新时期如何搞好高校档案管理工作

更新时间:2023-12-28 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:31312 浏览:144933

[摘 要]针对新时期高校档案管理工作的现状,提出了新时期高校档案管理工作的问题 ,包括档案管理制度的缺陷、高校档案管理人员的专业问题、档案检索效率较低问题和信息开发和编制上的问题.讨论了做好高校档案管理工作的对策,主要是为了提高高校档案管理人员基本素质、健全高校档案的管理制度、改善高校档案的功能和利用信息化的管理手段.

[关 键 词 ]新时期,高校档案,管理工作,问题和对策

新时期,我国高校档案管理工作得到深入发展,档案对于人才管理和技术管理的作用凸显出来,但高校的档案管理工作仍处于相对落后态势,不仅在管理上存在许多问题,而且在技术上也难以跟上高科技的发展,难以满足新时期对档案信息查询的要求,不利于新时期经济的高速发展.档案是承载组织或个人特定信息的载体,它可以保证高校的发展和协调、良性而有序地运行.因此,新时期高校档案建设与发展面临着机会和挑战,对高校档案实施现代化管理,已经形成必然趋势.在新时期,要依靠先进的信息技术和创新的科技管理手段,来建设信息化的档案管理系统,这对于高校组织和个人的发展,都是至关重要的.但高校档案管理的信息化建设,不仅需要高素质的管理队伍,而且还要确保档案资源工作的安全与保密.因此,新时期高校档案管理的模式也亟需改革.

一、新时期高校档案管理工作的问题

新时期,随着计算机和网络的发展,高校档案管理工作已进入崭新的历史时期,但是由于高校管理意识和资金的投入有限,高校档案管理工作还存在着许多问题.


(一)档案管理制度的缺陷

当前,传统的高校档案管理工作,存在着不规范问题,如档号和案卷标题不规范,尤其是卷内目录,在大部分案卷中缺少,使案卷整体管理较为混乱.因此,在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指标,都存在许多漏洞,这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响.但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理,整天都在忙于整理工作,而利用计算机制作的电子档案,却存在着被忽视现象,这种情况导致高校档案建档不及时,尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案,由于不能及时建档,一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中,如果出现人员变动,就会使档案遗失,这会对今后的使用带来损失,即使那些已经收集归档的档案,高校档案管理人员也经常不能按照规定管理,致使档案目录与档案内容出现不符,查阅起来非常困难.

(二)高校档案管理人员的专业问题

高校档案管理人员专业水平提高不大,其文化程度和专业素养,都不能够适应新时期对高校档案管理的要求,新时期是信息化时代,高校档案管理人员的文化程度与专业素质,应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨,但是这种专而博的人才非常欠缺.高校档案管理人员队伍的专业水平与时怎么发表展需求存在较大的差距.制约了有效利用高校档案信息资源,影响了社会发展和经济发展,但对于这些方面,在高校档案管理中没有认识到其潜在价值,导致高校档案的利用率不高.

(三)档案检索效率较低问题

手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式.尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较,但手工检索仍然占据着很大比重,尽管高校档案管理系统软件已有多种工具,但是能够应用档案管理软件的并不多,这对于档案管理的发展不利,也难以推动高校档案的有效开发和利用.这主要是硬件设施投入不足,使高校档案室的建设达不到标准要求.

(四)信息开发和编制上的问题

对于高校档案信息的开发和编制,许多高校档案部门存在应付上级,走过场的问题,为了应付检查而选题开发,但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品,其使用价值较低,虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系,但是由于编制的水平和质量问题没有实效性,难以发挥作用.

二、做好高校档案管理工作的对策

新时期要做好档案管理工作,必须采取以下对策.

(一)提高高校档案管理人员基本素质

要做好高校档案工作,必须提高高校档案管理人员素质,对于档案管理工作,要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责,在职期间加强对他们的教育和培养,充分发挥其积极性与主动性.由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系,因此档案管理工作人员,应尽快提高自身的专业水平,通过培训学习,提高档案管理质量,才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源.

(二)健全高校档案的管理制度

要做好高校的档案管理工作,就必须健全高校档案的管理制度,要通过制度要求,来保证高校档案管理工作的开展,高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性,制定的高校管理制度,要根据实际情况和档案管理需求,建立起高校档案管理机制.这样的高校档案管理制度,才具有可操作性,才可以更好地发挥制度的指导与规范作用.才能约束高校档案的管理者和使用者,才能使高校档案信息的交流得到有效传播,这对于高校档案管理具有重要的推进作用.

(三)改善高校档案的功能

要做好档案的管理工作,对档案的功能必须重新进行定位,对传统档案的功能,应当保留的重要部分,需要加强,同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵,要积极创造条件改善新时期档案的功能,不仅要满足新时期对于档案信息的需求,还必须完善并丰富档案内容,在新时期,为建设小康社会,更好地为社会和广大企业,为所需要的各类信息提供全面的档案怎么写作.

(四)利用信息化的管理手段

信息化是新时期档案工作发展的趋势,对于高校档案管理工作提出要利用信息科技成果,来提高高校档案管理的效益,实现档案管理信息化,利用计算机和互联网进行管理,高校档案管理计算机辅助模式已成为新时期发展趋势.可以通过EXCEL电子表格建立人事档案数据库,使高校档案管理全面进入信息化时代.