婚姻档案实行计算机管理的必要性

摘 要 ：应用计算机技术管理婚姻档案,改变传统落后的手工管理模式,不但可以减轻劳动强度,而且可以及时、准确、便捷地为社会怎么写作.

关 键 词 ：婚姻档案；计算机管理

近年来,随着经济发展,档案工作面临着信息量不断增大、档案内容更新加快、档案调用更趋频繁等新情况和新任务,传统手工管理的弊端也就进一步凸显.一是繁、乱、慢的现状跟不上发展的快节奏.由于档案意识、思想观念、资金短缺等因素的影响,大多数婚姻档案管理部门对婚姻档案的管理、提供、利用等仍停留在手工操作阶段.面对档案的接收、分类、整理、归档、利用等繁重的工作任务,不仅浪费工作时间,陷入“慢”的僵局,也极易导致工作无序化,受窘于“乱”字,从而滞后于发展的要求.二是低效、缺员的矛盾日益突出.机构改革以来,婚姻档案管理部门的工作任务越来越繁重,而操作手段落后与工作人员不足的矛盾也就日益突出.减员是以高效怎么写作为前提的,在目前档案低效管理的状态下,无疑用员需要较大.但事实上,几次机构改革人员精减及其历史原因,档案管理部门人员少、工作量大的矛盾不减反增.因此,在人员少、增加人力困难的实际面前,实行计算机管理切实可行.随着一系列档案工作法律法规的颁布实施,全社会的档案意识不断增强,大多数婚姻档案管理部门均能按照档案管理的规定和要求,对所管理档案进行科学、系统的整理,使婚姻档案基本达到了分类准确、排列有序、编目科学、管理规范,婚姻档案的现代化管理奠定了基础,创造了条件.同时,随着科学技术的蓬勃发展,成熟计算机信息管理技术已普及到各行各业、各个领域.一方面,大部分部门（单位）都配备有微机,有熟练的操作人员,基本能实现文字材料的打印、报送和网上软盘传送.另一方面,许多管理部门就婚姻档案管理电子计算机化,进行了可贵的探索和尝试,也取得了明显的成效,为婚姻档案工作注入了生机与活力.可以说,无论是婚姻档案集中管理的实现,还是计算机技术的普及,都为婚姻档案实行计算机管理创造了必要的条件.因此,可从以下三个方面着手.

一、建立文档一体化管理的业务体制

1. 建立文档一体化管理的组织机构.要从上到下逐级成立一个文档一体化综合管理机构,来保证文档管理部门从横向、纵向上取得联系,共同协商,齐抓共管,为实现文档一体化管理打下扎实的组织基础.

2. 建立统一的业务规范.首先是统一用品,从文书处理用的拟稿纸、文件处理签、各种表格,到文书立卷用的卷皮、卷合及各种装具,一律由省档案局统一规格,统一监制,有效地保证文档用品的规范一致.其次是统一编号.文书处理部门对文件进行分类编号时,应严格执行国务院和文件编号的有关规定,与此同时,也要考虑同档案部门分卷归档的一致性.如果文书处理部门能够严格按照有关规定和各部门职能活动的特点去分类编号,就会与档案部门的分类组卷取得一致.

3. 统一抓岗位培训.推行文档一体化管理,首先在于提高文秘档案工作人员的思想认识和业务素质.要通过岗位培训使他们充分认识文档一体化的必要性,增强推行文档一体化的自觉性,掌握文档工作的基本知识和技能.其次要注重抓好领导者的培训,能否真正全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度.领导要把这项工作纳入议事日程,把推行文档一体化管理落实到实处.

二、建立文档一体化计算机管理系统.实行文档一体化管理的目的就是为实现文档一体化计算机打下基础.为此,建议从以下几个方面来考虑.

1. 考虑数据结构的一致性.在新的文档一体化管理业务规范未出台之前,设计数据库时既要参照《国家机关公文格式》.又要遵循《档案著录标引规则》,统一设计公文著录和档案著录数据结构,以保持数据结构的一致性,尽可能地将档案文件的著录项目放在公文登录项中,以免去档案重复输入数据之苦,从而充分发挥计算机的一种输入,多种输出的优势.

2. 考虑功能结构的连贯性.系统功能应当按照文档处理的业务流程和管理人员的操作思路进行设计,操作人员只要选择所需功能完成操作即可有条不紊地完成各项管理业务.

3. 考虑管理方式的协调性.新技术的应用需要建立与之相适应的管理方式.为此,一定要抓住从文件到档案的关键环节—文书立卷,实施改革.将过去以问题为主、按组卷的传统方法,改为按职能、专业为主的大要领的新型立卷方法,这样,有利于档案人员在计算机上只要输入归档文件的组卷标识、保管期限标识等,适当修改或调整即成案卷,所有的抄写工作由计算机打印完成.