本站原创【摘 要】教务处是负责学校普通高等教育本、专科生教学业务管理的职能部门,是组织高校教学的重要机构.教务处在进行教学管理过程中所组织形成的各项学生资料是教务档案的重要组成部分,它不仅是组织更是个人在过往社会实践性活动中形成的清晰完整且被记录的固化信息.随着教育事业的发展和高校教育改革的深入,在教学管理过程中形成的教务档案材料越来越多,内容越趋丰富,使用越趋频繁、广泛,教务档案管理工作已经成为教务处工作的重要组成部分,教务档案管理工作的好坏,将直接影响到教务处职能的发挥和教学预期管理目标的实现,甚至影响到学校的教学质量以及声誉,因此,做好高校教务档案管理工作,具有非常重要的现实意义.本文结合自身多年实践经验,对当代高校教务管理中出现的特点及问题进行仔细分析,并初步探讨如何有效进行高校教务档案管理.
【关 键 词】教务处档案管理
1高校教务档案管理特点
1.1高校教务档案管理的重要性
高校教务档案一直被视为高校管理工作中的重要特殊资源,其特殊的功能价值也就决定了它的重要性,这可以从以下三个方面进行定性分析.首先,高校教务档案记载了组织以及个人的完整信息,高校领导在做出利于高校发展的重要决策前,需要了解相关方面信息,比如学校的质量状况以及管理过程中的问题及效果,因此高校档案可以作为重要备录,具有一定的信息参考价值.其次,教务人员在管理工作时,为做到尽善尽美,有效提高工作效率,增强工作的科学性,需要借鉴和学习已有的先进管理经验.高校教务档案管理正是满足了这个需求,它集中了以往的宝贵经验,对现有的教学管理工作有一定的借鉴作用.举个很简单的例子,新学期伊始,教务处需要安排课程表或是相关规模的补考考试,这就需要借鉴以往教务档案中的材料,在总结经验的基础上,作出更合理科学的安排.另外,对于教务处新进的或者转岗进来的教务管理人员,要想更快地熟悉工作,也必须要熟悉相关的教务档案材料.显而易见,教务档案给新人员传递了知识,具有很强的学习借鉴作用.最后,高校教务档案具有检查和评估高校教学工作的功能.高校教学工作的指导和管理的方式虽然有很多种,但最重要的就是对高校教学工作进行检查以及评估验收.在这个过程中,最重要的一个环节就是查阅历年的教务档案.教务档案保持了历年来教学活动的真实历史记录.能够解答学校教学运行机制是否良好,教学管理水平如何,教学质量如何等多个问题.通过对教务档案中的考试安排、考卷试题、学生的学籍档案、课程设置等的分析,可以与其他同等高校进行比较,从而客观地反映出学校的教学水平.教务档案管理工作是上级主管部门对高校教学进行检查、评估验收的一项重要依据.
1.2高校教务档案管理的范畴
由于高校教务管理记录了组织以及个人的完整信息,因此管理的范畴比较宽广.对其进行分类后,大概可以概述为以下几个：
1.2.1教务部门建设以及职能档案.其中主要包括国家颁布的相关法律法规、管理条例,学校有关教学管理的各项规章制度和各类信息以及统计材料,教务部门建设规划与实施情况,教务部门的管理职能等.
1.2.2教务工作人员的人事档案.其中主要包括：教务工作者的人事材料,教务工作者发表的论文期刊,教务工作者晋级考核与职务职称的聘任及奖惩材料,教务工作者岗位进修培训计划与实施状况材料等.
1.2.3教学管理与学籍管理档案.其中主要包括：各项教育工作大纲计划、开课计划安排、校历表,学期过程中的考试安排计划、教师教学质量反馈以及学生学风状况调查材料、学生注册后的相关记录资料.
1.2.4教材管理档案以及教学设备管理档案.其中主要包括教材的采定以及编印管理、教学设备的采购、使用情况管理等.
1.3高校教务档案管理过程
高校教务档案管理是一项繁琐复杂却又极其重要的工作.它可以分以下三步进行：
1.3.1及时收集完整的教务档案.这就需要教务工作者首先要制订一个全面的计划,收集档案要预先布置,有步骤有目的的搜集,保证档案整理的及时性；其次,由于档案资料划分明目多,这就要求档案管理人员认真、耐心地收集整理档案,保证收集档案的全面性.
1.3.2科学合理整理教务档案.教务工作人员整理收集完整档案后,还要对教务档案进行详细分类,编辑明目,系统安排,保证教务档案的规范性管理,为以后档案的开发利用作好准备.
1.3.3有效开发利用教务档案.开发利用档案是高校教务档案管理的最终目的,管理者要积极主动地为教学科研等工作提供利用.我们在开发利用档案资源方面,还存在不足：一是不同程度地存在着检索方法落后、检索工具不全、借阅手续烦琐等问题；二是档案整理中的不统一、不规范,给先进技术的应用造成很大的障碍.
2.高校教务档案管理中出现的问题
2.1工作队伍缺乏正确管理理念,资料整理不齐全
就目前大多高校教务档案管理的现状,可以看出,高校教务档案管理工作人员的管理理念严重缺乏.他们一贯坚持“以事为本,就事论事”,过分注重规章条例,缺乏“以人为本”的理念.由于我国之前实行计划经济体制,高效管理大多属于集权制,因此,“官本位”等思想观念比较浓厚,工作人员独断专行,缺乏集体意识.加上他们为了迎合校方的口号“求大、求全、求高”,使得管理缺陷进一步扩大,注重面子工程,忽略了提高管理质量的本质要求,导致部分高校出现进一步盲目控制的局面.高校缺乏整套科学合理的管理价值体系,因而随着高校校长的更替而不断改变办学理念以及办学定位等宏观思想,进而造成档案管理的凌乱不齐全.
2.2教务档案管理体系不完整,档案利用率不高
通过对高校教务管理体制构建及其机构设置与运行的了解,首先可以发现体制格局大多呈现“科层制”,官僚化思想严重,这无疑给发展教务档案管理运动,提供管理质量造成了一定的阻碍.高校一旦被行政化,则将会又出现类似于政府的部门设置,组织机构虽然齐全庞大,但是缺乏执行度,容易造成运转不灵.其次,高校领导层内部时有利用手中权力为自身谋取利益,形成内部权力架构,这不仅阻碍了学校科研的发展,更是浪费了国家资源.这种管理体制的运行,是高校学术文化与行政文化一直冲突的本质原因.在这个过程中,各学院之间,教师与管理者中间的矛盾加剧,更加阻碍了教务档案的记载管理,降低了教务档案的利用率.