英语商务信函的特征

摘 要：英语商务信函是一种利用信函在商务交往中,与不同国家、地区或不同文化的客户进行交流的行为.商务英语信函在文体和语体方面有其特殊性,其特殊性主要体现在词汇和句法方面.本文通过举例分析英语商务信函的特点,以期在商务交往中,贸易双方能够更加规范地使用商务信函用语.

关 键 词：英语商务函电词汇特点句式特征

随着我国改革开放的力度不断加大及我国加入世界贸易组织（WTO）,国际贸易竞争日渐激烈,国际商务交往越来越频繁,商务信函的使用日益频繁,商务英语的翻译显现出重要作用.然而商务信函不同于普通的交流信函,其特点鲜明,语言的选择性很强,语篇的连贯性和逻辑性也很强.具体体现在表达直截了当、简洁明快、淡于修饰,用词规范、语法结构严谨、句子排列一般固定有序.

英语商务信函是涉外商务中使用的各种函件的总称,是各项进出口业务进展情况的专业性书面纪录.商务信函涉及的是公司之间的进出口业务往来,且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系.可以归结于正式的专业文体,比一般的信函显得更正式、严肃,在词法、句法和语法方面都有自己的特点.

一、英语商务信函的词汇特点

由于英语商务信函是一种正式的公函语体,在用词方面,大多使用正式书面词汇,力求用词简洁朴素、准确具体,能充分体现商务公函的规范正式、公事公办等特点.

1.英语商务信函的用词规范、简洁：英语商务信函不仅涉及独特的专业,而且涉及实际商务工作技能,显示贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域、多种行业的特性.信函中通常会出现许多专业词汇,大量使用专业术语、行话、缩略语等.如：quote报价；coverage险别；bid出价；intriplicate一式三份等.这些术语经过长期的使用实践或相关的规定,已具有特定的内涵,其意思清楚明确,能准确表达英语商务信函的内容.

2.英语商务信函的用词准确、严谨：英语商业信函经常涉及货物的型号、及重量,商品的发货、到货时间等,相关的文字或数字必须准确严谨,毫不含糊,以免产生误会,引起不必要的麻烦.

如：Ifyoubuy10000ormore,thispricewillprevailthrough28,May.如果贵方购写10000或以上,这个至5月28日前有效.

3.英语商务信函经常使用固定的习语：英语商务信函是一种公函,是带有公事公办性质的正式信函,因此常带有一些古词显示信函的礼貌和正式.这些词语在长期的使用实践中,固定下来,被广泛使用于商务信函中.

如：advaloremduty（拉丁）从价税

insurancepremiumpercapita（拉丁）人均保险费

forcemajeure（法语）不可抗力

Noticeisherebygiventhat等特此函告等

4.英语商务信函经常运用委婉、礼貌的语气：英语商务信函是一种跨国度的交往手段,非常注重信函客气、礼貌的言语.即使是拒绝对方的要求或条件,或者表达对对方的不满意也会用比较委婉的语气.

如：ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetoeforaninterviewonFriday,August24,2012.谢谢昨日来信,通知我于2012年8月24日面试.

5.英语商务信函大多使用礼貌性词语：英语的礼貌性词语主要强调积极意思,给人愉快的感觉.在英语商务信函中,pleasure,pleased,glad,appreciate等带有感情意义的词语层出不穷.

如：Weshouldbepleasedtoletyouhesamplestogiveademonstrationatyourpremises.欣然奉上我方产品样品,在贵方展厅展出.

6.适当使用情态动词：英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉.

如：MayIremindyouthatwemusthethesemanualsdeliveredonorbeforeFeb20,2010.我是否可以提醒一下,我方要求于2010年2月20日之前交货.

二、英语商务信函的句式特点

英语商务信函的主要功能是准确传递经济信息,要求在有限的篇幅内达到言简意赅的效果,从而有效地进行商务活动,因此它的语言必须简洁、明了、礼貌、准确,极少对所述内容进行美学加工.

1.句式正规完整.英语商务信函是一种正式体书面英语,由于常常要表示某些条款相互成立、互为条件,或对某些具有因果关系的事件进行叙述,因此通常使用层次复杂的从句和长句表达多层次的复杂逻辑关系,可以充分完整地表达相互关联的意义.

如：Intheeventofaccidentwherebylossordamagemayresultinaclaimunderthepolicy,immediatenoticeapplyingforsurveymustbegiventotheCompany’sAgentaentionedhereunder.所保货物,如发生本保单项下负责赔偿的损失或损坏,应立即通知本公司下述写作技巧人查勘.

2.文风朴实,少有修饰.英语商务信函的主要功能是传递信息,除必须使用专业术语等手段准确表达信息外,用词简单朴素,不带任何感彩.这样既能节约时间,又能使交易双方更好地理解和接受.

如：IwasveryconcernedwhenIreceivedyourletteryesterdayplainingthatthecentralheatingsysteminyournewhousehadnotbeenpletedbythedaypromised.昨天收到你的来信,抱怨你新家的加热系统未按规定时间装好,对此我非常关心.3.采用倒装句.英语商务信函中倒装句虽不常使用,但在表示随函寄上某些材料时,或在表示可能在将来出现不确定性时,也会使用倒装句.

如：Enclosedisacopyofourcurrentcatalogue.随信附上一本我们现在适用的目录.

4.用陈述句表达委婉的祈使意义.信函双方为贸易伙伴,地位平等,因此在希望对方采取某种行为时,通常会使用陈述句、非真实条件句、虚拟语气、情态动词等表达比较委婉的语气,而不是直接使用祈使句.

如：Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthepetition.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的稍高,请你方降价,以适应竞争.

5.用虚拟语气表达检测设.英语商务信函中对于将来不太确定的检测设行为或情况,通常会用虚拟语气体现.

如：Shouldwegetanyfurtherprogressiveinformationfromourfactory,wewouldneverfailtowritetoyou.检测如我们从工厂得到进一步的消息,我们一定会通知你方.

英语商务信函比较程式化,其中有许多商务专业术语、法律专业术语和特殊词汇,内容不允许出错.因而要求书写者一方面懂得、熟悉专业的行话、术语,另一方面尽可能地用比较标准的文字,将相关的信息更精练准确地表达出来.

[10]陈准民.商务英语翻译（汉译英）[M].北京：高等教育出版社,2007.