本站原创【摘 要】当今企事业单位中,多数人觉得档案管理工作可有可无,而且对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识.事实上,档案管理工作对企事业单位尤其是高校的健康、平稳、可持续发展起着至关重要的作用.文章将对目前高校档案管理的现状进行分析并研究.
【关 键 词 】档案管理,现状分析,对策
一、档案管理的重要性
当今企事业单位中,多数人觉得档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识.事实上,档案管理工作对企事业单位尤其是高校的健康、平稳、可持续发展起着至关重要的作用.科学规范的档案管理要与时俱进,注重基础工作,提高单位管理者的重视程度,尤其是档案管理者的自身素质,才能适应新形势的需要.开创单位档案管理工作的新局面,不断地提升单位档案工作的管理水平是各高校必须要做的一项重要工作,有些人认为,高校的档案管理工作无关紧要,对这项工作的重要性缺乏足够的认识.其实,这项工作对各高校档案制度的健康发展起着至关重要的作用.我们要立单位档案管理的现状,吸收和借鉴优秀的研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,使之走上科学化、规范化和法制化的道路.
二、高校档案管理工作现状分析
(一)部门成立时间较短、档案管理没步入正轨
部分高校档案馆成立时间较短,场馆建设不够完善,包括场馆的硬件装修、配套设施的布置等,虽然相关领导非常重视档案管理工作,但是由于档案馆的工作内容繁多,加之人员编制有限,致使档案管理工作一直没有完全纳入正轨.
(二)对存档工作缺乏重视性
认为档案工作技术含量低,在单位中得不到真正重视,仅处于你移交我接收、你不交我不管等工作状态是各单位档案管理工作的一个共性问题.
近年来,高校开始根据自身的学科特点兴建各档案馆,由于高校自身体制的影响,致使档案管理人员主动怎么写作观念及意识淡漠,档案人员也就难以从工作中体现出劳动的价值,不能从根本上重视档案管理工作.
(三)无专人管理、档案管理人员身兼数职
由于高校教职工编制有限,目前,部分高校没有专门设置档案管理人员,负责档案管理人员除了负责档案工作外,还肩负着一些日常维护与管理等众多任务,因此,档案管理工作很难做到专人负责,严重影响了档案管理工作的质量.
三、改进高校档案管理工作的对策
(一)立足于规范,搞好建章立制工作
改革开放以来,党和政府有关部门十分重视档案管理工作,先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作.规范化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以规范建档为根本,实现档案管理规范化.档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面.日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求,档案事业的发展必须坚持走规范治档的道路.
(二)确定改革的思路,使档案管理工作可持续发展
发展与改革是当今世界的两大主题,要发展就必须改革,而改革的目的是为了发展.档案管理工作作为社会大系统中的一个子系统,是整个社会机体的重要组成部分,它必须与社会建立起共存、互助和协调的关系.因此,档案管理工作的可持续发展必须走改革之路,或者说改革是档案管理工作可持续发展的推动力.
(三)实行标准化、规范化的工作程序和方法
第一,实现档案管理标准化、规范化.首先要剔除这些无用的文件才能避免今后出现重复与低效率的情况.第二,重新组合相关资料,实现资料规范化.将那些建档过厚、内容混杂的案卷进行重新组合.在重组资料的过程中还应对那些无页码、无标题或标题不清楚的档案资料要重新加工、编写,以保证馆藏档案资料更加规范.第三,规范题名,保证查找资料准确性和高效性.档案的分类号保证了检索的查全率,而题名准确才能保证检索的查准率.
(四)提高综合素质,探索管理新思路
运用科学的管理方法使档案管理日趋完善,达到最优化,这要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现.作为高校的档案工作者,不能满足于现状,应主动、积极地提升自己的业务理论知识、相关科学文化知识和档案学知识.第一,要求档案人员树立坚定的事业心和兢兢业业的工作作风.档案工作虽然是一项默默无闻的工作,但又是一项不可或缺的工作,更具有一定的保密要求,档案工作者要尽职尽责、一丝不苟地做好工作.做到依法治档,使档案得以安全保管和科学利用.第二,要加强学习业务技术和各级档案专业刊物,清楚档案管理的法律法规,及时贯彻落实有关档案管理的新规定,执行新规范,按照新要求去工作.另外,还应密切注意国内外档案工作的发展动态,借鉴先进的管理经验和技术,不断提高管理水平.第三,提高档案人员素质是搞好档案管理工作的基础.要求档案人员具有良好的综合素质,丰富的科学知识,较好的语言表达能力和文字写作能力以及相当的外语水平.
综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,注重人才,提高档案管理人员的素质,才能开创档案管理工作的新局面.科学规范的档案管理可以不断地提升各高校的档案管理水平和层次,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且还可以为各高校的持续反战做出一定的贡献.
作者简介：王海鸣,男,河南郑州人,中原工学院.