本站原创【摘 要 】与传统的手工记账的方式相比,信息化下得会计核算确实节省了大量的人力,物力和财力,但随之产生的一些问题也给相关的技术开发人员和使用会计核算软件的财务人员带来了不同程度的挑战,会计档案对于财务部甚至是整个企业都是至关重要的,所以必须加强对计信息化后档案管理工作的重视程度.文章主要根据现在企业的现实状况,分析了会计信息化下档案管理存在的主要问题,产生问题的主要及次要原因,并且根据企业现有的条件提出了相应的解决方案,并且提出了可能在以后会产生的问题,建议提前加以注意和改善.
【关 键 词 】财务档案；电算化；档案管理；信息化；现代企业
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）01-109-02
一、会计信息化档案管理概述
所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程.会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理.加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时怎么发表展的必然,是会计档案管理发展方向.管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提.
二、会计信息化给档案管理带来的变化
(一)电算化的新特点
1.数据处理方式发生了变化
在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误.在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误.
2.数据记录方式和保存介质发生了变化
手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录.数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作.在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质.磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象.磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作.
3.会计档案的新变化
第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了.
第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用.即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境.
第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘.即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘.
第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果.如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量.
正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面.如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高.实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理.因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档.
三、会计信息化下档案管理存在的问题
(一)会计信息化档案管理内容不够完整
目前大部分企业虽已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此一些企业定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等.有的企业为了管理需要进行了会计软件的升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证.会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种怎么写作方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展.
(二)会计信息化档案自身存在的问题
1.由于软件升级可能导致一些会计数据不能被调用
电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用老的针式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失. （三）选择的进行会计档案数据备份的磁盘介质质量存在问题
电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表之外,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及全套文档资料.由于会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,并且发现难度非常的大.另外,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响.
(四)会计信息化档案管理缺乏专门人员
由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免.
众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设.
四、如何改善并做好信息化下的会计档案管理
(一)完善信息化下会计档案管理各项制度
1.建立信息化会计档案的归档制度
首先应确定归档范围.电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书,以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等,存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料.会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表.
2.建立信息化会计档案的保管制度
根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片.
3.建立严格的借用手续制度
要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度,电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人,会计数据磁盘不得带出财务（档案）室,财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须有关借用手续.公司内各单位若因公需要查阅会计档案时,必须经本单位领导批准证明,经财务经理同意,方能由档案管理人员接待查阅.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经财务经理同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由.存放在磁介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查,防止感染病毒.做好会计凭证等档案的整理.
4.加强企业财务档案管理的基础设施建设
由于某些企业受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限：没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施：没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失.所以加强基础设施的建设就显得尤为重要了,建议有条件的企业选择能够自带档案备份程序的账务管理系统,如果没有条件的情况下建议选择质量优良的磁盘或存储盘.
5.做好信息化会计档案的管理与保存
会计信息化后,包括纸质和其他形式的档案的管理应有专门的保管方式,例如指定专门的保管人员并指出负责人建立责任制,建立专门的档案存放科室,有专门的人员保管钥匙,对纸质的档案进行编号,以方便借阅计算机替代手工记帐后的日常使用管理是通过对系统运行的管理,保证系统正常运行,完成预定任务,保证系统内各资源信息的安全与完整.
6.提高会计部门人员素质,完善人员配置结构
由于电算化会计,不仅仅是要实现传统会计的功能,更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能,所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高,这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才,维护日常运作,开发更合理、高效的软件.
会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁.要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度.企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变.各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件.
同时,要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效,不搞一刀切.对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训.对系统维护人员,应尽量聘用社会上的计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果.