企业信息化的风险管理

在现代化进程不断加快,科学技术飞速发展和充满竞争的市场环境下,信息化在企业管理中的作用被充分体现出来,信息化系统已成为企业在竞争中获胜和保持优势的必要手段,也是企业利用现代化管理理念和方法提高管理水平的重要途径.信息化系统在企业中的广泛应用,大大地提高了企业的决策质量、运行效率及经济效益.但是,企业信息化是一项巨大、艰难而又复杂的系统工程,在实施过程中同样伴随着许多风险,它可能来自管理层、执行层、操作层等各个方面.据不完全统计,有约80%的信息化投资没有达到预期目标,有70％的项目超期或超预算,40%的项目以失败告终,只有约20%的项目能最终取得成功.因此,如何进行信息化的风险管理,成为关系企业信息化能否健康发展并取得最后成功的重大问题.

1.正确认识企业信息化风险和风险管理

提到企业信息化的风险,大家普遍会联想到病毒、攻击,认为只需要使用杀毒软件、防火墙等安全产品就可以了,但这只是信息化安全方面的风险,是对企业信息化风险的狭义、局限性认识,这种认识暴露出我们长期以来在风险防范、管理意识方面的薄弱.而真正广义的企业信息化风险是指在信息化实施过程中,由于各种因素导致结果与最初的信息化战略目标存在偏差,有偏差即是有风险,不管这种风险是否给企业带来经济损失.我们只有通过合理的方法辨识风险、分析风险、控制风险,找出风险来源,区分风险因素对信息化产生的影响,并且针对不同的风险采取相应的防范与化解的措施,力争将损失和威胁降到最低,才能使企业信息化的效能最大化.

2.企业信息化风险的原因

信息化系统相对于一般的项目而言在管理、技术、时间、资金、实施和维护等方面存在更多的风险因素,但归纳起来主要是三个方面：管理层风险、执行层风险、操作层风险.

2.1 管理层战略风险 俗话说：“站得越高,看得越远”,只有对信息化做出正确、长期、准确的战略发展规划,信息化系统成功的机率、对企业做出的贡献才会越大.首先,需要企业管理层对信息化的价值理解透彻,不能急于求成、盲目跟风,抱着“别人都有,我也要有,要用就用最好的”等错误思想,而要从信息化的实用性、功能性、安全性等方面进行全面统筹和权衡,必须要以支持企业经营管理、提高工作效率为最终目标,可采取分步实施、重点突破、逐步完善的信息化部署战略.其次,企业信息化是对管理观念的一种转变和突破,企业高层必须要理解和接纳这种管理思想,必须要在人力、物力、财力上给予信息化建设高度重视,领导的重视和亲身参与,势必带动各级员工的积极性和参与意识,为信息化项目的实施奠定良好的基础.

但是,不少企业高层管理人员尚未认识到这一点,对信息化的认识和管理理念比较落后,在有些领导看来,信息化只是个面子工程,是个无底洞,需要不断的投入,还不能直接给企业创造经济效益.因此在进行信息化规划时目标不明确,动机不纯,或者干脆没有规划,为以后信息化实施埋下了隐患.比如：某企业2008年花费十几万购写了一套公文流转系统,该系统功能强大,完全能满足企业无纸化办公需要.但是领导长期在外,常年不用电脑,再加上领导无法适应传统的领导圈阅方式一子被电子签名所取代,所以长时间采用公文流转和领导纸质圈阅并行方式.这就是典型的管理层战略风险,管理层观念落后,实施信息化动机不纯,单纯的为上信息化而信息化.最终的结果只能是企业投入了大量资金却并没有提高工作效率,信息化系统形同虚设,无法发挥应有的作用,造成资金浪费.

2.2 执行层风险 有了信息化战略规划,具体执行部门就要根据规划实施信息化项目,在具体实施过程中,可能存在来自于技术落后、资金短缺、管理低下、人才缺乏等方面的风险.

2.2.1 信息化系统选择风险.如今市场上各种信息化软件、硬件产品众多,不同应用平台和开发工具,不同的硬件集成,都将决定企业信息化未来的效益、维护成本和转移成本.一旦系统或设备选型不当,将限制企业信息化的长远发展.因此选择信息化系统时要兼顾功能和技术要求,功能上既满足当前的业务需求,也要考虑未来的业务发展.技术并不是追求越先进越好,而应该选择现阶段技术比较成熟,可升级、兼容更新技术的产品.比如：某国有大型企业2005年耗资上百万在全公司自上而下部署了一套电子档案管理系统,但在使用中发现该系统存在诸如操作不方便,与协同办公平台不兼容等问题,导致系统使用不到半年就夭折了,2010年公司又重新研发了一套全新的电子档案系统.这就是信息化系统选择失败的典型案例,这种情况在现在的企业尤其是国有企业相当普通.

2.2.2 信息化项目管理风险.信息化系统的实施过程是一个复杂而又艰巨的系统工程,在内部,它渗透到企业经营的不同层次、不同部门之中,是一个全员参与的项目,在外部,它要适应信息化的快速发展,与系统提供商的合作沟通等等.在项目实施过程中,如果各部门沟通不顺畅、协同不力；系统实施人员特别是核心人员的流失或中途调动；实施费用严重超出预算等都可能直接影响信息化的实施结果.因此,项目实施领导小组必须要掌好舵、举好旗,严把项目进度、成本、质量关,负责各级部门的组织和沟通协调,确保实施人员的稳定性.

2.3 操作层风险 操作层是指实际应用信息化系统的部门或人员,这是最容易被人忽视,也是最容易产生风险的环节.

2.3.1 业务流程风险.在应用信息化系统之前,企业必须要根据岗位职责对各岗位的业务流程进行完善和优化,使信息化系统与实际业务工作相匹配,否则就会造成系统与实际脱节,形成信息孤岛,无法发挥作用.

2.3.2 基础数据风险.在利用信息化系统进行数据分析的时候,必须要求数据及时、规范、准确、完整,否则得出的分析结果就可能与实际大相径庭.因此,企业要通过一些规章制度来明确和规范数据的内容,通过督导检查、高额奖惩等手段来确保数据的及时性和准确性.

2.3.3 信息安全风险.其一,要尽量确保信息化系统在安全性上不能有漏洞,发现问题要及时与系统供应商沟通解决；其二,购置相应的安全保护软件或硬件设备,帮助减少系统安全风险,提高系统的运行稳定性.其三,要制定和完善系统安全运行规章制度、数据故障应急预案,确保系统出现故障时可以及时处理.

3.企业信息化风险管理的策略

3.1 建立信息化风险管理机构 随着企业信息化的不断推进,信息化在企业中的地位不断凸显,并且成为企业核心竞争力的组成部分.因此,企业应该及时组建企业信息化风险管理机构,它的职能是建立科学的风险分析、评估体系,定期评估信息化风险,监控信息化实施、运行过程,从企业整体利益出发,根据产生风险的性质和特征,选择不同的风险处置方案.设置企业信息化主管（CIO）,直接对企业决策层负责.

3.2 建立科学、规范的业务流程 管理手段的落后和管理流程的混乱,是大多数企业的通病,企业信息化关键的一步,就是建立一个科学、规范、先进、适用的工作业务流程,并且要将管理策略和制度融入业务流程之中.“没有规矩,不成方圆”,企业都制定了一大堆管理制度,涉及到企业管理的方方面面,但这些制度或多或少被束之高阁、有名无实.因此,要将这些管理制度和业务策略信息化,用程序化的手段融入业务流程之中,成为业务处理过程中的决策工具,实现业务流程和业务控制策略、企业管理制度一体化的信息化系统.

3.3 营造一个信息化风险管理的环境 信息化是把“双刃剑”,大家既要认识到信息化给企业带来的积极意义,也要认识到信息化失败给企业带来的危害.因此,营造一个信息化风险管理的文化环境是非常重要的,平时要注意培养大家风险管理的意识,并贯彻到日常工作中去.随着信息化的逐渐深入,当信息化己成为日常工作的必须工具,与自己的业务本职工作息息相关的时候,大家就会意识到自己对于风险防范的责任,加之经常培训员工风险管理的方法和措施,企业整体的风险管理能力就会逐步提升.

3.4 引入第三方风险检测、评估机构 在信息化的风险管理中,很多风险必须通过专业的手段和仪器才能够进行检测和分析,因此还应该引入第三方检测评估机构,通过专业化的检测手段发现系统错误,对系统作一个公正、客观、科学的评价,最大程度地避免信息化的“豆腐渣”工程.在这个过程中,我们要摒弃传统的自我保护思想,害怕被发现问题,要以更加开放的心态去进行信息化建设,内外合作,才能逐步增强抗风险能力.

4.小结

当前,尽管有一部分企业的信息化建设取得了一定的成绩,但是企业“重建设、轻应用”的问题仍然存在,信息化技术在不断的发展,但领导的重视程度、管理水平、人员素质等都远未跟上技术发展的步伐.因此,企业信息化的风险管理可能更多的不是技术问题而是管理问题,不可能一蹴而就,企业信息化的道路任重而道远,“路漫漫其修远兮,吾将上下而求索”.