档案信息自动化系统管理

【摘 要 】加强档案信息自动化系统管理,实现档案工作各个环节的无纸化、计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的重要手段.然而,我国档案信息自动化系统管理工作中存在着诸多问题,本文深入分析了这些现存问题,并有针对性地提出了一系列行之有效的解决途径,以期能够有效提高档案信息自动化系统的管理水平与应用水平.

【关 键 词 】档案信息自动化系统；管理；问题；途径；分析

1.档案信息自动化系统管理的现状分析

1.1 档案信息自动化系统管理的标准化、规范化建设滞后

目前,档案信息自动化系统管理工作尚不存在统一标准,仅仅是着眼于某一个馆或者某一个专业建立自动化系统,根本无法全面实施和推广统一的标准,这就在一定程度上制约着档案信息自动化系统管理工作整体水平的提高.另外,由于历史原因,原有的档案卷宗质量普遍不高,尤其是各个档案材料的著录细则相容性不强,系统应用软件的移植性较差,难以选择出最适用的软件,导致档案信息自动化系统管理的规范化建设较为滞后.

1.2 档案软件尚无信息管理功能,缺乏通用性

当前,我国不同企事业单位档案信息自动化系统和网络建设的形式各不相同,层次不一,至今尚没有建立起一个能够达到数据交换的机读目录档案系统,导致档案信息的开发性、怎么写作性与共享性较差,尤其是各档案管理部门使用的计算机及其他硬件性能不一,各自开发的档案软件更是尚无信息管理功能,缺乏通用性,没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,这样就会造成不能利用计算机完成档案信息管理工作,制约着档案信息自动化系统管理的进程.

1.3 档案信息自动化系统管理体制方面存在集中统一管理不力的问题

目前,在我国的档案信息自动化系统管理体制方面,普遍存在着集中统一管理不力的现实问题.主要表现在：上下各个层次和各专业办公自动化系统不能纳入到统一的档案信息自动化系统管理工作之中,容易造成档案信息分离和资源重复浪费的现象,而且能够做到档案信息自动化系统管理所要求的人机结合工作模式的并不多见,这样会在一定程度上造成使用不方便、不协调的情况,也会影响到档案信息自动化系统管理的发展步伐.

1.4 档案信息管理人员素质偏低,缺乏复合型人才

在我国,由于种种客观原因的局限性,大部分档案信息管理人员的素质水平普遍较低,缺乏对档案信息管理人员的管理培训与教育,档案信息管理人才队伍较不稳定,极易造成档案信息管理的不协调现象出现.许多档案部门尤其缺乏既具备档案信息管理能力又熟练操作计算机的复合型人才,导致即使引进了先进的现代化计算机设备,仍然不能使其充分发挥作用的反常现象,这就必然会使档案信息自动化系统管理的发展进程较为缓慢.

2.加强档案信息自动化系统管理的途径

2.1 提高档案信息自动化系统管理的标准化、规范化水平

要有效推进档案信息自动化系统管理的发展进程,就必须着手提高档案信息自动化系统管理的标准化、规范化水平,充分发挥出两者相辅相成、互相促进的辩证关系.众所周知,档案信息自动化系统管理是一个纷繁复杂的系统工程,涵盖了档案信息工作的各个环节和方方面面,其中首要的便是确保档案信息管理工作一定要规范化、标准化,并且要得以建立健全和真正实施,避免在档案信息自动化系统管理工作中出现矛盾和冲突,以期能够更好地实现档案信息自动化系统的集成化发展.

2.2 有重点地抓好数据库建设

目前,着眼于提高档案信息自动化系统管理的整体水平,有重点地抓好数据库建设,也是加强档案信息自动化系统管理的重要途径.建立数据库系统是一项长期而复杂的综合性工程,不是一朝一夕、一蹴而就即能完成的,需要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的长期过程,更需要单位领导的高度重视、计算机技术人员同档案管理业务人员的协同配合等等.而且建立数据库要面向应用,突出重点,建立数据库的“活库”,通过网络连接形成开放的分步式数据库群,进一步促使档案信息自动化系统管理的效率得到大大提高.

2.3 改进现有的档案信息自动化系统管理体制

为有效加强档案信息自动化系统的管理水平,改进现有的档案信息自动化系统管理体制,建立一种集中统一管理下的分散式管理系统,则是较为理想的档案信息自动化系统管理体制.改进现有的档案信息自动化系统管理体制,就是要使高度集中管理和方便使用相结合,实行集中统一管理和人机结合,将上下各个层次和各专业办公自动化等都纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,切忌各行其是、自建系统、资源浪费,下决心解决管理体制不力和使用不方便的问题.

2.4 重视档案信息管理人员的培养和教育

推进档案信息自动化系统管理工作的关键是重视档案信息管理人员的培养和教育,努力造就一大批复合型人才.加强对档案信息管理人员的培养和教育,不仅仅要有针对性地对他们进行信息技术方面的业务知识培训,切实增强他们的计算机操作技能,真正提高这些档案信息管理人员的业务素质和技术水平；同时,还要培育他们对于档案管理工作的事业心和责任心,以减少他们的工作流动性和离职率,努力调动每一个人的自身优势,促使他们进一步做好档案信息自动化系统管理工作.