档案信息化建设

摘 要：档案信息化是新时期档案部门的一项基础性工作,是提高档案信息化怎么写作水平的必由之路.是档案事业发展的客观要求,档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益.档案管理如果实行信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化.

关 键 词：档案；信息化；建设

中图分类号：G40文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2012）09-0194-01

档案信息化建设日益成为档案界的热门话题.多年来,档案界同仁较多集中于档案信息化具体技术、方法等微观层面的探索,对档案信息化建设起到了很好的推动作用.但是,加强档案信息化建设的宏观研究同样甚至更为重要,因为在社会信息化迅猛发展的机遇和挑战面前,档案信息化建设从来没有像今天那样更加需要依托政策导向、加强统筹组织、明确工作走向,以求有序、健康、快速发展,由此,宏观研究和指导尤显迫切.

一、档案信息化建设现实意义

档案管理的信息化、网络化,可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益.

一是档案管理不再费时费力.档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力.实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化.数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率.数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等.档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率.

二是检索查询方便.传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力.档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息.极大的减轻了工作人员的负担.

三是档案查借工作可控.档案管理实现信息化后,查借阅采用计算机管理,操作方便,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还.

二、档案信息化建设

(一)大力加强定标工作

从现状看,制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备,工作缺乏有效依据.加快制定出台标准,形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫.一是基本条件层面,即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准,旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面,主要针对档案信息资源的形成、保护和利用,满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求,如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；

(二)信息化人力资源建设

提高认识,引进和培养信息化建设人才,要拓宽知识领域,在提高信息化水平方面多进行一些培训工作,改变现有的知识结构,以适应信息化建设的需要.从目前高校档案人员学历上看,硕士毕业的人员比例偏少,对档案信息化工作的开展十分不利.要改变这种状况,比较简捷的办法就是调入硕士毕业生,改变队伍素质结构,以适应新的工作需要.对有发展前途的年轻同志,要进行业务培训,培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才,为档案信息化建设提供必要的人才保障,促进这项工作的健康发展,加强培训,提高素质,不断加强档案业务人员的培训力度,提高档案队伍对档案信息化建设的认识,增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识,提高档案信息化建设的综合效益,为档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证,努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队伍.各地要把档案信息化建设工作需要的档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识,以及有关标准规范列入业务学习计划,普及信息化技术知识,不断提高档案工作者的知识水平和业务技能,提高总体信息化应用水平.补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构,满足信息化建设工作的需要.

(三)信息化建设工作的保障措施

1.加强领导,明确职责.档案信息化建设是一个地区、一个单位信息化建设的重要组成部分,必须与信息化整体建设同步规划、同步发展.各级领导要以对历史负责的态度,重视和支持档案信息化建设,加大领导力度,为经济和社会发展提供良好的怎么写作.各级档案管理机构要高度重视档案信息化建设工作,加强对这项工作的领导,保证这项工作的正常开展.要配备需要的技术人员,建立和完善信息化建设工作经费渠道.

2.加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设.利用计算机管理软件辅助完成各类档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用.积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库.对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理.开展建设电子档案接收.推进档案信息化,以电子档案接收为突破口.加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督,保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读.在此基础上,加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究,积极、稳妥、有序地开展异地备份工作.

3.提高信息安全意识,加强上网信息的审查与管理,防止失密、泄密的发生.各级档案部门要严格遵守安全保密制度,非公开的档案信息一律不得在互联网上公开,上网的档案目录和全文信息必须经过严格鉴定.