生档案管理的现代化之路

摘 要：文章从研究生档案管理的现状入手分析研究生档案管理的社会性、系统性、综合性、通用性和复杂性,在此基础上分析研究生档案管理存在的问题,并就研究生档案管理提出建议和对策.

关 键 词：研究生档案管理现代化

近年来,我国研究生大规模扩招,社会就业压力突增,报考研究生人数越来越多,越来越多的人选择深造,各个研究生培养单位的研究生规模不断增加,无形当中对研究生的档案管理提出了严峻的挑战,研究生档案管理手段现代化越来越被各研究生培养单位需求,同时,各个研究生培养单位也在不断摸索档案管理现代化之路.

一、研究生档案管理的特点

1.研究生档案管理的社会性.研究生教育的目的是培养人才,研究生来自社会,毕业后又要走向社会.研究生的档案资料,反映着研究生的学业、学历、思想政治素质等方面情况.

2.研究生档案管理的综合性.除了学术教育,还有针对性的社会实践活动.研究生档案除了反映研究生,还包括实践活动等各种综合档案.

3.研究生档案管理的系统性.研究生档案材料种类过多、数量大,能够成为一个独特的档案管理系统.既有纸质载体,又有音像材料和电子档案材料.

4.研究生档案管理的通用性.研究生教学档案管理存在着共同的特点,某一专业的教学大纲、教学计划和课程设置可在不同培养单位同时使用,还可以对其他专业起到一定的借鉴和指导作用.

5.研究生档案管理的复杂性.由于研究生招生规模不断扩大,研究生档案越来越呈现出数量急剧增长、内容逐渐丰富、类型日趋复杂、需求日益提高等现象,给研究生档案管理提出了新的挑战.

二、研究生档案管理的现代化之路存在的问题分析

(一)学生档案内容不统一,规范性较差

1.研究生分为学术型和专业型两类,研究生的档案管理内容侧重点也应有所不同.

2.研究生生源不同于本科生,既有应届的本科毕业生,也有着往届毕业的在职人员.研究生来自不同学校,在其档案最初记录时期有着很大的差异性,档案管理花费的成本更多.

3.研究生档案中包括研究生的学籍、培养、学位、思想品德和实践创新能力等信息,而这些信息同时涉及研究生培养单位的多个部门,很难做到及时归档、存储.

(二)研究生档案管理人员的素质有待提高

研究生档案管理人员是档案管理的主体,直接决定着研究生档案管理的水平和绩效.研究生档案管理既具有怎么写作性和科学性,同时也有着复杂性和烦琐性.

(三)研究生档案管理方式相对落后

目前大部分的档案仍然是纸质材料,一方面不利于保管,另一方面给档案的查询设置了障碍.

(四)研究生档案管理的单向性

研究生档案填写由研究生管理部门完成,研究生档案的交接也是直接通过调档函进行公对公的发送与接收,这就导致了研究生并不能完全了解其档案里面的内容和信息,与研究生紧密相关的个人档案似乎与本人一点关系也没有,透明度不够,这一点是目前档案管理过程中存在的通病.

三、研究生档案管理现代化发展建议

第一,统一建档标准,明确研究生档案的内容和范围

研究生档案是研究生未来走向工作岗位的人事档案的基础,国家相关部门应该制定适合研究生使用的统一建档标准、统一的档案内容,并进行规范化管理.

第二,提高研究生档案管理人员的综合素质

研究生档案管理人员首先要有高度的责任感和职业道德修养.其次要提高档案管理的业务水平,学会利用现代化科技知识应用于档案管理.

第三,完善研究生档案管理体制

研究生档案管理人员应定期考核业务工作.档案管理工作人员的调动不应该过于频繁,确需调动的工作人员,应做好工作交接.还应该定期让研究生查看了解其档案内容,这样可以防止一些不必要的失误.

第四,充分利用办公自动化和网络,实现档案管理的信息化档案管理

信息化也是档案管理之路上的一个里程碑,是档案管理现代化的必然趋势.

由于我国特有的情况,导致我国研究生档案管理还存在着巨大的地区差异.但是,档案管理现代化是档案发展的必然趋势,随着我国对档案管理工作越来越重视,研究生档案管理工作必将迎来一个新的时期,但是,不可否认,研究生档案管理现代化之路仍然任重道远,这就要求档案管理人员在新时期要不断利用新科技提升业务水平,提高自身业务素养.