事业单位档案管理工作

摘 要：

档案管理工作是事业单位内部管理工作的重要组成部分,档案管理工作质量的高低不仅直接影响本单位的各项工作及建设,同时对于事业单位在社会职能履行方面也会造成深远影响.当前档案管理工作虽然已经逐渐受到单位领导及社会各界的广泛关注,但是就具体的管理工作而言仍然存在着思想保守、方法陈旧等方面问题,这些问题如果不能得到及时有效解决将难以适应事业单位在当前及今后发展和建设过程中的实际需要,所以重点谈谈如何在事业单位档案管理工作中进一步发挥创新意识,寻找更为先进有效的管理方法来推动事业单位档案管理工作的质量提升,以供参考.

关 键 词 ：

事业单位,档案管理,创新

中图分类号：

F24

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2014）24-0102-01

0 前言

事业单位档案管理工作的内容相对于普通生产经营性企业来说更具复杂性与庞杂性.事业单位的档案管理工作内容不仅包括了人员档案、财务档案,同时还包括了有各种文书、文件、规划、文稿等在内的行政档案以及事业单位过去从事的或者现在进行的以及未来计划中的各种业务档案.事业单位的档案管理内容涉及到整个单位运作的方方面面,档案管理工作不仅是一个保管性质的工作,随着事业单位社会职能的不断转变,档案管理更是应该肩负起推动单位建设发展及社会职能有效履行的重要使命,所以当前档案管理工作的被动与陈旧已经无法适应单位的实际管理需要,亟需我们开动脑筋,利用现有资源及手段来不断提升管理工作具体质量,来寻找更具创新性与科学性的管理新思路及新方法.

1.当前事业单位档案管理现状分析

事业单位档案管理工作虽然近年来不断受到单位内部领导者以及社会各界的广泛关注,但是就具体工作成效来说,仍然存在着较大的管理陈旧与落后问题,想要推动事业单位的进一步发展,档案管理工作也必须与时俱进,不断吸收新的管理意识和创新管理方法.当前档案管理仍然停留在信息化管理初级化的层面上,甚至有个别单位连基本的电脑、打印机、复印机等都未能全面配置,从而让档案管理工作缺乏足够的安全性、科学性与严谨性.这些问题必须得到妥善解决,必须开动脑筋利用更新的理念和手段来推动档案管理更上一层楼.

2.创新档案管理工作的思考

档案管理工作尤其是事业单位的档案管理工作因为必须从被动化主动,必须肩负起更大的管理责任及使命,所以管理工作的意识及方法如果不能够有效创新,必然受到时代与市场的淘汰,那么也就无法发挥出档案管理工作的真正作用.

2.1 确立科学主动的工作意识

档案管理工作不光存在于事业单位内容,在只要存在经济活动、人事活动的企事业单位,档案管理工作都是必不可少的,而档案管理工作对于事业单位来说更为重要,因为事业单位的自身建设不仅关系本身的发展,更加关系着我国社会主义经济建设及社会主义和谐社会建设的具体质量,所以我们不能够仅仅让自己当做档案的被动看守者和清点者,更要把自己当做档案的使用者及控制者,要积极对待档案管理工作,要积极主动的在死的文字里寻找到活得出路,所以必须确立科学主动的工作意识,而这种意识的确立如果仅仅依靠口号和宣传是远远不够的,还必须加强档案管理具体工作思路和档案具体作用的相关知识的学习与掌握,只有真正明确档案的用途及作用,才有可能在日常管理工作进行更为合理的安排.而这种学习活动也不应该仅仅在档案管理人员当中推广,单位的最高管理者、决策者也应该以身作则加强学习,这样一方面能够为档案管理工作的全局控制做出正确引导,另一方面也能够起到良好的带头作用,在单位内部营造起档案管理人人有责的良好氛围.

2.2 提升档案管理信息化水平

档案管理工作的信息化已经不是一个新鲜的概念,但是就目前的情况来看,信息化水平仍然处于初级阶段,也就是用电脑、打印机、复印机代工纸笔记录,或者架设单位内部局域网络进行部门间的信息传输.这与本文提到了信息化仍然存在着一定差距.档案管理的信息化,应该先从档案的双渠道管理模式入手,也就是纸质档案与电子档案双渠道,这样一方面能够有效提升档案的管理工作的安全性与严谨性,另一方面也能够有效提升档案文件的调阅速度,同时通过档案管理的权限设置,防止档案的随意篡改,提升其管理工作质量.此外,为了能够进一步提升部分档案的共享性及信息传输的及时性,还应该具有数据备份意识,将档案数据传输至网络云端进行备份,这样能够大大提升其使用的快捷高效.

2.3 大力推广大数据在档案管理中的应用

大数据是相对于当前我们熟知的以M为单位或者以G为单位进行数据存数的意识,大数据远比G为单位的数据存数规模更大.对于事业单位来说,随着社会职能的转变、涉及工作范围的不断扩大以及单位建设工作的不断开展,现有的数据存储条件已经越来越无法适应海量数据的存储需要,所以应用大数据存储在事业单位的档案管理工作中

也是必不可少的.大数据存储不仅仅表示能够存储足够多的数据,同时为了能够进一步体现大数据存储的空间优势及信息化优势,我们还应该将档案管理及数据记录的类型进行进一步扩展,从原有以数字、文字、符号为基础的档案编制模式转变为包括数字、文字、符号在内并将图像、视频、音频也囊括其中的多元化模式,这样不仅能够更全面的充实档案内容,同时还可以在此基础之上利用数据模型技术将2D信息建造成3D影像和模型,从而更直观的了解档案内容及各种信息.当然大数据存储也具有其特殊的设备要求,所以我们应该在自身条件能及的情况下进行档案储存设备的更新与换代,从而更加方便档案管理工作的顺利开展,让档案管理工作能够发挥出起更大作用.

2.4 加强软件的开发与利用

管理软件的使用对于现代企事业单位的管理工作来说可谓是理所当然,在事业单位档案管理工作中也应该大力推行自动化管理软件的使用,针对事业单位与普通生产经营性企业在管理工作中的诸多差异,事业单位的档案管理软件不建议直接购写市面上的成品管理软件,成品管理软件虽然从上来说相对便宜,也能够应付一般化的管理内容,但是针对事业单位档案管理的复杂性与庞杂性,还是应该尽量选择写作软件,将事业单位在人事档案、建设档案、财务档案、文件档案等各方面的管理需要尽可能的实现于管理软件当中,从而帮助档案管理工作能够真正获得质量上的提升.