高校档案管理体系信息化建设

摘 要：随着网络技术以及信息技术在高校档案管理工作中应用的不断普及,高校档案管理信息化工作体系建设已经成为高校档案管理工作的重点.本文首先分析了高校档案管理信息化建设的意义,进而总结分析了制约我国高校档案管理工作信息化的主要问题,并有针对性的提出了完善高校档案管理信息化建设的有效措施.

关 键 词 ：高校；档案管理；信息化建设

中图分类号：G47

档案管理作为高校日常管理工作的重要内容,主要负责高校的教育、科研以及管理等活动的资料记录,高校档案资料不仅是高校日常管理活动的真实记录,同时也是教育科研活动正常开展的基础资料依据.随着办公自动化技在管理领域应用的普及,对高校档案管理工作也带来了新的改变.如何构建信息化的高校档案管理体系,提高高校档案管理工作与管理质量,已经成为当前高校档案管理工作的重点,这对于实现高校档案的报讯、检索以及使用等怎么写作功能的发挥也具有重要的作用.

1.高校档案管理体系信息化建设意义

1.1 高校档案管理信息化可以有效地提高档案管理工作效率.高校档案信息化管理无论是在档案资料的收集整理、归档保存阶段,还是在档案资料的检索利用阶段,工作流程得到了大幅度的简化,是的档案管理工作突破了时间以及空间的限制,因而有助于提高高校档案管理工作的效率.

1.2 方便了高校档案资料的检所使用.高校档案资料中集中了大量的科研信息资料以及学术成果,通过开展高校档案管理体系的信息化建设,可以为这些具有高价值的信息资料建立共享平台,通过信息技术以及网络技术为信息的采集以及输出提供渠道,推动高校教育科研工作的开展.

1.3 减少了高校档案管理工作的工作任务.高校档案管理信息化体系建设,改变了传统的档案管理工作模式,通过前端控制管理理念,提前介入到高校档案资料的形成阶段,因而优化了高校档案资料的流程,将主要的工作精力集中到档案资料的编制以及利用阶段,有效的降低了高校档案管理工作人员的劳动强度.

1.4 高校档案管理嘻嘻体系建设是建设资源节约型社会的基本要求.在高校档案管理工作上开展信息化建设,不仅节省了大量的纸张,节约了档案存放库房空间,同时也大量的降低了档案管理工作在人力、物力以及财力的投入,减少了档案管理工作经费投入,因而符合节约型社会建设的基本要求.

2.高校档案管理信息化体系建设内容概述

2.1 变革当前高校档案管理模式,将高校教育科研以及日常管理过程中产生的各种档案资料在整理归档方式、存储形式、检所使用方式以及分类标准进行相应的调整,使其更符合新时期对于档案资料的需要.

2.2 形成一体化的管理流程.高校多档案管理信息化体系建设需要将高校档案资料的接收、整理、传递、存储以及使用形成一体化,并需要开展档案资料数据库的建设,金行档案资料的集中处理.

2.3 将教育科研活动中的各种档案资料按照相应的数据格式以及标准要求,进行数字化的转换,从而将档案资料顺利的输入档案管理信息网络以及资料数据库之中.

3.高校档案管理信息化体系建设问题分析

3.1 信息化建设经费投入不足.由于当前部分高校管理部门对于档案管理信息化建设重视程度不足,因而缩减了档案管理信息化建设的经费,导致高校档案资料管理部门的技术设备落后,甚至缺乏必要的基础设施,而且也缺少信息化建设所必需的软件设施,因而制约了高校档案管理信息化体系建设工作的顺利开展.

3.2 高校档案资料的信息网络建设水平较低.当前,由于高校在校园网络建设上的不足,因而导致未能将高校档案资料数据库与校园网络体系相连接,高校的师生也难以通过校园网络访问档案资料数据库,导致各种信息数据资源得不到有效的利用,制约了高校档案资料怎么写作功能的发挥.

3.3 高校档案管理工作人员的能力水平有待提高.高校档案管理信息化体系建设对于工作人员的各方面能力要求较高,但是现阶段部分高校档案管理工作人员在档案管理业务以及信息技术方面能力不足,造成高校档案管理信息化体系建设问题频发,工作效率以及工作质量不高.

3.4 高校档案管理信息化体系的标准化程度不高.档案管理工作的信息化建设对于档案资料的数据格式、存储形态以及整理流程方面的要求较为严格,而且国家相关管理部门也制定了一系列的标准化管理规范以及技术指导文件.但是部分高校管理部门由于对此重视不足,导致高校档案管理信息化体系建设出现了标准化以及规范程度不足的问题.

4.高校档案管理体系信息化建设措施研究

4.1 强化高校档案管理信息化基础条件的建设.为高校档案管理信息化建设提供必要的软硬件设施,是实现档案管理工作信息化的基础.高校档案管理工作的基础设施建设内容主要包括两方面：计算机、存储设备、怎么写作器、复印扫描设备等硬件设施以及各种档案管理软件.为了确保高校档案管理信息化建设工作的顺利开展,必须强化资金投入,确保各项基础办公软硬件设施的齐全.

4.2 完善高校档案资料信息网络建设.高校都能干管理工作属于一项怎么写作性相对较强的基础管理工作,开展档案管理的最终目的也是为师生的检所使用提供必要的怎么写作.因此,为了进一步的提高高校档案资源的共享使用效率,高校档案管理部门应该注重数据库平台以及校园信息网络的建设,可以通过将高校信息中心、图书馆、档案馆以及各个院系资料室组合建立信息网络的方式,实现各种信息资料资源的即时传输、交流以及共享,提高高校档案资料的开发与利用水平.

4.3 实现高校档案管理信息体系建设的标准化.标准化也是高校档案管理信息化建设的重要内容,因此对于高校档案管理,应该严格按照国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》、以及《磁性载体档案管理与保护规范》等相关标准要求,开展档案资料的收集整理以及归档保存工作.此外,由于高校档案资料数据在教育、科研等技术资料方面较多,因此对于高校档案信息化体系建设也应该按照教育主管部门制定的有关档案著录标准以及《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等相关规定要求,实现高校档案管理信息化体系建设的标准化与规范化.

4.4 提高高校档案管理工作队伍的建设水平.专业的管理人才是确保高校档案管理工作顺利开展的关键,因此完善高校档案管理信息化体系建设必须重视人才队伍的建设.由于高校档案管理信息化体系建设对于工作人员的技术能力要求较高,高校档案管理工作人员除了必须精通档案管理业务知识外,还能够正确的进行档案资料数据库维护以及系统的开发应用等内容,因此可以结合这些要求进行有针对性的教育培训,满足各高校档案管理信息化建设对于人才的需要.

4.5 制定完善的高校档案资料信息化管理流程.高校档案资料管理信息化的实质就是在网络技术环境下,将档案管理工作的各个工作流程有机结合并借助于计算机以及信息系统进行统一协调管理.在高校档案资料的资料归集、分类、整理、归档保管以及检索利用方面,实现档案资料管理流程的简约化、协同化、集中化以及动态化,通过将各种管理专员相互整合,提高高校档案管理工作效率与工作质量的提高.

5.结语

高校档案管理信息化体系建设作为一项复杂的系统工程,也是实现高校管理网络化以及数字化的关键.因此,高校档案管理部门必须充分认识到建设信息化档案管理体系的意义,并结合自身的机构设置以及管理实际状况,做好软硬件设施等基础条件保障工作,强化安全管理,同时对管理工作人员进行定期培训,通过这些措施来提高高校档案信息化管理体系的建设水平,实现高校档案管理工作的规范化与标准化.