本站原创【摘 要 】 学校考务工作是教学管理的重要组成部分,息关教学秩序全局.随着学校发展,学生人数增多,教学管理的幅度需要日益增大,利用Excel软件强大的数据处理功能,减轻了考务管理员的劳动强度,节省了各种资源.
【关 键 词 】 考场安排 考场座次表 座位标签 vba代码 成绩管理 excel函数
【中图分类号】 G622 【文献标识码】 A 【文章编号】 1006-5962（2012）11（a）-0246-02
在学校管理过程中,考务管理是举足轻重的环节,它涉及到大量的计算和统计工作,而且要求速度快,准确率高.EXCEL提供了简单有效的方法,它可以快捷地进行数据计算、排序、筛选、分类汇总、生成图表,还可与word联合使用,能够快速准确的完成考前安排及学生成绩汇总和分析,大大提高工作效率.
1.考前安排
考前考场安排是考务管理工作中必不可少的一节环节,传统排考场的方法,会浪费工作人员大量时间,而且可能存在很多不合理,利用EXCEL可快速、巧妙、合理的编排考场.
1.1 利用rand（）函数,打乱学生和班级次序
学生基本信息表中有班级、学号、姓名等字段,在D1单元格中输入“随机数”,D2单位格中输入随机函数“等于Rand（）”（如图1）,并回车,选中D2单元格的填充柄向下拖动,这样就为每个学生产生了一个随机数,然后我们再按照随机数进行升序排序（如图2）,并按照排序输入考号,这样考生的班级和学号就没有任何规律,而是随机排列.
1.2 一键排考场,显示考场座次表
由于学校考试人数众多,如果手动去编排考场会花浪大量时间,我们可以通过EXCEL中编写代码功能,一键来完成考场安排.以每个考场30名考生为例（5列,6排）,按键ALT+F11,在代码窗中编写如下代码：
Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick（ByVal Target As Range,Cancel As Boolean）
i等于2
j等于1
t等于1
s等于1
Cells（1,7）等于"第" & s & "考场"
Do
For k等于1 To 6 '计行数
If j Mod 2<>0 Then '1、3、5列,从上到下输入
Cells（k+t,j*2+5）等于Cells（i, 5）
Cells（k+t,j*2+6）等于Cells（i, 3）
Else '2、4列,反方向输入
Cells（7-k+t,j*2+5）等于Cells（i, 5）
Cells（7-k+t,j*2+6）等于Cells（i, 3）
End If
i等于i+1
Next k
If j Mod 5等于0 Then '计列数
t等于t+8
j等于1
s等于s+1 ‘计场次
Cells（t,7）等于"第" & s & "考场"
Else
j等于j+1
End If
Loop Until Cells（i+1,1）等于""
End Sub
关闭窗口,回到EXCEL工作表中,双击鼠标左键,考场及考号便会自动排好,每30人一个考场,座位自动按一条龙形式排列（如图3）.
2.批量生成座位标签
考试前要制作考生座位标签,标签中主要包括考场、考号、班级、姓名、座位号等信息,考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则,所以一张A4纸中可以设置多个座位标签.
复制sheet1工作表中的班级、学号、姓名、考号到新工作表sheet2中,在sheet1工作表考号列的后输入字段：序号,考场和座位,序号列表示参加考试考生的序号,1,2,3,等,利用公式计算机出每位考生所在的考场“等于INT（（E2-1）/30）+1”和座位号“等于MOD（E2,30）”.以学生信息表为数据源,与word相结合,使用word软件中的邮件合并的方法,选择合并文档的类型为“目录”,并将纸张分两栏排版,最后合并邮件,这样在一张A4的打印纸上可设计16个座位标签即 （1行2个,共8行,如图4）.既节省了制作标签的时间,也节约大量纸张.
3.考生成绩分析
考试结束后,学校要对学生成绩进行汇总分析,计算出学生的总成绩,平均成绩,并求出每门课的最高分和最低分,最后对各个成绩段学生人数进行统计分析.
3.1 计算总分、平均分,并找出最高分、最低分
在成绩表的最后,插入二列,计算学生总成绩和平均成绩,用公式编辑器输入函数表达式“等于SUM（X：Y）”, 其中X是成绩列起始单元格,Y为最后一个单元格,按回车即可得到每一个同学各门课总成绩；在公式编辑栏中输入“等于ERAGE（X：Y）”便可得到学生平均成绩,计算出一名学生后,利用自动填充数据的方法可计算机其他同学成绩.
同样,在要放置最高分的单元格中,用公式编辑器输入函数表达式“等于MAX（X：Y）”,按回车即可得到总评成绩的最高分,输入“等于MIN（X：Y）”便可得到成绩的最低分.
3.2 统计成绩分布
FREQUENCY函数用于计算指定数据组data_array在给定分段点bins_array内出现的频率,比如要统计计算机基础成绩在不及格、60—69分、70—79分、80—89分,以及90分以上,共6个分数段学生人数,那么分段点就是59、69、79、89.
检测设计算机成绩数据区域为D2：D100,在F2到F5单元格中输入分段点的数据59、69、79和89,然后选中用于存放分段学生人数的单元格G2到G6,按F2进入单元格编辑模式,在公式编辑栏中输入“等于FREQUENCY（D2：D100,F2：F5）”,再按Ctrl+Shift+Enter组合键,各分数段的人数显示在G2：G6单元格.同理,可统计出其他各门成绩各分数段的学生人数.
总之,随着科技的发展,使用计算机可以准确高效地处理各类数据.办公自动化软件,可以大大提高教学管理工作效率,通过使用Excel电子表格可方便对学生考场安排,快速准确地完成学生成绩汇总和分析,提高了工作效率,减少计算错误.