立卷的过程中要将同类别的、有一定联系的文件放在同一个卷宗内,使同一问题的完整性得到保持,立卷后的文件内容虽然庞杂但是不可以混乱,为档案的标准化、规范化管理奠定建设的基础.
2.2加强档案人员的队伍建设
（1）责任意识应该得到增强.档案管理与工作人员应该热爱档案事业,对档案工作具有强烈的使命感、责任感以及事业心,这是将档案工作做好的基本要求.
（2）法律意识应该得到增强.从事档案工作的相关工作者应该对《档案法》进行有效的学习,具备“依法用档”“依法治档”的意识,对于档案的安全与完整要进行有效的维护.
（3）奉献意识应该得到增强.档案工作具有一定的保密性和隐蔽性,这就在一定程度上决定了这项工作与其它工作不同,不可以像其它工作一样引人注目、张扬自我,它注定是一项默默无闻的工作,从事档案工作的相关人）员应该耐得住寂寞、不计名利、默默奉献,只有这样才可以将这项工作做好.
2.3在人事档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则进行归档
“以我为主”的原则是本单位文件归档的主要原则,这一原则在我国的立卷归档工作中是经过多年沿用的一项基本原则.这项基本原则在执行的过程中需要对三个方面的问题进行注意：
（1）对于文件归档的时效性要进行准确的把握,对于现行文件任务得到完成的,就应该对其进行立卷和归档,但是对于还没有完成的,就不可以对其进行立卷或者归档.
（2）立卷归档的重点要得到确立,立卷分工要合理.在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则,在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定,除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来,因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处,为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少,就要使档案利用的效果得到提高.
（3）对于全宗的完整性要进行有效的维护,当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下.
2.4通过现代化信息系统的应用使人事档案管理标准化得到促进
随着时代的发展,现代化的技术在档案管理工作中得到了有效的应用,通过现代化科学技术与管理方法的应用,通过计算机网络的应用对档案进行立卷、整理、编号等等,进而使档案管理变得更加迅速、全面、系统,档案管理的规范化、标准化、现代化以及自动化得到有效的实现.目前,随着网络信息技术的快速发展,很多单位已经实现信息化管理,网络信息化是做好档案收集工作的重要保证.档案材料收集工作者应经常联系与本单位相关的单位,拓宽、疏通档案收集工作的渠道,实时了解、掌握相关单位的人事信息,建立一个覆盖所有档案信息产生的人事档案材料收集信息网络系统.
2.5在人事档案管理工作中加强对档案的整理、收集、统计
（1）确保人事档案材料收集的全面、完整性.系统、完整的人事档案形成需要整合各个分散的档案材料,收集整理周期较长,必须借助科学、合理的管理规章制度进行监督、约束.每一个单位档案部门人员在收集档案材料过程中,应严格贯彻落实国家相关的规章、制度法规的基础上,根据本单位自身的实际情况制定更加明确的材料归档要求、归档方法以及相关制度,提高管理规章、制度的执行度,提高使档范围的合理性,尤其针对档案保管的期限应进行严格规定.
（2）应加强人事档案收集业务工作的调查与指导.人事档案的分散形成以及集中、统一管理,是人事档案材料收集中最大的矛盾,档案工作者应全面了解、掌握人事档案使用、功能、形成、管理、流动等特点,确保档案材料收集工作的科学性、有效性.在进行人事档案收集工作过程中,应防止少数单位将一些本应该移交的人事档案私藏,出现不愿移交,作为自己的私有财产现象,同时也应该预防过早将目前仍然常用的人事档案接收到档案形成机关,造成工作不便.
（3）实现档案材料收集的规范化.
实现人事档案材料收集工作的规范化、有序化是提高档案材料收集有效性的重要手段.主要是要求工作人员全面掌握人事档案材料形成的内在规律,指导各单位材料的形成,使各单位材料都符合相应的规范要求和标准度.在材料收集过程中应逐件、逐页严格审查每项收集材料,若收集材料未达标准要求,应立即退回要求重做,直至达到相应标准要求时方可归档.
3.结论
综上所述,使人事档案工作的标准化进程得到推进是档案工作中非常重要的环节.怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用,是现阶段我们面临的重要课题.所以,在人事档案管理工作中我们应该逐渐使档案管理意识得到强化,在档案管理工作中树立起标准化的管理意识.
【参考文献】
[1]吴红梅.如何推行档案工作标准化规范化[J].中国市场,2010（15）.
[2]李霞.浅谈档案管理工作规范化标准化[J].科技创新导报,2011（17）.