有效提高管理幅度的措施

更新时间:2023-12-20 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:12906 浏览:56652

摘 要 :管理幅度与管理层次密切相关,管理层次一定,有效的管理幅度就是一个组织提高管理效率的重要因素.本文用实际案例论述影响管理幅度的因素、有效提高管理幅度的措施,为组织寻找到合适的管理幅度.

关 键 词 :组织 有效 管理幅度

美国著名管理学家德鲁克曾指出:“组织不良最常见的病症,也就是最严重的病症,便是管理的层次太多,组织结构上一项基本原则是,尽量减少管理层次,尽量形成一条最短的指挥链.”

组织的扁平化管理是组织发展的需要.当组织扩大规模时,过去加强管理的思路是增加管理层次,而现在的思路就是增加管理幅度.

一、管理幅度的定义

管理幅度,是指一个上级直接管理的下属人数,包含计划、组织、指挥的职能,它对组织中管理层次的多少有着直接的影响.管理幅度与管理层次的关系是组织人数固定的情况下,管理幅度大小与管理层次存在反比关系.

英国管理学家厄威克提出普遍适用的管理幅度是:每一个上级领导人直接领导的下级不超过5-6人.

管理幅度根据企业条件各有不同,但管理幅度的数目是有限的,当超某个限度时,管理的效率就会随之下降.因此,主管人员要想有效地领导下属,就必须认真考虑究竟能直接管辖多少下属的问题.

二、影响管理幅度的因素

1.企业内部管理条件

企业内部是否具有良好的计算机网络环境,良好的信息化工作基础.良好的信息化平台是增大管理幅度的重要条件.

2.管理工作的性质

它包括上下级管理工作的复杂性、变化性和下级工作人员工作的相似性.如果上下级管理工作复杂多变、富于创作性,就需要经常接触、深入调查、反复磋商,从而耗费较大的精力,管理幅度自然就少一些;简单重复性的工作和较为稳定的、变化不大的工作,管理幅度则可大一些.如果下属人员的工作越相似,那就越便于主管人员进行管理,扩大管理幅度则是可行的.

3.管理人员与下属素质状况

领导人员和下级人员的素质状况,都会对管理幅度产生影响.领导者年富力强、经验丰富、工作起来效率很高,精力很充沛,管理幅度大些,也能胜任.如果下级人员的素质也很好,能够准确地理解上级的意图,自觉、主动、独立地完成自己的任务,无须上级花费很多时间进行指导和监督,这就能进一步加大上级领导的管理幅度.因此,加强领导者自身修养和下级的培训,提高双方的工作能力,是使上下级接触频率降低、时间减少,从而扩大管理幅度的有效措施.

4.下级人员职权合理和明确的程度

主管人员对下级合理授权,使其职责明确、责权一致,训练有素的下级就可以放开手脚,在职权范围内独立地进行工作,既能充分发挥积极性和创造性,也有利于减轻上级领导的负担.如果委派的任务为下级力所不及,授权过度,或者授权不足,下属就不得不经常地向上级请示汇报,主管人员为此也就必须耗费大量时间去指导和监督下级的活动.

5.计划和控制的明确性及其难易程度


下属的任务多数是由计划规定并依据其来实施的.因此,如果计划制定的详细具体,切实可行,下级人员就容易了解自己的具体目标和工作任务,通过计划来指导业务活动,不必事事请示领导.另外,计划的实施离不开控制,需要上级对下级的实施执行情况进行检查.当用以衡量工作绩效的标准是具体的、定量化的标准时,偏离计划的情况就容易显现出来了,既便于上级及时采取措施加以纠正,也便于下级自我调节.

6.信息沟通的效率和效果

上下级指之间的信息沟通是必不可少的,若能提高沟通的效率和效果,显然可以减轻领导者为此而承受的时间负担.例如,在沟通方式上,口头和书面形式相结合,经理对下级的要求尽可能采用目视管理的方式;下级提出的问题与建议也尽量以书面形式简要提出(或称“一张纸”管理),这就要比那种所有计划、指示、命令都由经理亲自传达或口头交代的方式效率高、效率好.尤其是沟通效果,对管理幅度影响更大.

7.组织变革的速度

组织不是一成不变的,但是各个企业因具体条件不同,变革速度却有快慢之分.变革速度慢,意味着企业政策比较稳定,措施比较详尽,组织成员对此也较为熟悉,形成了习惯,能够按照既定程序和要求妥善地处理各种问题,从而减轻了上级人员的负担.

8.企业规模和市场范围,企业组织形式和经营方式多样化

随着商品经济的发展,企业规模和市场范围日益扩大,企业组织形式和经营方式日益多样化,因此,管理幅度设计就越不得不注意企业组织在空间上的分布状况.特别是那些地区性、全国性和跨国公司,组织单位和成员不在同一地区,上下级之间即使能够依赖现代通讯及交通手段来保持联系,也不如十分集中的企业那样方便、省时.

三、供电企业中管理幅度的设计与实际情况分析

国家电网公司从2007年开始设计集团式的扁平化组织机构,所属的供电企业2012年全面完成了“三集五大”(人财物集约化,大规划、大建设、大运行、大检修、大营销)的建设工作.“三集五大”是国家电网公司一场划时代的改革.“三集五大”变革组织架构,创新管理模式,优化业务流程,整合五大业务模式,统筹公司内部资源,有效利用社会资源,加强总部管控能力,压缩公司管理层级,缩短管理链条,建立纵向贯通、横向协同、权责清晰、流程顺畅、管理高效的“五大”体系,大幅度提高公司管理水平和运营效率.

“三集五大”改革,成绩显著,但在局部还有提高管理效率的空间.现就某地市供电企业的检修分公司的管理幅度进行分析.

国家电网公司单位层级共为4层,国家级、省公司级、地市级、县级.地市内设机构层级为3层,地市级、分公司级、班组级.地市检修公司属地市供电企业的专业层级,地市检修公司下属班组为执行层级,内部机构设置2或3个层级,检修公司定员超500人设置中间层,为3个层级.未达到500人的为2个层级.机构层级为2个层级的,内部管理层级实际为3层,机构层级为3个层级的,内部管理层级实际为5个层级. 1. 2个层级的管理幅度设计与实际情况对比

如表1所示.

表1 某市供电公司检修分公司2个层级的管理幅度设计与实际情况对比

项目 标准设计方案人数 标准设计管理幅度 实际人数 实际管理幅度 实际优化方案人数 实际优化管理幅度 备注

管理幅度 6 6 —— ——

管理层级 3 3

经理 1 5 1 3 1 6

副经理 5 5 3 32 6 6

工区主任 撤消此层

工区副主任 撤消此层

班长及副班长 25 10 97 6 36 12

管理的基层员工 250 428 432

总人数 281 529 475

管理人员数量 31 101 43

管理人员比例 11.00% 19.00% 9.00%

2. 3个层级的管理幅度设计与实际情况对比

如表2所示.

表2 某市供电公司检修分公司3个层级的管理幅度设计与实际情况对比

项目 标准设计方案人数 标准设计管理幅度 实际人数 实际管理幅度 实际优化方案人数 实际优化管理幅度

管理层级 5 -- 5 --

经理 1 5 1 3 1 4

副经理 5 5 3 1 4 4

工区主任 25 5 4 5 16 4

工区副主任 125 5 20 4 工区副主任层撤消

班长及副班长 625 10 73 6 64 7

管理的基层员工 6250 428 448

总人数 7031 529 533

管理人员数量 781 101 85

管理人员比例 11.00% 19.00% 16.00%

说明:标准设计方案中管理幅度的大小分两类,职能部室管理幅度为5人,生产班组管理幅度为10人,依据是《国家电网公司供电企业劳动定员标准》中的实施机构负责人的定员数.实际管理幅度的按现行机构人数与负责人计算所得,实际优化管理幅度是根据现有情况进行优化与调整确定的.

表中数据可知:管理幅度在实际运用中,与行业标准要求不符,实际管理人员比例比标准设计比例大,实际管理幅度与设计管理幅度相比较小.2层机构的检修公司按设计的幅度管理人员的配置只适合200至300人左右的组织.3层机构的检修公司按设计的幅度管理人员的配置可管理6000至7000人左右的组织.

问题突出表现在:其一,2层机构的检修公司的副经理管辖班组长的管理幅度过大,为32人,设计的管理幅度为5人.其二,3层机构的检修公司副经理管辖的工区主任的管理幅度过小,为1人,设计管理幅度为5人.其三,3层机构的检修公司管理层级过多.根据企业规模测算,地市层面6000左右的公司,检修公司定员基本在1000人左右,所以3层机构标准设计层次显得过多.

四、管理层次确定的情况下提高管理幅度的措施

1.供电企业目前已具备的设计较高管理幅度的条件

第一,供电企业机构与管理层级的扁平化,具备了科学的管理层级,管理层级已缩减至4-5层.第二,供电企业网络与计算机技术已达到国内大集团公司的先进水平,ERP的应用已遍及所属企业及各项业务.第三,工作流程设计达到标准化,技术标准化、工作标准化、管理标准化.第四,工作内容与工作性质高度同质.

2. 供电企业提高管理幅度的具体措施

第一,加强各层次管理人员的综合管理能力.对于2层机构提高副经理的有效管理幅度,再是提高班组长管理幅度.由于班组长不仅担任作业层级的管理工作,还需要承担具体的生产任务,班组长可不再承担具体的生产任务,可有效提高管理幅度,从而提高管理效率.对于3层机构,需要提高副经理层及班组长层的管理幅度,可减少工区层副经理的管理层级.第二,加大计划性的工作量,尽量减少非计划性工作.年度工作均按二十四节气工作安排执行.第三,充分考虑地区临近性因素.“三集五大”建设后供电企业的职能划分考虑更多的是重要性,忽略了地区临近性因素,造成管理幅度的变小.部份业务仍可按地区临近性划分,也可有效提高管理幅度.第四,加强企业内标准化建设.供电企业内部三大标准(技术标准、管理标准、工作标准)基本都建立完成.在实施过程中,技术标准明确,但管理标准与工作标准并没有有效落实.ERP系统中的流程与实际管理流程存在“两张皮”现象,造成管理幅度与管理效率下降.第五,减少协调工作量.组织层次扁平化后,班组数量众多,班组分类按专业分工划分的,涉及专业协调的工作量会增加.在管理过程中,需想办法减少协调工作量.第六,加强业务流程及各项业务的管辖权的培训工作.目前供电企业内部的培训重学历、重资格,忽略了岗位标准、履岗能力及业务流程、业务权限的培训.重学历重资格培训没有起到促进工作效率、提升工作能力、提高员工综合素质的作用.建议以培训履岗能力为主的模式,编写岗位手册,手册内明确岗位制度、职责、工作流程、岗位考核细则、工作表格模板、特殊情况的应急处理等.基层员工对岗位的熟悉程度高,工作能力越强,越能有效提高管理幅度.

总之,根据市级供电企业检修分公司管理幅度的设计与实际情况对比,可知管理幅度的大小需根据实际情况及条件合理确定,管理幅度合理可有效提高管理效率.