行政机关会议室管理

摘 要 ：完整的会议室规划设计除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外,更重要是逼真地反映现场（会场）的人物和景物,使与会者有一种临场感,以达到视觉与语言交换的良好效果.

关 键 词 ：行政机关；会议室；管理研究

会议室是开会的场所,同时又是放置会议电视设备的场所,因此会议室的设计合理性决定了会议电视图像的质量,也直接影响了开会的效率.完整的会议室规划设计除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外,更重要是逼真地反映现场（会场）的人物景观,使与会者产生一种身临其境之感,以达到视听与言语交融的良好效果,由会议室中传送出来的各种信号包括人物、景物、图表、文字等应当清晰可辨.

公用会议是适应于对外开放的包括行政工作会议、商务会议等.这类会议室内的设备比较完备,主要包括电视机、话筒、扬声器、受控摄像机、图文摄像机、辅助摄像机(景物摄像等),若会场较大,可配备投影电视机(以背投为佳).

一、行政机关会议室基本状况

1.中型圆桌会场： 所有参会人均能收看视频会议实况,进行实时对话.需要配置的设备主要有：显示设备：至少2台,建议2台以上；摄像机：标配1台,建议辅助摄像机1台；音响系统：调音台（有富余的音频输入接口和总音量输出口）、功放、音响、定向麦克风.

2.小型圆桌会场： 所有参会人均能收看视频会议实况,进行实时对话.需要配置的设备主要有：显示设备：至少2台.

3.会议室大小：会议室的大小与电视会议设备,参加人员数目有关.可根据会议通常所参加的人数多少,在扣除第一排座位到主席台后的显示设备的距离外,按每人2平米的占用空间来考虑,甚至可放宽到每人占用2.5平米的空间来考虑.天花板高度应大于3平米.

4.会议室的环境：温度、湿度应适宜,通常考虑为18～25℃的室温,60％～80％湿度较合理.为保证室内的合适温度、合适湿度,会议室内可安装空调系统.要求空气新鲜,每人每时换气量不小于18立方米.会议室的环境噪声级要求为40dB(A),以形成良好的开会环境.

二、会议室的布局

1.会议电视室除了规定要求的布局必须严格执行外,可适当灵活布置.整个会议室的显示设备分为两个部分,一个是主席台后的投影（或背投电视）,它负责为与会代表提供本会场和另一会场的图像显示,一个是主席台前的4台电视,它们分为两组,负责为主席台领导显示本会场图像和另一会场图像.

图像采集设备也分为两组,主摄像机安装在会场,实时采集主席台图像,另一组全景摄像机安装在会议室右前部,对会场全景进行拍摄.两组摄像机均应为受控摄像机,可由会议电视设备进行控制.

扬声器在会议室的前后各安装一对,为了获得更好的声音效果,要求距墙壁和电视机至少一米.影响画面质量的另一因素,是会场四周的景物和颜色,以及桌椅的色调.一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调,这两种颜色对人物摄像将产生“反光”及“夺光”的不良效应.所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较适宜.摄像背景(被摄人物背后的墙)不适挂有山水等景物,否则将增加摄像对象的信息量,不利于图像质量的提高.可以考虑在室内摆放花卉盆景等清雅物品,增加会议室整体高雅,活泼,融洽气氛,对促进会议效果很有帮助.

从观看效果来看,监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置,距地高度大约一米左右,人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度.各与会者到监视器的水平视角应不大于60度.所采用的监视器屏幕的大小,应根据会议电视的数据速率,参加会议的人数,会议室的大小等几方面的因素而定.对小型会议室,只需采用29寸至34寸的监视器即可,或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室应以投影电视机为主,都采用背投式,可在酌情选择电视机的大小,最好将电视机置于会议室最前面正对人的地方.

2.会议室照度.灯光照度是会议室的基本条件.摄像机均有自动彩色均衡电路,能够提供真正自然的色彩,另一方面是召开会议的时间是随机的,上午、下午的自然光源照度与色温均不一样.因此会议室应避免采用自然光源,而采用人工光源,所有窗户都应用深色窗帘遮挡.

3.会议室的音响效果.为保证声绝缘与吸声效果,室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯,窗户应采用双层玻璃,进出门应考虑隔音装置.根据声学技术要求,一定容积的会议室有一定混响时间的要求.一般来说,混响的时间过短,则声音枯燥发干；混音时间过长,声音又混淆不清.因此,不同的会议室都有其最佳的混响时间,如混响时间合适则能美化发言人的声音,掩盖噪声,增加会议的效果.

三、会议室的日常管理

1.注意设备的使用及维护.设备不使用时应注意防尘防潮,使用完毕应将设备用布盖好定期除尘,长期不用时,应定期开机加热(2次/月)以除湿气.

2.注意供电安全.采用联合接地的方式,保护地线须采用三相五线制中的第五根线,与交流电流的零线须严格分开,否则零线不平衡电源将会对图像产生严重的干扰.