数据库技术在计算机辅助审计中的应用

中图分类号：F239 文献标识：A 文章编号：1009-4202(2011)06-000-01

摘 要 在开展计算机辅助审计中,数据库技术的有效应用与熟练掌握对于减轻审计人员工作负担,提高审计工作质量等方面有着重要的意义.本文从审计工作中对数据库的数据采集、数据库指令在审计数据中的预处理、数据分析等方面提出笔者的一些认识.

关 键 词审计 数据库 采集 分析

随着全球进入了信息社会时代,计算机技术的广泛应用与普及,越来越多的公司、企、事业及机关单位开展了会计电算化的财务核算,计算机辅助审计成为了审计机关在信息技术环境下开展审计的一项重要的工具,而对数据库技术的熟练掌握是一个有利于审计人员真正地从传统手工审计方法向现代审计技术方法转变的有效途径.笔者对数据库技术在计算机辅助审计中的应用浅谈一些个人认识.

一、 审计工作中数据库的数据采集

数据库的采集工作,是在审计工作开始之前,审计工作人员利用计算机辅助技术对被审计单位的电算化财务资料进行采集数据,从被审计单位的电脑数据库上取到需要审计的相关的数据.在对相关的数据的采集工作完成之后,审计的工作才能够顺利展开.目前市场上也推出了多款的审计软件,包括审计署推出的现场审计实施系统.在数据库辅助审计中,通过利用一些数据库指令,对相关的数据进行采集.

首先应确认被审计单位的工作平台.目前国内的工作平台一般有三种：DOS环境、WINDOWS系列、UNIX系统.其中WINDOWS系统应用最为广泛,多数财务软件系统大都采用这一系统平台.其次,还应根据不同系统类型,相应地选择适合的应对方法.

在审计人员的软件数据库和被审计单位的数据库一致的情况下,可以利用软件的备份和恢复功能来完成审计数据的采集,直接将数据导出.如果不一致,需要做开发接口.常用的数据库主要有SQL、ORC.等.

审计人员应先询问了解企业财务软件系统的程序运行方式、程序模块之间的功能关联、数据存储的格式类型、数据文件的存取位置以及数据格式的转换接口等事项.然后在被审计单位财务人员的配合下将所需要的数据文件进行优化采集,采集时如系统本身包含有数据转换接口的,应在采集时直接转换为审计人员可以进行分析处理的文件格式（如DBF、MDB等文件格式）,否则可以先备份出来,再利用一些审计软件和工具软件提供的数据转换接口（如现场审计实施系统中提供的用友和金碟财务系统等不同财务软件的数据转换接口、MS-SQL Server的数据导入导出功能向导等）进行数据格式转换.在不具备以上条件时,可以使用VB、VC等可以描述数据结构的编程语言,自己编写相应的数据转换模块来完成数据的优化采集.但一般情况下,在常用的数据库中都有较完善的数据的导出和导入的功能,审计人员可以用数据库软件来完成数据库信息的采集工作.

当被审计单位财务软件不在审计软件中包含的财务软件类型范围内时,不同的数据格式不能直接进行数据采集与转换,这种情况下需要通过开发特殊的数据库接口来传输数据.只有通过开发通用的特殊数据库接口,才能在遇到各种不同类型的财务软件时,使用通用的特殊数据库接口实现数据的采集与转换.而这一点亦正是目前审计数据采集工作的瓶颈,我们亟待这种通用的特殊数据库接口的成功开发.

二、 数据库指令在审计数据预处理中的体现

在现场审计实施系统中,其主要功能包括数据转换功能,帐表审计功能,快速编程功能,审计的管理、内部控制功能,审计文档管理功能,法规查询功能,通用审计表格辅助审计功能（模拟EXCEL电子表格）.百种兵刃各有所长,在分析和处理具体问题时,各模块均发挥着强大的功能效用,审计人员只要能熟练和灵活地掌握其中的各个功能模块的使用方法,那么在分析数据信息时就会收到不错的效果.

现阶段,谈到计算机辅助审计的数据分析时,实际上都是在围绕着数据的核算与对比这一主题,采取的主要方法大多是运用SQL语句进行查询,再将查询结果与原数据记录项进行对比分析.举例说来,报表数据来源于账簿和凭证.对于电子账来说,报表数据主要来源于账户主文件和关联文件.因此审计人员需要核对被审单位提供的会计报表时,只需根据这两个文件中的数据进行简单的统计计算,就可以很快生成新的报表.

例如,生成各总账科目的科目汇总表,可以通过以下语句实现：

Select ccode, sum(md), sum(mc) from Pz group by left(ccode,3)

[ccode-科目编码、md-借方金额、mc-贷方金额、Pz-凭证库]

通过将新生成的数据与被审计单位提供的财务报表进行检查核对,如果发现存在不相符的数据,便可以在疑点问题上作进一步追查.

三、 数据分析

数据分析就是根据字段的具体数据情况,出现频率等来对字段进行分析,从而发现审计线索的一种数据分析方法.通过运用计算机的自动筛选、汇总、分析等功能,针对数据来分析发现数据中隐藏的信息,再结合具体的审计线索加以判断.目前数据库技术在计算机辅助审计中使用得比较多的是利用SQL数据库中的SQL语句对数据进行分析.

随着数据库的技术发展,对于数据的发掘能力也变得越来越强.比如抽样是一种审计方法,针对抽样审计的方法可以先采用聚类算法对被审计数据进行聚类,再对聚类后的数据进行抽样,然后对抽样后的数据进行相关审计分析,这种抽样的方式能有效的降低审计的工作量.

四、结束语

随着计算机数据库技术在审计工作的有效应用,大大地提高了审计工作的质量以及审计工作的效率.与此同时也希望数据库的作用能够体现的更加具体,使审计人员能更好地运用计算机技术去解决审计工作的困难,并有效提高审计工作效率,切切实实地减轻审计工作人员的工作负担.