国有企业档案管理外包模式

在当前形势下,国有企业档案管理外包已经成为众多国有企业档案管理部门实现档案信息数字化的一种良好举措.然而,长期以来,国有企业档案管理部门主要是其自身对于档案管理业务进行处理,在外包的过程中会遇到外包单位不了解国有企业档案管理流程、档案涉及保密信息等方面的问题,基于此,有必要深入探索国有企业档案管理外包模式,推动国有企业档案管理外包工作的有效开展.一、更新理念,提升档案管理水平目前国有企业档案管理模式仍保持传统模式,如何能提升档案管理水平,以最小代价为企业换取最大收益,需要更新理念.档案管理工作者的管理理念会使他们的行为及决策过程受到直接的影响.很长一段时期以来,国有企业档案管理部门的档案业务工作主要是由其档案管理工作者进行.与此同时,受到档案保密原则的制约,国有企业的档案部门一般不会请外部机构、外部人员参与到档案业务中来.因此,档案管理工作者就会在管理理念方面产生一定的思维定势.而国有企业档案管理外包模式离不开外部力量的介入,需要让外部力量参与到外包的档案业务工作中来.受到已经形成的工作理念的影响,国有企业的档案管理工作者会在一定程度上对于档案管理外包存在着误解或者曲解,甚至会不接受档案管理外包模式,这是非常不利于国有企业档案管理外包工作的有效开展的.在这样的形势下,国有企业档案管理部门的档案管理工作者必须切实更新档案管理的工作理念,努力促进档案信息数字化业务外包工作的有效开展.只有国有企业档案管理部门的档案管理工作者更新理念,才能够切实提升档案管理水平,推动国有企业档案信息数字化业务在最短的时间内完成,最大限度地加快国有企业档案信息数字化工作的进程,推动国有企业档案信息化建设与发展.二、以科技创新助力档案业务拓展,对外包方进行科学有效的评估数字档案馆建设及档案数字化工作外包为档案业务整体外包带来机遇.在这样的大背景下,必须以科技创新助力档案业务拓展,对外包方进行科学有效的评估.在国有企业档案管理外包的过程中,国有企业档案管理部门必须采取有效的途径来对外包方进行评估.通常情况下,评估主要涵盖了外包前的评估和外包后的评估两个部分.其中,外包前的评估就是指对于外包前国有企业档案管理部门对外包公司的信誉、资质、业绩、实力等所进行的综合评估,通过这种方式,准确地掌握外包公司的综合实力,从而避免在外包的过程中遇到风险.对于外包之后的评估,就是说,国有企业档案管理部门对外包公司进行档案管理工作的成果给予一个综合性的评估,验收档案管理外包的合格情况,并且对于外包公司的外包工作质量的高低给予一个公正、客观、科学的评价.在评估的过程中,国有企业档案管理部门必须采取一套较为健全的评估指标体系,同时,结合这些评估体系来有针对性地给予评估,防止出现随意评估以及根据个人情感进行评估的问题.三、在档案管理外包的过程中加强知识产权保护档案管理外包需要考虑涉密档案、拥有知识产权等类型档案的管理模式.国有企业档案管理部门进行档案管理外包工作的过程中,必须高度重视档案信息的保密工作,切实避免档案信息的泄露,最大限度地保障档案信息的安全.尤其是对于档案中所存储的重要的信息,一定要给予充分的重视,坚决杜绝档案信息的泄露.因此,国有企业档案管理部门在档案管理外包的过程中,必须想方设法做好保密工作,切实加强知识产权保护,具体来说,应该从以下几方面着手.第一,国有企业档案管理部门应要求相关人员尤其是外包方工作人员签订保密协议书.在有关信息的泄密事件中,由于人为原因而造成的的信息泄密行为时有发生.国有企业档案管理部门应尽量使外包方认识到保密的重要性,尽量让外包公司的业务工作人员签订保密协议书,以此作为对工作人员烙守保密性的一个规范措施.第二,国有企业档案管理部门应区分涉密档案和非涉密档案,使外包方对两者分别进行数字化的加工处理.国有企业档案管理部门保存的很多档案材料都有保密性,有的保密性弱、有的保密强.因此,外包方在进行档案信息数字化工作时,国有企业档案管理部门应该区分涉密档案和非涉密档案、使外包方对两者分别进行数字化的加工处理.对于涉密档案,尤其是记载着关于人事任免、处罚、升迁及党务等档案信息的涉密档案材料,应该与其他档案材料分开并被单独数字化加工处理,其工作场所应是经过周密布置的、保密性强的房间并且安排专人负责处理.对于非涉密性的档案材料,则可以统一在指定的一般工作场所内完成档案信息的数字化的处理转换工作.第三,做好计算机、数据存储设备等的保密管理工作.档案信息数字化工作,离不开计算机、数据存储设备.对于国有企业档案管理部门等来说,应做好计算机、数据存储设备等的保密管理工作,保证计算机、数据存储设备等的安全.四、进一步建立健全档案管理外包的标准档案管理外包的基础是工作流程化、标准化,只有完善、明晰的管理标准和操作标准,方可使档案业务外包范围明确,管理责任清晰.通常情况下,国有企业档案管理部门在进行档案管理外包的过程中,会希望能够在最短的时间内达到档案管理外包的目标,并且获取最多的收益,为了真正达到目标,就要求国有企业档案管理部门进一步建立健全档案管理外包的标准,有效地应对档案管理外包过程中可能会面临的各种各样的突发事件,例如,因为在外包过程中的一时疏漏而造成的档案材料被损坏的问题等等.具体来说,国有企业档案管理部门必须建立一个具备较强操作性的档案管理外包工作应急方案,切实科学有效地应对突发事件.国有企业档案管理部门必须事先详细、认真地分析和策划预想到的各种各样的突发事件,并且给出切实科学的应对方案,从而最大限度地避免档案被损坏等问题的出现.与此同时,国有企业档案管理部门也有必要建立健全责任问责制,真正明确责任范围,保证最大限度地减小问题出现的概率,也能够在问题出现的情况下及时有效地追究相关责任人的责任.本文研究了国有企业档案管理外包模式,希望通过本文的研究,能够有利于国有企业档案管理外包工作的有效开展,切实搞好国有企业档案管理外包工作,提升国有企业档案管理质量.（作者单位：中国电力工程顾问集团西北电力设计院）