本站原创摘 要：本文首先分析了档案管理信息化的安全性出现问题原因,然后归纳性分析了档案管理信息化安全性建设策略：加强文件管理人员的素质；加强网络安全监管；强化安全培训；建立、健全电子文件安全运用规范.
关 键 词 ：档案管理；信息化；安全性；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-12-00-01
在计算机技术发展势不可挡的渗透到每一个行业领域的大经济技术背景下,档案管理要想健全、高效、安全的发展,毋庸置疑的要利用计算机信息技术.计算机信息技术在档案领域的应用,将会使档案管理工作较传统的档案工作方式在收集、保管、利用等方面都有一个大的突破.同时,随着信息化技术的应用在档案管理方面还存在有一定的潜在安全性因素思考,如果我们不能考虑到这一方面的建设和预防措施,一旦出现意外就会造成大量档案信息资源的损坏,从而造成不可估量的损失.因此,档案管理信息化的安全性对于档案的信息化管理至关重要.本文将从档案信息化管理在保存形式安全和网络环境安全方面着手分析档案管理信息化的安全性问题.
一、档案管理信息化安全性出现问题原因
(一)缺乏全面的档案软件管理功能
缺乏全面的档案软件管理功能,因为电脑软件公司和档案的管理部门各自开发档案管理的软件,这就导致在使用方法和系统上是不同的,容易造成档案软件在进行管理的过程中出现管理不全面的现象,不能够全面的反应档案管理的全过程、实现互联互通,这对档案信息的综合利用及共享会造成较大的影响.同时,在应用程序的开发过程中,由于受到条件限制或软件设计编程人员故意设置后门,一旦“后门”洞开,其造成的后果将不堪设想.
(二)缺乏稳定的档案在提性能
电子档案的存储材料是磁性物质和光盘,一般来说,磁盘或磁带采用聚酯底基,容易产生静电而吸引灰尘颗粒,从而导致卷曲并与磁粉脱离,有时受外来磁场影响,存储载体的磁性涂层容易发生消磁或磁化,这样就会破坏管理记录的数据；然而光盘通常使用的记录介质是在激光热效应作用下容易产生物化性质变化的材料,这些材料易氧化、易与碱溶液发生反应,因此说其性能很不稳定,影响档案管理的稳定性,加之电子档案存储材料的寿命仅为5～15年,与纸质档案载体相比,其使用寿命要短得多.
(三)容易受到网上的攻击和破坏
当前计算机病毒泛滥,开放式网络中的所有计算机都容易感染计算机病毒.有些人故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序,攻击、破坏计算机系统及通信网络,致使计算机系统及通信网络遭受损害,甚至摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置.同时,有的经网站同意进入的合法用户,出于个人目的,篡改或伪造档案信息,形成虚检测信息,造成不良后果和影响.
二、档案管理信息化安全性建设策略
(一)加强文件管理人员的素质
为了适应社会的发展,满足科技的要求,档案管理者必须做到活到老、学到老,不断探索,不断创新,在工作实践中提升自我,最终实现档案管理信息化建设目标,才能满足使用者对档案信息的需要,才能让档案资料发挥更大的作用.
一是,档案管理人员要及时更新计算机、网络通讯方面的知识,提升网络使用的安全性.要不断学习网络历史、文化、专业术语等网络的基本理论和操作知识.
二是,档案管理人员要熟悉互联网的信息资源分别和查找手段、方法,熟悉常用浏览器的使用,要熟悉不同需要存储的档案信息的特点和搜索引擎,以及归集方法.
三是,完善整理档案信息的能力.要能做到通过网络将分散的资料进行整合,提供给使用者.
四是,加强网络档案信息资源开发的能力.信息化要起到实效,就得适应网络化发展要求,切实提高网络档案工作怎么写作水平能力,这就需要管理者不仅要有丰富的档案管理知识和经验,熟悉网络的信息搜索、整合流程,更要具有学习、探索的能力.
(二)加强网络安全监管
在收集电子档案过程中,必须要进行杀素处理,并实时更新杀素软件病毒库,保证电子档案不被病毒侵染.在运用计算机系统对档案进行著录、检索等工作时,为了保证安全性能,需要根据情况设置不同的访问权限,对档案的检索、制作等工作进行限制,防止其他人员修改档案信息而造成安全隐患.对于需要保存而不必要修改的档案,可以刻录在一次性写入的只读光盘上进行保存.对于在网上传输的电子档案信息,可以综合使用“数字签名”、“加密技术”、“身份验证”、“防火墙”等技术加以保护.
(三)强化安全培训
电子文件以计算机和网络为依托,建立在现代信息技术运用基础上,利用数字化手段,对资料进行收集、管理工作,从而实现档案资料的资源的大规模共享.因此,要对档案管理人员进行电子文件安全培训.增强管理人员的安全保密意识,并强化其职业道德,增强其责任感.针对可能出现安全问题的环节,如传输、录入、存储、调用等环节,要建立相对完善的管理制度,做到有制度可以依靠、可执行；同时,要加强技术力量投入,可以利用加密技术来拦截第三方对资料的；设置安全通行,维护管理者的使用权限；也可以利用监控技术,防止对电子文件的非法访问,防止资料的泄露和篡改；做好电子文件的安全备份工作,增强计算机病毒的防控能力,提升电子文件的安全性.
(四)建立、健全电子文件安全运用规范
作为一个新发展起来的管理手段,档案信息化的安全工作是一项非常重要的工作.虽然国家制定了《网络安全法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等,但是这些都是基本法,面对日新月异的科技发展势头,要想保护电子文件在档案信息化过程中的安全,必须根据实际工作需要,结合科技的发展速度,制定适合的规则和法律,才能最大程度的保证电子文件的安全使用,促进档案的信息化建设.