ERP协议库存采购系统平台设计

摘 要：以冀北电力有限公司为例,根据国家电网公司“三集五大”体系建设要求,提出了基于ERP的协议库存采购系统平台模型,对技术标准相对统一、规格型号相对较少的部分物资实施协议库存采购.

关 键 词：ERP；协议库存；采购设计

作者简介：毕子键（1984-）,男,河北唐山人,冀北电力有限公司物资部计划管理高级主管,助理工程师；王翎颖（1985-）,女,四川遂宁人,冀北电力有限公司物资供应分公司物资采购部采购主管,助理工程师.（北京　100053）

中图分类号：F274文献标识码：A文章编号：1007-0079（2012）36-0136-02

ERP是当今世界企业经营与管理技术进步的代表.对于企业来说,应用ERP的价值就在于通过系统的计划和控制等功能,结合企业的流程优化,有效地匹配各项资源,以加快对市场的影响,降低成本,提高效率和效益,从而提升企业的竞争力.[1]电网企业推广ERP系统的主要目的在于转变企业的发展方式,提升企业的集约化管理水平,合理配置企业资源,降低企业运营成本.

一、冀北电力有限公司基于ERP实施协议库存采购系统平台设计的总体思路

协议库存采购是根据未来一定时间内物资采购需求的预测数量,统一物资技术和商务采购标准,通过招标或法律法规允许的其他采购方式,确定多个供应商,并以协议形式将单价、数量、总价、有效期等予以确定.在实际项目物资需求提出后,与供应商签订采购供货单的采购组织形式.

冀北电力有限公司为贯彻落实国家电网公司进一步扩大物资集中采购范围、提高物资管理效益和效率的战略目标,通过构建集中统一、精益高效的集团采购平台来实现物资信息化全业务、全流程覆盖.冀北电力有限公司在已完成部署的原ERP系统上,实施协议库存采购系统平台的开发与设计,目的在于根据ERP规范化、标准化的管理理念,借助ERP系统固化的物资管理模式和管理流程,实现协议库存采购业务在信息化系统中的规范、统一实施,充分发挥协议库存采购在有效整合采购资源,提高招标采购效率和电网投资效益方面的优势,从而达到最大限度降低物资采购、仓储、配送等整体供应链总成本,提高物流效率,增强公司核心竞争力的目的.[2]

二、协议库存采购系统平台的需求分析

与批次招标、竞争性谈判采购等方式相比,协议库存采购对需求侧和供应侧的整合力度都明显加强.从需求整合的角度分析,协议库存对一定期间内的零星物资需求进行预估,将分散的物资需求组织起来进行一次采购,产生规模效应；从供应商整合的角度分析,通过稳定长期的供货与较大的供货量,与协议供应商建立稳定的合作关系.协议库存采购平台在总体上应达到以下两方面的要求：一方面工作流程合理、业务流转顺畅、实际操作便捷、操作界面友好；另一方面系统稳定可靠、与原ERP系统具有很好的兼容性、能达到企业信息安全的要求.按照企业管理和实际业务需要,协议库存采购系统平台具体需要满足以下几个方面的需求：

1.协议签订业务需求

（1）所创建的协议库存协议内容应与国家电网公司电子商务平台生成的中标结果内容保持一致,且不可对任何信息进行修改.

（2）协议变更时,若协议未执行份额小于变更调减份额,系统必须控制和提示.

（3）协议变更后必须进行审批,且审批通过后变更才可生效.

2.联动业务需求

（1）联动前,提供模拟计算的功能,便于用户对更新后的进行确认.

（2）从系统功能灵活性的角度分析,联动公式、控制阀值必须设置成可配置的参数组合,参数组合应维护到ERP协议的层级,即在ERP创建协议时,根据不同协议招标文件的要求,选择相应的参数组合,协议一旦审批通过后,则不允许修改.

（3）国家电网公司每次通过电子商务平台同步的原材料必须在ERP中保存,并提供查询功能.

（4）联动计算时,当同步的原材料相对公示的变动超过协议设定的阀值时方可进行联动计算.

（5）系统应依据国家电网公司电子商务平台发布的原材料,严格按照招标文件中约定的周期和联动公式更新协议；每次联动更新的协议数据,应通过ERP标准功能在系统中进行记录,如：联动更新的周期若为一个月,则ERP系统需记录协议执行过程中每个月的协议.

（6）如果协议的物资对应多种原材料,则应具备一项物资同时与多项原材料进行联动的功能.

（7）根据联动机制,联动时,符合要求的物资必须全部自动进行联动,减少用户干预.

3.协议匹配业务需求

（1）协议按比例自动匹配需符合典设给出的“分配前期”、“分配后期”、“分配末期”和“超额分配”几个阶段,各阶段的阀值可根据各省市公司具体情况进行调整,但必须设置成可配置的匹配阀值参数组合,协议一旦审批通过后,则不允许修改.

（2）手工调整协议匹配结果,必须填写原因并提交领导审批方可生效；变更原因应固化在系统中,选项由省市公司根据国家电网公司相关业务要求定义；在每次匹配或者调整匹配结果后,必须能实时的反应在查询报表中.

（3）协议库存报表查询功能需包含“协议库存采购业务执行情况”和“协议库存执行偏差情况”两个报表.报表“协议库存采购业务执行情况”中必须包含：协议编号、供应商、有效期、协议状态、物料编码、协议数量、单价、总价、已分配数量与金额、已收货数量与金额等信息；报表“协议库存执行偏差情况”中必须包含：协议总金额、协议总数量、协议比例、已分配（未转订单）比例、已分配（转订单未收货）比例、已分配（已收货完成）比例、执行偏差比例、协议状态等信息.

（4）实际需求的采购申请无需再纳入ERP需求计划管理流程,可直接通过协议自动匹配进入执行流程.

4.订单履约业务需求

（1）执行协议库存的采购订单必须依据协议匹配结果创建,其协议编号、供应商、单价等信息应与协议保持严格一致,不允许手工编辑.（2）协议执行过程中,应根据采购订单实际收货情况,更新协议的执行比例.如：采购订单关闭时,如果采购订单的实际收货数量少于采购订单数量,应将未收货的数量释放回协议中；采购订单取消时,应将采购订单所占协议的份额进行释放.

根据以上需求分析,基于ERP的协议库存采购系统平台应在硬件配置、软件功能等方面达到用户实际业务要求,使用户能够应用该系统平台规范、高效的开展协议签订、联动、协议匹配、订单履约等关键业务.

三、系统结构设计

冀北电力有限公司基于ERP的协议库存采购系统平台系统架构如图1所示.

1.各硬件组件的基本功能

Oracle数据库怎么写作器通过提供科学、先进的信息管理方法,实现透明的数据存储,便于应用怎么写作器调用数据；Oracle应用怎么写作器是能够提供Web或者写作技巧怎么写作的主机,它与数据库怎么写作器连接,且只存放应用程序；Intra内部用户（客户端）通过与本地数据库的连接,从而实现对远程数据怎么写作器的访问.

2.Oracle数据库基本体系结构

冀北电力有限公司ERP系统应用的Oracle9i数据库是一个优秀的关系型数据库管理系统,其数据库引擎具有可扩展、易于使用和安全的特点,是最好的数据存储设备之一.

（1）从物理结构角度来说,数据文件用来存储数据库中的全部数据,通常为DBF文件；日志文件用于记录数据库所做的全部变更,发生故障时,用它来对数据库进行恢复；控制文件用于打开、存取数据库,它们是较小的二进制文件,记录了数据库的物理结构,每个数据库必须至少拥有一个控制文件,数据库也可以同时拥有多个控制文件,一个控制文件只能属于一个数据库；参数文件是一个ASCII文本文件,记录数据库运行时的一些重要参数.

（2）从逻辑结构角度来说,Oracle中除了用户创建的存放数据对象的数据表空间外,还有System表空间、Undo表空间、临时表空间,如果表空间只对应一个数据文件,该表空间中所有的对象都存储在此数据文件中.如果表空间对应于多个数据文件,可将一个对象的数据存储在该表空间的任意一个数据文件中,也可将同一个对象的数据分布在表空间的多个数据文件中.[3]

四、协议库存采购平台的业务功能设计

协议库存采购平台的业务功能设计是基于冀北电力有限公司ERP系统,为实现协议库存采购业务平台化所开展的设计工作.其中主要包括业务流程、协议寻源与签订、协议匹配与执行功能设计.根据协议库存的特点及冀北电力有限公司的实践经验,对比分析了适用于协议库存采购的物资特性,协议库存采购平台需要具备对技术标准统一、需求频度高、响应时间较短的物资进行协议库存采购的业务功能.

1.业务流程设计

根据协议库存采购系统平台的需求分析,该系统的整体业务流程分为协议寻源与签订、协议匹配与执行两部分,协议寻源与签订业务流程如图2所示.

协议匹配与执行业务流程如图3所示.

2.协议寻源与签订业务

（1）协议库存物资需求提报功能.需求部门结合年度综合计划、财务预算、历年采购情况等信息,将经过冀北电力有限公司专业部门审核的特定物资的预测需求数量、规格等信息提供给本单位的物资部门；公司各需求单位设置ERP协议库存管理员一名,负责对需求部门提交的需求预测进行收集、汇总,并组织开展审查、综合统筹平衡工作,完成后将预测的协议库存需求计划录入ERP系统协议库存物资需求提报功能模块；冀北电力有限公司物资管理部门对需求信息汇总、审核后,生成采购申请并上报国家电网公司,经审批后开展后续工作.

（2）采购寻源管理.国家电网公司或冀北电力有限公司根据生成的协议库存采购计划,按照采购层级,在国家电网公司电子商务平台中进行寻源采购.寻源采购方式以公开招标为主,在法律法规允许的范围内,也可采用竞争性谈判、单一来源采购等方式.ERP协议库存采购平台须与国家电网公司电子商务平台建立必要的系统接口,以满足业务功能需要,其中包括：ERP协议库存需求计划信息能够上传电子商务平台、电子商务平台寻源采购信息回传ERP等功能.

（3）签订协议库存框架协议.ERP协议库存采购平台根据协议库存寻源结果创建ERP框架协议,经冀北电力有限公司经法系统会签后上传国家电网公司,国家电网公司审核通过后对ERP框架协议做生效处理.

3.协议匹配与执行

（1）实际物资需求提报.使用现有国家电网公司和冀北电力有限公司间采购申请上传的接口进行协议库存计划提报,增加配置文件控制协议库存物料是否允许上报国家电网公司.

（2）匹配协议库存.对于国家电网公司指定的协议库存物料,申请分配时采购方式默认分配为“协议库存”,并自动引用物料对应的框架协议单号及供应商.协议库存匹配无论是按比例模式或按片区模式,必须实现系统自动分配功能,减少人工干预,降低执行风险.

（3）生成采购供货单.ERP系统中具有能够严格控制采购业务的功能,项目计划、资金计划已下达才能生成采购订单.协议库存执行过程中的采购订单在ERP系统中根据匹配结果生成,然后传输到电子商务平台生成相应的采购供货单.ERP采购订单在电子商务平台采购供货单生效后才能进行后续的执行或结算流程.

（4）执行与结算.配送验收单在电子商务平台基于采购供货单创建生成,一份采购供货单可根据实际物资需求,生成多次配送验收单.财务付款必须全部通过ERP系统或财务管控系统支付.

4.联动

ERP协议库存采购平台接收国家电网公司电子商务平台定期下发的原材料（原材料编码、原材料、计量单位、更新、更新日期等）,并根据计算公式计算协议库存的,同时进行更新.具体功能包括：联动属性维护与查询、计算公式维护定义、采购订单及协议更新.

五、结论

ERP系统是现代企业实现精益化管理、提升企业竞争力的重要工具和载体.在电网企业中,ERP系统以其标准化、流程化的管理理念和模式,为物资业务实现集约化、标准化、精益化、可视化管理提供了有力的支持.本文正是基于ERP系统的特点,在冀北电力有限公司原ERP系统的基础上,经过较为深入的业务需求分析,对协议库存采购平台进行了系统架构和软件功能的设计,以满足实际业务需求,最大限度地发挥协议库存采购的优势,从而进一步降低企业经营、管理成本,提升电网企业精益化管理水平.