本站原创摘 要：随着知识经济迅速发展,传统的档案管理技术已经不能适应社会发展的需要,档案载体从管理到利用各个方面发生了本质的变化.为了促进档案管理的现代化,需要采用先进的技术进行管理.计算机技术在档案管理中起着较为重要的作用,是档案管理现代化的重要手段.计算机技术的应用促进了档案管理的规范化、系统化、智能化、数字化和现代化,顺应了社会发展的潮流.本文就计算机在档案著录管理中的应用进行探析.
关 键 词 ：档案著录；管理；计算机
中图分类号：TP399
档案是国家和企业信息资源的重要组成部分,建立档案信息管理体系有利于对档案进行统一管理和整体开发.采用计算机是档案管理信息发展的必然要求,计算机可以对档案目录进行编制,还可以对已编制的档案目录进行复制,在档案管理的特殊信息检索上面对计算机的使用也非常广泛.将档案检索和档案编制的功能结合起来能提高档案工作者对档案利用的效率.
1.计算机应用于档案管理中的功能及必要性
1.1 计算机应用于档案管理中的功能
计算机在档案管理中的应用主要是用来对档案进行整理编制、检索、统计和借阅等.首先是使用计算机对档案检索的工具进行编制.将档案的著录项目组织起来形成档案机读目录数据库,再使用库内的数据自动编制案卷目录和专题目录.其次是利用计算机进行档案检索,根据档案著录标明的形式特征和内容特征检索出适合使用者要求的原始文件和档案目录.最后是统计和借阅,主要指的是使用计算机对档案的入库、出库数量以及库存空间占有率进行统计,一些需要调阅或是需要归还的档案还要进行登记.计算机能够使用特殊功能完成档案目录的识别,可以将人们设计的任何逻辑程序识别出来,然后通过自动整理和挑选将需要的内容输入计算机,输出或者打印出可以被理解的内容.
1.2 计算机应用与档案管理中的必要性
随着信息化的发展,世界各国使用计算机技术的范围逐渐得到拓展,各企业为了实现更好的发展也引进了计算机技术.在社会不断发展的同时,对档案管理提出了更高的要求,档案信息化管理面临着严峻的形式,要求对档案管理不断进行改革促进其快速的发展.一些管理中心的档案信息数量在不断的增加,采用传统的管理技术进行管理不但耗用时间和人力,一定程度上阻碍了社会的发展,也满足不了个人信息保密的需求.利用计算机技术可以提高档案管理信息化水平.计算机以其较大的储存量可以对档案的所有信息进行储存,也可以通过计算机对档案进行整理和归类,用户可以根据自己的需求在计算机系统中输入相关的检索信息,计算机就会在短时间内找出用户所需要的信息,不但保证了信息的质量,还解决了信息量较大导致的查找时间较长的问题.技术人员通过互联网建立相关网站,可以满足用户对信息的使用要求.人们通过计算机技术充分使用信息,可以将管理中具体的文档转换为抽象的电子文档,促进了电子文档的快速发展.
2.计算机在档案著录管理中的应用
2.1 计算机在档案输入中的应用
在档案管理工作中,最早的档案计算机程序使用的是特殊的纸张,所以在工作中,档案工作者要按照规定的空间在纸张上进行书写,使用这样的方法一定程度上限制了输入计算机的著录材料数量.随着计算机程序输入的发展,程序输入的方法变得更加灵活.档案工作者可以使用普通的纸张进行档案输入,这种纸张可以显示输入计算中的信息次序并且以表格的形式显示出来.一般情况下,输入到计算机的材料需要加工成计算机可读的形式.键盘操作员需要使用专门的仪器对材料进行处理.对于机读形式的目录也要进行检查看其是否有错误,可以使用计算机程序中的机内系统对输入机内的材料进行检查和修正.
2.2 计算机在档案目录输出时的应用
计算机对档案目录进行输出时,主要有六种输出形式,首先是以档案代码的次序为条件打印出基本的档案目录,目录上面有档案产生机构和管理历史等介绍性材料,一定程度上可以满足档案管理的要求.以档案次序为标准来打印档案目录的方法适用于所有层次的目录,其中包括从初级提要到指南款目、详尽的编年提要等.其次是以主题标示符的形式从计算机内部被输入的特定内容中选出来的文件目录.这样就可以从不同文件或材料中摘编主题目录,其中的文件主要有属于同一主题范涛的文件和来自于特殊部门的文件.除此之外,还可以将不复存在的档案组合打印在目录上使之得以恢复.还可以将分散开的档案系列进行重建.再次是计算机可以通过对索引进行编制摘录出档案管理的关 键 词 ,然后在上面附加一些参照项按照字母的形式将档案打印出来.在摘录关 键 词 的过程中必须注意输入的材料中必须要有可以使用的辨识符.通过计算可以将档案目录打印在卡片或者纸条上,若是被打印在普通纸张上面,也可以将其裁剪装订成册,打印在卡片上的可以将卡片分类存放在索引柜中.无论是哪种形式的打印都方便整理.计算机在档案工作中的使用可以提供远方的信息检索,可以将打印的东西直接输入到缩微品上.最后的输出形式是修订版本的输出.使用计算机打印目录和索引可以不断的得到修订,其中对文件的修订包括对信息的删除和新信息的增加,对材料进行增加时,计算机会以原始材料的输入形式和输入方法将材料进行输入.当计算机内部的输入纸带用完时,就会打印出修订版本以此来代替较早的打印件.
2.3 计算机在促进著录标准化中的应用
档案工作标准化的重要内容是档案著录的标准化.确保档案著录的标准化可以实现档案信息的检索,也可以使档案信息的提取更加自动化、远距离化、联机化,方便档案管理者之间的交流和合作.计算机的应用使得档案检索由传统的手工检索向着机器检索的方式过渡.计算机可以建立联合目录,也能够使全国性和地区性的目录中心得以建立.使用计算机还可以加强档案著录的标引工作.计算机管理档案中的一项重大准备工程就是档案著录标引,其工作量较大、质量要求高并且技术性较强,在工作中需要投入大量的人力和物力,此外,档案著录标引的时间一般都超过了计算机系统管理软件的研发时间,所以应该将早期的档案数据输入微机进行储存,让计算机内部的数据更加充分和准确,这样就可以将档案著录标引尽快的输出计算机进行系统的管理和保存.
2.4 计算机在建立电子文档中的应用
使用计算机建立电子文档在不同阶段有不同的差异.在环境的生成阶段,使用计算机可以进行文件的机读,就是由计算机输入装置读出的文件,主要有两种形式的读法,第一种是将信息从一个存储区读到另一个存储区,第二种是从磁带中读取信息.机读文件主要有两个特点,分别是复制和识别.使用计算机可以将电子文件直接生成纸质文件打印出来.
3.结束语
计算机应用于档案著录的管理中一定程度上减轻了档案管理人员的工作量,实现了自动化和现代化的要求,促进了电子档案的快速发展,提高了档案管理的效率,避免了传统的管理带来的人力、物力的浪费.计算机的操作离不开管理人员和技术人员的先进技术和水平,要想真正实现档案管理的现代化,就需要提高管理人员的综合素质,让其在工作的过程中促进档案管理的技术改革.