本站原创[摘 要]会计电算化的普及对传统的会计理论和实务都提出了新的问题和要求,必然对以会计为基础的审计产生重大影响,需要我们根据这些影响研究采取相应的对策,以达到审计的目的,切实有效地防范审计风险,以确保单位实行会计电算化后,系统能够正常、安全、有效地运行.
[关 键 词]会计电算化；审计；会计准则
一、开展计算机审计技术的必要性
由于会计电算化的推行,审计人员开展审计工作时的审计风险不断增大.不论对手工系统还是对电算化系统进行审计,风险的重新评估是必不可少的.同时由于计算机的应用,可不留痕迹,更具隐蔽性.在电算化系统下,数据由计算机集中处理,其发生错误的可能性比较小.目前,不少软件都有取消审计、反计账、反结账功能,可以对会计记录进行不留痕迹的修改,特别是当有关人员故意篡改程序时,在电算化系统下就更不易被察觉,程序一旦被篡改,就会导致连锁性、重复性错误.内存资料可以毫不留痕迹地被消除篡改,若没有相关内部控制制度,对于会计报表的影响是无法估量的.从总体上看,在电算化系统下,风险更大一些,多数情况下,审计人员可以把它设定为100％.电算化系统下,数据处理的环节减少,并且数据处理过程都是不可见的,手工系统下一些原有的控制便不复存在.一般来说电算化系统下的控制风险和手工系统下相比更高一些.对电算化系统应采取更广泛的符合性测试.由于固有风险和控制风险都有上升趋势,若要把审计风险维持在一个可以接受的水平上,就必须把检查风险降低到一个较低_的水平上.这就要求审计人员必须相应扩大实质性测试的内容及范围.
二、会计电算化的转变
1.会计平衡验证方面的转变.在手工会计下会计准则、会计制度规定在登账时,对总账和明细账,分别由两个或两个以上的会计人员根据审核无误的原始凭证或记账凭证、科目汇总表等进行平衡登记,目的是对发生的错误可以利用这种平衡登记方式检查差错.但会计电算化后,由于总账和明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证,计算机按照登录总账和明细账的程序命令将数据从凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库,只要记账凭证审核无误,计算机的内部运算不可能发生数据运算错误.所以,总账金额一定衡等于各所属明细账金额之和.那种在会计实务检验中占据重要地位的、用来检验实务工作是否正确的最基本“平衡验证”,仍出现在会计电算化软件中,就成为画蛇添足.
2.日记账和明细账功用的转变.手工会计通过对、银行存款设置日记账,主要是、银行存款的流动性强,业务频度较大,比较出现的差错和舞弊.通过日记账达到日清月结,增强对货币资金的管理.设置明细账主要是为了归类信息,便于查询.当实行会计电算化后,利用计算机较强的运算速度和可靠运算能力,对各种记账凭证进行统计和求和,并对记账凭证提供多种查询方式.如日期、凭证号、摘 要、科目代码、单位名称、金额、凭证类型等,若要了解货币资金的收支结余以及各明细账的情况,只需敲入几个指令,其结果便跃入屏上.针对货币资金管理的独特性,可改每日登记、每隔5天(或10天)登记一次,而对于明细账除了年终存档外,平时就没有再设一个模块每月都去登记日记账的必要.
3.会计信息传输形式的转变.在手工条件下,信息载体是纸张,成本高,使大容量的信息处理和大范围的信息交流极受限制,同时运算速度慢.因此,对外提供信息时不得不将信息予以综合,主要采用定期(每月或每年)发布通用财务报告的方式输出会计信息,输入到使用者那里,使用者再将其进行解集.现行的不少会计电算化软件为了紧扣会计准则和会计制度这个轴心,使手工会计在计算机上再现,导致软件开发思维停留在现行传输模式下.这种模式的主要局限是现行传输的时空固定化、格式化和高度集中化.会计电算化软件开发应充分利用计算机资源,除了定时、按规定格式提供信息外,更多的精力应花在设计出适时提供各种现行使用者所需的各种信息上,通过网络系统使得各信息使用者能及时、有效地选取,分析其所需的信息,作出各种决策,不必再等到分期报告出来后,获取那些经综合的历史信息.
三、会计电算化对会计方法的影响
1.会计科目级别的命名.传统会计教科书把统驭性质的科目称为总账科目,总账科目下属科目称为二级科目或子目,子目下属科目称为明细科目.如果明细科目下属还有科目,对于怎么命名,会计电算化会根据实践,把总账科目称为一级科目,一级科目下属科目称为二级科目,依次类推.这样科目的上下级关系明确,表达也很方便,使用也很灵活.
2.会计科目代码的统一.(1)一级科目代码长度的统一.根据目前出台的16种行业会计制度分析,只有外商投资企业的会计制度一级科目用了4位数.但只要舍去它们第一位,对某些科目的编码稍作调整,那么16种行业的会计科目便可统一为3位数.(2)一级科目代码对应的科目名称的统一.如施工企业中511的科目名称为“其他业务支出”,而旅游企业511的科目名称为管理费用,还不统一,有待改进.会计科目代码长度的统一与对应的科目名称的统一,将为上级企业和政府部门的数据采集与共享带来极大方便.
3.记账凭证种类的统一.根据现行的会计制度,记账凭证的种类有三大类九种.传统的记账凭证分类有其原因：一是查找方便：二是工作习惯.实现会计电算化后,查找凭证的方法增加了许多,可以按凭证号查、按会计科目查、按摘 要中的文字查、按金额查等.传统记账凭证的分类就没有存在的必要了,现行的会计制度能做到查找方便、迅速,省去了操作上的麻烦,提高了计算机处理的速度.
4.三大会计报表的统一.三大会计报表指“资产负债表”、“损益表”、“流量表”.分析16种行业的三大会计报表,内容上、格式上均存在大同小异的现象.根据当今集团企业越来越多的现状和集团企业跨行业、跨地区的发展趋势,三大报表统一的要求将更强烈.
四、加强电算化管理的建议
1.账簿形式的改造.(1)账簿载体的改造.传统账簿载体是纸张,会计电算化后,除了传统的账簿必须打印之外,还有磁性介质(硬盘、软盘、光盘)作账簿,但只是处于从属地位.当时是财政部门考虑到相当一部分人不习惯使用电子账簿,采用高成本的措施――打印所有账簿.现在20年过去了,可以采取必要的措施,确立电子账簿在会计电算化中的主导地位.(2)账簿格式的改造.传统账簿格式有三栏式、多栏式、数量金额式,再加上外币格式等.目前,相当一部分会计人员只习惯用传统的账簿格式来查账.其实电脑可以对任何数据进行分类、组合,远远超过现行账簿的格式.
2.取消中间过程表式的输出.所谓中间过程,指“科目汇总表”、“汇总记账凭证”、“总账科目试算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式.编制这些中间过程表式无非是为了登总账方便与做报表方便；分析电算化中登账与做报表的思路,完全可以依照对凭证的分类登记总账,再形成报表,根本不必考虑平衡与否的问题,因为在凭证输入时,借贷不平的凭证是无法存盘的.取消中间过程的输出,不仅可以减轻操作人员的负担,而且可以使会计软件更简洁明了.
3.强化内部控制制度.国内外会计电算化的实践表明,计算机本身处理出错几乎为零,人为造成出错和舞弊的现象有增无减,一旦出现舞弊,损失巨大.因此,制定严格的内控制度是非常有必要的,严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证,有助于防止违法行为的发生.由于会计电算化知识与功能的相对集中,必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制.