本站原创[提要]职位说明书不仅是企业薪酬制度、考核标准、培训内容等确立的依据,而且对管理者和任职者有非常重要的意义.本文在对职位说明书内容进行简单介绍的基础上,分析职位说明书编写的常见误区和如何编好职位说明书的关键点.
关 键 词：职位说明书；职位描述；职位规范；系统思考
中图分类号：F27文献标识码：A
收录日期：2013年2月22日
职位说明书是对工作分析所搜集信息进行整合而形成的具有企业法规效果的正式文本,内容包括职位描述和职位规范两个部分.具体内容包括：职位标识,提供这个岗位的名称、岗位编码、所在部门、职级、职位薪点等基本信息；职位概要,简短而准确地表示该职位存在的价值；职位具体职责,描述这一职位要承担哪些职责,每一项职责的主要任务是什么,要达到什么样的成果；工作标准,指明该职位职责的衡量要素和标准；工作关系,表明该职位在组织中的位置及其与内外部客户的关系；工作条件,说明该职位使用的工具设备、时间要求、地点要求和工作的物理环境；任职资格,说明这一工作岗位对任职者的知识、技能、经验、个性特征及素质的最低要求.职位说明书不仅是企业薪酬制度、考核标准、培训内容等确立的依据,而且使任职者明确本岗位的价值和主要产出,并为其素质提升指明方向；使管理者更加明确本部门的人员需求并据此为员工提供更好的辅导和支持,因此职位说明书的编写好坏直接影响了企业的管理.
一、职位说明书编写常见误区
1、职位说明书编写的目的不明确.工作分析的目的决定了工作分析的侧重点.即使是在同一个组织当中,当工作分析的目的随环境因素变化时,需要编制的职位说明书侧重点也有所不同.现在有的企业部门和岗位职责不清；有的企业员工没有明确的岗位职责和上岗条件；有的企业有职位说明书,但与实际不相符.但是,编写职位说明书到底为了什么,自己所在的企业编写职位说明书的重点在哪儿,如何编写,谁来编写都不清楚,结果是上至总经理,下到员工齐上阵,忙了一通,职位说明书“五花八样”,不能执行.
2、对编写工作认识不到位.不少企业对工作分析缺乏正确的认识,盲目地随大流；有的企业由人力资源部门独家“打造”每个岗位的说明书,脱离企业实际状况时有发生.尤其是对任职者资格的界定没有明确的标准,结果职位说明书无法在实际工作中应用,成为企业的“文物”.其实,职位说明书的编写应是一个自上而下的过程,我们看重的不应仅仅是最终的职位说明书,他的价值更多的体现在职位分析的过程.通过职位分析,帮助企业对组织的内在各要素（包括部门、流程和职位）进行全面系统的梳理,帮助企业提高组织及流程设计及职位设置的合理性,并帮助任职者形成对职位及周边环境的系统理解,从而明确各岗位的职责与权限,规范业务流程,以实现提升管理水平的目的.所以,在编制职位说明书时,应得到全体员工的支持、参与和理解.但在实际中,不少企业在开展这项工作时并没有与员工充分交流,让员工充分参与,所以作用不大.
3、缺乏系统思考.岗位是企业的最小工作单位,承担着组织战略目标实现的重任.因此,作为工作分析的结果文件――岗位说明书应能体现战略与现实的统一.而且每块工作是流程中的一个节点,好的职位说明书不应是一个孤立的单元,而应使其成为一个相互关联的体系,职位说明书的各个职位之间必须相互衔接才能保证整体工作的协调配合.因此,编写工作说明书时应从流程入手,界定职位主要职责,实现流程优化的目的.但现在好多企业在编制工作说明书时,只看眼前,缺乏系统思考,没有对工作流程进行梳理,造成工作说明书不符合现实,部门和岗位职责有交叉,或者没有体现流程之间的关系,造成工作中岗位职责不清,领导多多,员工不知道该听谁指挥的问题.
4、用语不规范.职位说明书编写工作是人力资源管理工作中的一项专业技术工作,是一项专业要求非常高的工作,职位说明书的很多项目需要以规格化的模式和语词加以描述,但大部分企业都缺乏对参与该项工作人员的专业培训,所以编写出来的职位说明书存在大量表述不准的情况.特别是岗位的概述、职责、工作能力要求、基本技能要求等描述不准确.比如,笼统地使用“负责、全面负责、相关工作、管理、提高、完成”等模糊概念的词语,造成职位不同但工作说明书的描述却很相近,使相近岗位间无法明确自己的准确职责.
5、任职资格描述不符合岗位要求.任职资格包括对任职者从事该职位必备的知识、经验、能力、素质等要求,必要时可加以适合该职位的理想资格和条件,所列出的资格条件都需要与职责要求相对应.但现实中一些企业在分析任职资格时,不是以岗位要求为基础,而是以任职者为基础,或者掺杂了现在任职者的影子,导致任职资格描述不符合岗位要求.
二、职位说明书编写的关键点
1、领导重视,统一认识.在开展工作说明书编写工作之前,人力资源部负责人一定要先和公司相关高层领导进行讨论,明确此项工作的目的,明确规范岗位职责对公司管理的意义,让领导层统一思想,正确认识职位说明书编写工作对企业管理的作用,取得领导对职位说明书编写工作的理解与支持,并保证在职位说明书的编写过程中,高层领导先作表帅,对相关工作实行归口管理,改变原来随意性较大的管理方式.
2、加强培训和沟通,提高技能和认识.首先,在开展工作分析之前,应该和相关的高层领导进行沟通,它有助于全面、深刻地理解系统的发展战略和愿景目标,明确职位分析的目的,给职位说明书的编制工作正确的定位.高层领导对工作分析的支持可以使员工认识到这项工作的重要性和必要性,有利于工作分析的顺利实施；其次,部门主管是对工作分析工作指导思想的贯彻落实者.编写工作说明书之前,人力资源部门首先要做好工作计划,开展业务培训,说明制定职位说明书的意义和其中各项内容的含义.让部门主管帮助消除员工的恐惧心理,避免员工因害怕岗位分析会对其已经熟悉的工作带来变化或引起其自身利益的损失,因而不配合甚至敌视现象的发生；再次,在编制过程中,要与部门主管对收集来的信息进行必要的检查与证明,使职位说明书尽可能与职位的实际情况相符合.3、制定工作说明书编写的程序、格式和规范.由外部专家、人力资源部人员及直线管理者组成职位分析小组,一起讨论制定职位说明书编写的程序、格式和规范.如岗位职责应该是部门职责的分解,部门各项职责应在岗位职责中得以体现,即“千斤重担人人挑,人人肩上有指标.”部门职责是界定岗位职责的基础,因此界定岗位职责的前提是明确部门职责.可以利用组织结构图和工作流程图找出部门之间交叉的工作,明确各部门的职责权限,然后再将部门职责分解到岗位,明确各岗位之间的分工与合作的关系.
另外,在职位说明书的编写格式上应统一尺度和格式,职位分析小组给出统一的模板和编写要求.例如,一般职位说明书包括职位描述和职位规范两个部分.对每位任职者的资格,必须对全公司所有岗位提出一个最基本要求.如,公司可以将生产类员工的最低要求定为：学历必须是中专及以上,技能必须中级工及以上,有同行业两年及以上从业经验；管理类可以要求最低学历为大专及以上,职称为助理及以上,从事过一年以上管理工作经验等.在实际操作时只能高于这个标准,对于一些特殊岗位,可以要求是党员、驾龄三年等.而且工作说明书编写时最好在一个固定的地点由小组成员统一进行,以便及时进行沟通.
4、系统思考.任何一个职位都不能脱离组织的组织架构、战略、运作流程、组织文化而独立存在,它是系统中相对独立又相互联系的单元.在编制职位说明书之前还要考虑组织发展所处的阶段、管理模式、历史背景与现状、文化等.在分析阶段要充分考虑理想与现实、战略要求和职位实际紧密结合.此外,工作说明书中关于职责的描述不是对工作信息简单的组合,而是对职位的特征和要求做出全面的说明.通过对流程的深入分析,既要把握各职责之间内在联系,又要掌握各职位的主要工作内容.主次分明、重点突出可以使任职者认识到其所在环节对系统整体目标的贡献,给任职者提出了努力的方向,也可以为人力资源管理者实施绩效考核提供关键考核指标（KPI）.因此,在进行工作说明书编写之前,要系统地思考企业的战略,梳理部门和工作之间的流程.
5、用语要规范.在编写职位说明书的过程中,使用规范的描述方式和用语直接关系到职位说明书的质量,因此必须高度重视.标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”.动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表,如主持、制定、组织、执行、策划,等等；宾语表示该项任务的对象,即工作任务的内容,结果表示通过此项工作的完成要实现的目标,可用“确保、全面完成、争取、促进”等等,以保证职位说明书的写作规范.
6、应加强对职位分析过程的有效管理与控制.整个职位分析的效果,在很大程度上取决于对分析过程的控制与管理.国内大多企业在进行职位分析时片面追求成果表现形式上的美观,单纯用工作说明书本身的形式质量来评价整个项目的价值与意义,造成职位说明书片面追求文本形式的美观与漂亮,缺乏对真正有效信息的分析与关注,导致耗费大量资源形成的工作说明书不能为实际的管理决策提供支持.因此,在编写工作说明书之前,重要的是加强对工作分析过程的重视和管理.
7、完善审核和动态管理机制.完善审核机制可以确保工作说明书符合岗位实际.各位员工完成职位说明书编写后,首先由部门负责人进行审核,审核完成后交由分管领导审核,最后由公司领导审核.动态管理机制可以确保工作说明书的实用性和适用性.虽然职位说明书编写工作相当重要,但企业发展会对职位提出新的要求.因此,企业编写出规范的岗位说明书后,人力资源部门应建立岗位说明书动态管理系统,在规定时间内由专职人员组织修订.
主要参考文献：
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