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摘 要:论述了对期刊书目数据库进行维护的必要性,并举例说明对其进行维护应注意的一些问题.

关 键 词:期刊;书目数据库;维护

中图分类号:G254.32文献标志码:A文章编号:1674-9324(2013)31-0152-02

一、对期刊书目数据库进行维护的必要性

期刊因其出版周期短、专业研究信息相对集中、传递信息快等特点,日益受到读者的青睐,成为人们获取专业研究最新信息的主要文献类型.期刊编目是图书馆期刊自动化管理系统中最基础、最重要的部分,是图书馆的基础工作,是对文献进行加工处理的最基本环节.其数据质量的好坏直接影响期刊管理的其他工作和资源共享的实现.由于每种期刊的书目数据具有连续使用的功能,一条数据涵盖了很多年的馆藏内容,揭示了该种期刊历年来的发展沿革,因此当期刊发生了刊名变更、出版周期变更等情况时,就需要编目员对其进行实时更新和维护,否则将会对图书馆 期刊、揭示期刊以及读者利用期刊产生

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一定的影响.所以,做好期刊书目数据库的维护工作不容忽视.

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二、对期刊书目数据库进行维护应注意的一些问题

1.变名维护.期刊在其长期的出版过程中,因受到各种条件和各种因素的影响会使刊名发生改变.对于变名的期刊,需要分段著录,变名前的期刊做停刊处理,变名后的期刊做新种编目,否则将严重影响读者对期刊资源的检索利用.

(1)对变名期刊进行著录时,要认真研究变名前后期刊之间的关系,正确使用4XX字段如:430(继承)、440(由等继承)、431(部分继承)、441(由等部分继承)、434(吸收)、444(并入)等不同字段,如实、准确反映刊物的具体变化情况.4XX字段是款目连接字段,可以通过在一条书目记录的4XX字段中嵌入被链接书目记录的字段号、指示符、子字段标识符及其该字段的具体数据,使两条书目记录取得联系.举例如下:

①《鹭江职业大学学报》取代了《鹭江大学学报》,题名发生变更,则使用430字段来反映先前期刊与后继期刊之间的关系:

例12001#$a鹭江大学学报

440#1$12001#$a鹭江职业大学学报(后继期刊)

由于题名变更,故后继期刊应作为新增刊处理,新增一条书目记录,并使用440字段来反映先前期刊与后继期刊之间的关系:

例22001#$a鹭江职业大学学报

430#1$12001#$a鹭江大学学报(先前期刊)

②《电影技术》在出版过程中吸收了《国际电影技术》,题名不变,则使用434、444字段来反映被吸收或被合并刊与并入刊之间的关系:

例32001#$a电影技术

434#1$12001#$a国际电影技术(被吸收刊)

例42001#$a国际电影技术

444#1$12001#$a电影技术(并入刊)

(2)变名期刊的书目记录维护,除涉及4XX字段外,还涉及100、207、210等字段内容.比如:期刊变名时,应把变名前期刊书目记录的100字段内的第8字符位a(表示现在仍然出版的期刊)改为b(已停止出版的期刊),做停刊处理,把出版日期2对应的第13~16字符位9999改为终止出版年月.把变名后期刊书目记录的100字段内的第8字符位设为a(表示现仍出版的期刊),做开门处理,把出版日期1对应的第9~12字符位设为期刊变更年月,把出版日期2对应的第13~16字符位设为9999.另外,还应注意书目数据库中字段间的对应关系.100字段的第9~12位字符出版时间1及第13~16位字符出版时间2要与207字段相一致,还要与210字段的出版时间一致.在对变名前期刊的100字段进行维护后,应在其207字段中起始年卷期的横线后填写此刊的终止年卷期;在其210字段中起始出版年的横线后填写停止出版的年代.举例如下:《电子计算机动态》于1981年7月由《计算机研究与发展》继承.


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100#$a20000821b19581981kmy0chiy0120ea

2001#$a电子计算机动态

207#0$a1958,no.1(1958,12)-1981,no.6(1981,6)

210##$a北京$C科学出版社$d1958-1981

100##$a20000821b19819999kmy0chiy0120ea

2001#$a计算机研究与发展

207#0$a1981,no.7(1981,7)-

210##$a北京$C科学出版社$d1981-

2.停刊维护.当期刊停止出版后,应对期刊的书目数据进行关门维护.需要修改的字段涉及到100、207、210等.

3.出版周期变更维护.对于出版周期发生变化的期刊,需要修改书目记录的326字段.在原326字段著录原出版周期,新增326字段著录新的出版周期,最新的出版周期著录在第一个326字段.此时应注意326字段与110字段(连续出版物编码数据)的对应关系.110字段第1字符位表示出版周期代码,出版周期代码按照期刊实际出版情况确定.当出版周期发生变化时,此处取最新的周期代码.如:

110$aafaz0yy0(f表示出版周期为月刊)

326$a月刊$b1999-


本篇论文地址 http://www.eduxue.com/jiaoxue/020600796.html

326$a双月刊$b1990-1998

4.其他情况下书目数据的维护.

(1)数据著录过于简单.有些期刊的书目数据中不含092字段,011字段未著录期刊的ISSN号,这样不利于期刊的验收登到以及后续的催缺查询工作.另外,过于简单的书目记录不能翔实地反映期刊各方面的信息,不利于读者对期刊的检索和利用,因此期刊编目人员应本着认真负责的态度做好编目工作.

(2)期刊书目数据重复.有些期刊在数据库中对应两条或两条以上的书目数据.重复数据一般有两种情况:①采访数据与馆藏编目数据库的数据重复.②以前年度 的期刊停订若干年后又重新 ,由于编目员查重失误,将该刊作为新刊重新分配索书号,致使数据重复.这些重复无用的数据不仅占用计算机存储空间,而且影响期刊的管理与利用.因此编目员应及时对书目数据进行校对,认真仔细地进行查重,以确保书目数据的质量.

(3)期刊书目数据有错误.有些期刊的MARC数据中存在非法字段,有些字段中不含必备子字段或包含了不应该存在的子字段,导致这些数据只能以待编数据或已编数据存在,而不能通过审校存盘成为更高一级的审校数据.鉴于此,编目员应利用已掌握的专业知识,对数据进行删除\补录\合并等维护,以期保留高质量的有效数据.

众所周知,期刊是一种连续出版物,因此期刊书目数据库的维护将是一项长期的工作.期刊编目员应与时俱进,不断学习业务知识,提高自身的业务水平,以期更好地为读者提供服务.

参考文献:

[1]陈源蒸,富平.中文连续出版物机读目录著录细则[M].北京:华艺出版社,2001.

[2]国家图书馆.新版中国机读目录格式使用手册[M].北京:北京图书馆出版社,2004.

[3]蔡时连.谈谈我馆期刊编目数据库的管理与维护[J].图书与管理,2008,增刊(2).

[4]金英姬.浅谈机读目录中中文期刊更名的处理[J].图书馆学刊,2003,(3).

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