中专学校图书馆资料的管理

【摘 要 】学校图书馆作为学生阅读的主载体,其建设状况、管理模式、藏书数量等将直接影响学生阅读的质量及数量.随着信息技术的发展,大量的信息处理已经脱离了手工操作,在图书资料管理方面,传统的手工资料存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要.本文针对目前中专学校图书馆资料管理工作中存在的问题,提出了一些改进措施,便于更好地为图书馆的日常管理、学校的教学与科研提供怎么写作.

【关 键 词 】图书馆 资料管理 问题 改进措施

一、中专学校图书馆资料管理工作中存在的问题

1.设备太落后.调查发现,大多数图书馆建设尚处在起步阶段,在场馆建设、生均馆舍面积、人均藏书数量、图书品种及质量上均存在较大缺口.图书馆基本由废旧校舍改造而成,部分图书馆破损严重,甚至存在安全隐患.阅览室平均面积、生均面积,学生人均藏书量等数据勉强能够达到教育部规定的生均占地面积及藏书的要求.从表面上看,有些学校图书数量达标了,但藏书质量不高、藏书结构不合理等问题没有从根本上得到解决.为达到人均图书数量的标准,各学校往往只注重图书数量,不注重图书质量,致使一些格调不高、严重破损以及不适合学生阅读的书刊也被到了图书馆.图书品种单一、内容陈旧,很难激发起学生的阅读积极性,在图书购置中作为阅读主体的学生话语权缺失,校方在购写图书时不顾及学生年龄特点,图书馆里充斥着大量陈旧过时、无人问津的图书.

而且学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化,图书资料的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统手工操作,不论是图书资料管理员还是读者,要完成一项任务都需要花费很长的时间,耗费很大的精力.

2.重视不够.本应作为学生阅读主渠道的学校图书馆基本陷于停滞状态,可以说,这和学校领导的图书馆意识缺乏有直接关系.一些学校的校长和老师眼光不够长远,视野不够开阔,只注重抓业务教学,把图书馆作为辅助性设施,对图书馆建设未给予应有的重视,即使学生数量多,经费较充足,也不愿投入.校长和老师图书馆意识的缺失,影响和制约了学校图书馆事业的发展.大多中专学校的图书室和阅览室只是为了达标验收而配备的,在人员安排、财力投入、硬件建设等方面不能给予充分保证.一些学校把图书馆看做是附件,图书馆的开放时间也极为有限,如此状况,又怎能吸引学生们的读书兴趣呢?有些老师认为：“读书倒是挺重要,但学生嘛,关键是把学习搞上去.”总体来说,这几年图书馆在发展,但是不少学校领导受观念制约,对图书馆的重视不够,单纯为了应付上级的达标检查,影响了学校图书馆的建设和使用.

长期以来,相当一部分人员对资料管理的认识都存在一些误区,认为资料管理就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是学校的主要工作,不能给学校创造经济效益,只要“守好摊”就行了.轻视资料管理的思想表明了一些人对资料管理缺乏了解,忽视资料管理,已无法适应现在的管理需求.

3.制度不健全.中专学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责,但涉及资料管理的制度、职责较少,没有建立一套科学的资料管理制度,没有统一标准,缺乏统一管理,很多文件材料没有进行系统整理归档,管理混乱.中专学校的资料形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中,资料材料涉及面广、内容繁杂,如果没有健全的资料管理制度,很难保证资料、材料收集完整.

4.管理不到位.在中专学校,图书馆资料管理工作并没有受到应有的重视,主要表现在几个方面.

（1）缺乏专职资料员负责图书馆资料的收集、整理工作.中专学校图书馆资料管理大都是办公室人员,并没有安排专人负责此项工作,而且大多数资料人员身兼数职,对资料管理精力投入不足,日常事务往往只是将材料放入资料盒,没有及时整理归档,严重影响了资料管理水平.资料管理是一项复杂的工作,是长期日积月累形成的,没有专人管理会使多数应归档的文件散落于各个部门或个人手中,导致资料、材料不完整和不系统.

（2）资料管理人员没有经过专业的资料知识培训,对资料的重要性、归档要求、资料材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,资料收集意识淡薄.

（3）少数中专学校没有专用资料室,资料无法集中管理,缺乏保护措施,不利于资料的管理.有的学校资料多、资料室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,致使资料材料霉变、虫蛀,影响了资料的美观整洁及完整.

5.结构不合理.中专学校图书馆的文书资料材料较多,纸质资料最多,其他资料如电子资料的种类和数量很少,甚至没有.

6.利用不充分.图书馆是中专学校的窗口部门,图书馆的工作会产生大量的具有保存价值的资料材料,成为领导决策、业务工作和科研的重要资料.充分利用已收集的资料材料,对图书馆的发展有着十分重要的作用.但由于资料管理意识落后,许多学校图书馆的资料管理基本上都属于重藏轻用,造成了图书馆资料资源的浪费.

二、改进中专学校图书馆资料管理工作的措施

图书馆资料是中专学校图书馆工作的一个重要组成部分,它真实地记载着一个学校图书馆在每一个历史时期的发展轨迹,具有很强的信息利用价值.因此,学校的资料工作应着眼于今后的发展,既要适应今后管理的基础工作,又要尽快运用现代化管理理论和科学技术,实现资料管理现代化.除了国家加大投入外,还需要在以下几个方面加强指导管理.

1.领导重视.领导重视是搞好中专学校图书资料管理工作的重要条件.一个学校资料工作管理得怎么样,与学校领导的重视程度有很大的关系.要做好图书馆资料工作,首先要积极争取领导对资料工作的支持.

2.指定专职资料管理人员并提高其素质.学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责资料管理工作,另一方面也要加强资料工作队伍建设,加强对他们的教育培养,关心他们的工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性.资料管理的好坏,在很大程度上取决于资料管理人员.此外,作为资料管理人员,也要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉资料工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高资料质量. 3.配备先进的软硬件设施设备.硬件是提高中专学校资料水平的基础,也是资料管理质量的重要保障.要把资料设施建设列入学校基本建设的总体规划,配置足够的资料库房,库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备；要按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备,以提高工作效率；要加强对捐赠书本等活动的指导管理.有关部门应制定相关详细规划,按照西部学生的成长需求对捐赠图书的类别制定相应的可行标准,并向社会大众公布.

在软件方面,应安装资料管理软件,把资料录入计算机,建立电子资料,极大地提高图书馆资料管理中存储、处理、开发利用资料信息的能力,以实现图书馆资料管理的现代化.

4.建立健全资料管理制度.建立健全资料管理制度,是搞好资料工作的前提条件.图书馆应根据国家有关资料文件规定,结合学校图书馆的实际情况,制定出科学的资料管理制度,建立科学的资料组织管理和运行机制,建立资料管理工作责任制,建立健全各项规章制度,使资料管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管.要加强图书室建设考评管理.考评图书馆不能只看有多少桌椅板凳、有多少本书,要看内容,要看使用情况.

建立健全资料管理制度必须遵循以下要求：第一,规章制度要体现合理性、科学性；第二,简明实用；第三,坚持制度约束的双向性,既约束领导又约束职工；第四,坚持制度执行的严肃性.资料部门既是制定资料规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门.在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性.

5.科学分类.科学分类就是按照资料部门的要求,根据图书馆的实际情况,按部门、内容等,分成不同类别.一是党群类.包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等.二是业务类.包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等.三是人事类.包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等.图书馆的资料收集通过科学分类,便于系统地查找利用.

6.电子归档.资料信息化建设是当今社会发展的一大趋势,也是现代资料管理的基础,是资料管理现代化的必经之路.为此,中专学校图书资料管理中,要逐步实现技术现代化,采用计算机等现代化办公设施,收集、处理、传递、利用资料,提高资料的怎么写作质量.它对资料工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高资料工作的效率和水平,以尽快实现资料信息化管理

7.提高怎么写作水平.资料管理人员要树立“工作就是怎么写作”的观念.要明确怎么写作方向,端正怎么写作态度,树立创新意识,提高怎么写作质量,怎么写作的好坏是衡量资料工作者职业道德标准的重要尺度. 中专学校图书馆是学校的重要组成部分,也是学校资料的重要组成部分.资料管理工作不是一朝一夕的工作,而是一个漫长的从观念到技术再到实际应用的过程,是中专学校基础建设的一部分.在中专学校的横向比较过程中,除了办学的师资力量,现代化的校园管理方式也是学校综合能力的集中体现,因此,图书资料管理工作对学校的整体实力是非常重要的.做好中专学校图书馆资料工作,对于提高图书馆的管理水平、学校的教学和科研都起着十分重要的作用.

8.探索新思路.要探索合作开办图书馆的新路子.受社会、经济等各项因素的制约,要在短时期内彻底改变中专学校图书馆的硬件设施、人员素质、经费拨款等现状是不现实的,如何在现有条件下实现图书馆效益的最大化,是我们应该积极思考的一个问题.例如,加强馆际合作,丰富学校藏书就是一个很好的尝试.相邻区域范围内的学校可以在上级教育行政部门的统一协调下,分工合作,重点建设,根据各校的实际情况和办学特色,由不同的图书馆采购不同学科领域的新图书,并通过馆际互借等方式,使师生能看到更多更好的书籍.

总之,没有丰富有益的课外书阅读,就缺乏必要的知识积累,综合素质就不可能提高.学生没有书看,不会读书,这其实是精神上的“营养不良”,不仅影响他们现在的知识面和学习能力,而且会阻碍学生在知识的获取与眼界的开阔上的发展,对他们以后进入社会公平参与竞争不利.为了能全面推行和落实“综合素质教育”的方针,为了能有效地确保学生的公平受教育权,改变图书馆形同虚设的现状迫在眉睫.