电子文件档案管理

更新时间:2024-02-23 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:2687 浏览:8179

1.电子文件的概念与特征

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件.电子文件的两个基本特征:

第一,电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”.第二,电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力.

从逻辑上说,电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件.

2.电子文件的种类

如同其他事物的种类划分一样,电子文件的种类也有不同的划分标准.目前,主要有以下几种划分方法:按电子文件的信息存在形式分类,可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件、多媒体文件、超文本文件.按文件功能分类,可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件.按文件的生成方式分类,可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体(如胶片)文件重新录入生成的转换文件.

3.电子文件的特点

电子文件的特点有:信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性.

电子文件管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,采用计算机和网络技术,结合电子文件自身的特点,有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行分级或文件级的管理,对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式.本着怎么写作社会,有效利用的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息怎么写作.

电子文件管理模式采取先进的技术和理念,以虚拟、开放的手段来管理电子文件档案.档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等技术手段对各子单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理,并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案.电子文件形成部门(全宗构成者)以定期或不定期的方式,把日常产生的电子文件信息,用标准化的格式通过网络传递给档案部门,由档案部门进行分类、整理、编目,分别存储在档案部门主怎么写作器相应的存储空间;在必要时,档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上,并做多个备份,避免自然因素损坏和非法访问.档案管理部门对电子文件信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理.档案管理部门为信息存储单位提供信息查询功能并进行用户确认,以确保档案的完整与安全.

因此,电子档案管理是由电子档案管理部门集中统一管理电子文件,对电子文件采取标准化、自动化、网络化管理,它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件.


鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全.目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案.其归档时使用不同的编目方法和存贮工具.档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中,注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中,注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补.

(作者单位:郑州市紫荆山公园 来稿日期:2012-02-16)