职业技术院校的教学档案管理

教学档案是指在教学管理和教学实践过程中形成的具有保存价值的各种不同载体的文件材料.教学档案是职业院校档案的重要组成部分,是档案工作的主体、核心和重点.科学、系统、规范的教学档案,真实地记载着教学工作的内容、方法、途径和效果,是衡量教学工作管理水平和教学质量的重要标尺,是指导教学工作、改进教学方法、促进教学交流、提高教学质量的重要信息资源,同时也是事后查证、研究和处理教学问题的依据.尤其是在职业技术教育各级各类教育教学评估中,教学档案是支撑整个评估指标体系的主要佐证材料,起着无可替代的凭证作用.如何根据教学规律和教学工作需要,结合职业技术教育自身的特点,探索行之有效的教学档案管理方法,对于教学管理工作以及档案管理工作都具有十分重要的意义.

一、教学档案的收集

教学档案的收集工作是教学档案管理工作的前提和基础.没有及时、准确、完整的材料收集,教学档案管理就成了无源之水,无本之木.做好收集工作,一是要建立健全档案管理的规章制度,明确各级管理人员的工作职责,明确教学档案的收集范围,明确档案材料的级别与类别；二是要加强教学档案重要性的宣传,提高全员档案意识,使教学档案的积累、利用成为师生的自觉行为；三是要加强各方面的沟通,保证收集渠道的畅通；四是要遵循教学档案的自然形成规律,做到广泛收集和重点收集相结合,定期收集和日常收集相结合,集中收集和查漏补缺相结合,确保收集的材料系统、准确、齐全.例如,在按照教学档案归档范围广泛收集的同时,要重视对体现教学特色的名师教学材料、体现办学特色的实习实训材料、重要教学影像材料、多媒体教学材料等进行重点收集；在每学期末进行定期收集的同时,要重视在日常教学管理过程中专项工作结束时,如新生登记、教学检查评比、教学改革等材料及时进行收集；在教学档案利用、移交时,及时发现缺漏,补齐材料.

二、教学档案的整理

教学档案整理就是通过分类、组合、排列、编号、编目等工作程序,以“件”为单位,将处于杂乱无章的材料进行条理化、系统化,组成有序体系的过程.它是教学档案管理各工作环节中的重点.教学档案整理工作不仅是一项复杂细致的工作,同时也是一项专业性较强的工作.做好这项工作,一方面要对本校的教学主旨、教学管理制度、教学组织过程、教学活动流程等情况有全面、清晰、准确的认识和把握,了解其形成规律,清楚其产生过程,明白各材料之间的有机联系,明确归档范围,从而确保教学档案材料能够客观真实地反映教学管理和教学活动的全过程,反映教学管理水平和教学质量；另一方面要熟练掌握教学档案的整理标准和质量要求,确保教学档案的系统性、准确性、真实性和完整性.例如,教学文件材料如何分类、案卷标题如何拟写、卷内文件如何排序、文件材料的质量要求等.教学文件材料只有经过了严谨、规范、细心的整理,才能为教学管理提供高质量的怎么写作.

三、教学档案的管理方式与利用

1.分级管理和分类管理相结合,是目前职业技术院校教学档案管理采用的普遍方式.

分级管理,就是根据行政管理层次的划分,在综合档案室统一管理的情况下,在教务处设立教学档案管理部门,对教学档案实行校、处两级管理.综合档案室制定相应的教学档案管理制度和实施细则,对教学档案的立卷归档原则、归档要求、归档范围、保管期限及归档流程等做出明确的规定.凡是在教学管理和教学实践过程中形成的对工作有永久或长期保存价值的文件材料,由文件形成单位立卷整理后,定期向综合档案室移交.综合档案室集中统一、分门别类进行保管和利用.凡是教务处及各专业系（部）在教学管理和教学实践中形成的对教务处、各专业系（部）工作有保存价值的文件材料,由教务处集中统一保管和利用.分类管理,就是根据档案管理对象的特点,将教学档案分门别类进行管理,一般分为以下几类：一是综合管理类,主要包括上级主管教育部门下发的指导性、指令性文件,教育教学工作规划、总结,教学质量评估材料,规章制度,会议记录,统计报表等；二是学科与实验室建设类,主要包括专业设置、学科及专业建设论证审定材料,实验室、实习实训场建设材料等；三是招生与就业类,主要包括招生计划、总结,新生录取材料及新生名册,毕业生就业去向统计、就业总结,毕业生质量和信息反馈材料等；四是学生学籍类,主要包括在校生花名册、学籍变更材料、学生成绩总册、学生奖惩材料等；五是课堂教学与实践教学类,主要包括各专业教学大纲、教学计划,各级各类教育教学评比、竞赛材料,实验、实习计划、总结等；六是教材建设,主要包括自编、主编的教材及教学参考书、实习指导书、习题集等.从教务处教学档案管理看,主要是各专业学期授课计划、教学工作进程安排、课程安排、教师任课安排、教案、评教评学材料,教师工作量登记、试卷及分析等.处级教学档案可不分类,按条目进行管理.

采用分级管理与分类管理相结合的管理模式,不仅有利于教学档案的利用,而且缓解了案卷数量增加对档案库房的压力,优化了档案的室藏内容.

2.网络化信息怎么写作管理,是职业技术院校教学档案管理的发展方向.

随着人们对档案利用需求的不断增加,以及信息技术和网络技术的不断发展和应用,以怎么写作为目的的网络化信息怎么写作教学档案管理模式,已势在必行.比如,档案管理系统、成绩管理系统、教务管理系统、学籍管理系统等信息系统的建立,不仅提高了工作效率,节约了人力物力,同时,也建立起了网络怎么写作平台,拓宽了教学档案的怎么写作渠道,提高了教学档案的利用广度、深度和利用效率.管理模式的创新和发展,给档案管理者提出了更高的思想要求、档案业务能力要求、掌握利用信息技术和网络知识的要求.

总之,在职业技术院校教学管理工作中,教学档案发挥着举足轻重的作用.积极促进教学档案管理的制度化、科学化、规范化和现代化,使教学档案更有效地怎么写作于职业技术教育,是档案管理者的职责.