本站原创摘 要 ：高职院校档案主要指的是高职院校在科研、党政管理、教学以及其他各项活动过程中形成的,对社会和学校有保留价值的各类图表、文字、声像等载体的历史记录.一般来说,高职院校档案管理是学校成长的真实写照,也是院校管理过程中必不可少的环节,同时还关系到高职院校的管理水平、人才培养水平以及教育教学质量.而档案信息化主要是指以最新的档案管理学为理论指导,以计算机、网络和信息技术为媒介,以档案工作为主要依托,以院校档案资源为对象.按照档案管理部门和信息社会的要求、开展档案的整理、收集、开发、保管和利用的现代化管理.
关 键 词 ：高职院校；档案管理；信息化建设
一、前言
随着社会的不断发展和互联网等新媒体的全面普及,信息化建设的条件日益成熟,为高职院校档案管理的信息化建设奠定了坚实的信息化基础.信息化的高速发展影响着高职院校档案管理信息化建设,同时,高职院校的档案管理信息化建设速度加快也是其档案管理发展的重要表现.做好高职院校档案管理信息化建设,是档案管理工作的重点.
二、高职院校档案管理现状
1.对高职院校档案的管理意识薄弱.目前,高职院校档案管理制度仍不完善,相关的技术设备跟不上院校发展的要求,最终导致教职工对于档案的信息化管理意识薄弱.而在档案管理过程中,对于发生的新问题不能及时有效的解决,信息更新速度慢,不管是什么样的档案处理都只是生搬硬套传统的档案管理制度,造成高职院校档案管理工作出现各种各样的漏洞.比如,学院一般都是采用电子文档的形式下发各种文件,但是有的档案管理员或者教职工在接收文件之后没有及时存档的意识,或者有人以为会再次下发纸质的文档,所以就顺手删除了文件,之后若是再需要这些文件,只能再次去学院的行政部门索要,十分麻烦.
2.档案管理人才匮乏.第一,在当今的高职院校档案管理的信息化建设中,档案管理的专业技术人才严重缺乏,大量技术性强的工作无法顺利开展.当前社会,计算机信息化建设与档案管理都精通的人才少之又少.在院校的档案管理中,很多工作人员没有或很少接受过院校档案信息化建设的专项培训,缺乏档案管理的专业理论知识和信息化建设的基本技能,这些制约因素都在一定程度上影响着档案信息化建设的步伐.更有甚者,许多高职院校根本就不重视院校档案管理工作,只是在其岗位上象征性的安排一些人,做个闲职,他们中的很多人根本就不懂得计算机的基本操作.这样的情况不胜枚举.高职院校档案管理的信息化建设在这样的院校中全部是空谈.第二,有的高职院校档案管理部门配备的计算机十分陈旧,系统严重老化,档案设备不足,技术手段极端落后.有的学校甚至连一个既能文件检索又可以管理档案信息的计算机管理软件都没有.
3.网络技术维护不足
在高职院校档案管理的信息化建设中,档案的信息化虽然能够实现档案信息共享,但是,高职院校档案本身存在一定的机密性,在档案管理过程中,要严防以及电脑病毒的入侵.部分高职院校在网络维护方面不重视,一旦机密文件被恶意攻击,只能去找开发商帮忙解决问题,这种做法不仅为高职院校的档案管理工作带来了一定的麻烦,也为院校的档案机密性埋下隐患,甚至可能给院校外部人员以可趁之机,暴露相关学生的私隐信息,不能保证学生的人身财产安全.
4.数据质量
在高职院校档案管理的信息化建设雏形形成之后,当档案管理人员调出学生信息,通过仔细的研究、对比、分析,就会发现,现有的档案管理数据库出现了很多信息缺失或者信息模糊的现象.这种情况对院校档案管理以及信息筛选工作造成一定的阻碍.一般来说,造成这种结果的原因很可能是院校档案管理人员在信息输入初期的工作不到位.这也在一定程度上反映了院校档案管理信息采集的不足,因此,在高职院校档案管理的信息化建设过程中,档案管理人员对此类情况要做到足够的重视.
三、高职院校档案管理信息化建设的措施
1.注重教学档案信息资源的价值.院校档案不仅是该院校的历史记载,更是院校未来发展的起点.在高职院校档案管理信息化建设的初期,要充分的注重高职院校信息资源合理开发和利用,深化高职院校教学质量的改革,强化院校教学水平的管理,进一步提高教育教学的质量水平.例如,将质量较高的实验报告、讲师课件和电子教案等档案集合在一起,刻录成视频光盘并收录到院校的信息库中,这样一来,不仅为院校的精品课程建设奠定了坚实的基础,更是方便了未来年轻教师的学习和研究.高职院校档案管理的信息化建设中,要充分的借助校园互联网,加大高职院校档案信息的公开度,利用网络的共享性实现资源的合理利用,同时为了使高职院校的教职工尽快赶上创新教学的步伐,最大程度地提高其工作效率,因此,在信息化建设中,还有实行院校档案信息的远程协助怎么写作.
2.更新观念.高职院校档案管理的信息化建设以现代先进设备为基础,如果在信息化建设的过程中,当权者只是采用信息化建设的形式,而不从根本上更新观念,那么,即使高职院校建立起来四通八达的信息网络,那终究也只能成为一种摆设.因此,高职院校档案管理人员必须更新观念,不断提高对高职院校档案管理信息化建设必然性和重要性的全面认识,改变认知模式,不断学习新的变化着的科学知识,从而加速实现高职院校档案管理的信息化建设.
3.培养档案管理专才,吸纳复合型人才.在院校档案管理信息化建设的过程中,不仅要求管理者本身的不断努力,而且也要求上级档案部门提供培养人才的条件.比如,举办院校档案管理信息化建设知识辅导班,与此同时,还可以建立强化学习的制度提高档案管理工作人员的信息化能力,着力培养出具有现代信息意识、现代信息素质和信息管理能力的高职院校档案管理人员.同时,还要要注意吸纳复合型人才,此类人才不仅要对信息化建设十分熟练,而且还要了解高职院校档案的管理工作,在此基础上,造就一批能够掌握新技术、新知识,具备现代信息素质,同时还拥有院校档案管理信息技术的复合型人才.
四、结束语
综上所述,高职院校档案管理的信息化建设至关重要,在保证教学质量优越性的前提下,还要有效的促进学生的学习效率的提高和专业化技能的培养.不仅如此,高职院校档案管理的信息化建设在保障高职院校自身权益方面发挥着不可替代的作用.同时,由于高职院校档案管理的信息化建设工程建设是一项艰巨而又复杂的任务,在此过程中,要充分地发挥档案管理人员及相关部门的作用,不断地更新观念,提高管理意识,做好自己的本职工作,为院校档案管理的信息化建设贡献自己的力量.