本站原创摘 要：学生学籍档案资料在学生离校后要立卷归档,我们可以利用计算机快速、高效的优势,简化学籍档案资料立卷工作,有效提高工作效率,减少失误.
关 键 词 ：计算机管理学籍档案立卷 归档
为此本人认为利用计算机技术管理学籍档案工作是大势所趋,主要体现在以下几方面：
一、简化学籍档案立卷归档程序
在学籍管理工作中,要形成案卷移交目录及卷内文件目录；在档案管理工作中,又要建立各种案卷、文件检索目录.这是对基本相同的内容进行不同排列组合的重复劳动,但又是手工管理难以解决的实际问题.每年级一次的立卷工作是学籍管理人员不轻的工作负担,而案卷质量却不尽人意.计算机的应用给人们带来了便利,不但可以数据共享,还可以提高立卷工作的质量和效率.从目前计算机的功能和立卷工作的需求来看,全部自动化是不可能的,但有不少工作由计算机替代能够提高工作质量和效率,减少劳动力投入.这是计算机辅助立卷使用价值的基础、实现信息共享.学籍管理和学籍档案管理是属于不同部门的两项工作,职能和工作规范不尽相同；学籍管理、学籍信息立卷和学籍档案管理又是三个紧密相联的工作环节,所需要的数据项目也有所差异；同时,信息案卷的内容就是学籍档案信息管理的基础和依据.[1]
二、学籍档案的组成
计算机辅助立卷是通过建立并管理学籍案卷实现信息共享和辅助完成纸质学籍信息立卷工作的.纸质学籍档案卷是由案卷目录、卷内文件目录和排列有序的文件组成.信息案卷是以纸质案卷为基础,以案卷、文件目录为依据,以实现目录信息共享和进行辅助立卷为目的建立起来的.信息案卷由案卷目录、卷内文件目录和文件内容的数据组成.而且,可能某一阶段没有,也可能某一数据没有；既可以调用已有数据,也可以随时进行补充,目录是信息案卷的基础,文件内容是信息案卷的完善,是学生学籍计算机管理的关键标志.我们可以用学生学籍计算机管理的关键标志作为立卷过程中学籍档案的“立卷标识”.
从整体上看,案卷是对归档文件逐级分类的结果；从个体上看,案卷是具有某些共同属性的文件的集合.将全宗档案、分类档案以不同的方式编制在程序中,并为每个案卷及其卷内文件目录确定一个独有的立卷标识,就可以自动组成信息案卷.每个案卷的组成和每份文件的归属应允许人工调整.卷内文件目录既可以在信息案卷内调用已有的数据,也可以直接进行增加和补充.用计算机确定立卷标识包括确定字段和赋予数据,在建立信息案卷的同时,由计算机系统自动为文件目录加标志.[2]
学籍信息材料应依序排列在一起,如正考成绩、补考成绩、必修课成绩、选修课成绩、实践环节成绩应按教学计划的顺序和时间的先后排列.在卷内文件目录中,序号、文号、日期和页号等都可以实现自动排序,并生成表示排序结果的序号或页号,排序结果应允许人工调整.信息案卷卷内文件目录的序号、页号必须与学籍案卷完全一致,这样才能保证信息案卷的真实和提供利用的方便.
可提取学籍计算机管理中的有关数据如教学班编号,学生学号等信息,结合全宗档案案卷分类方案分别编制到专用程序中,就可以实现自动排序,排序结果允许人工调整.由于学籍管理体制中的教学班编号和学生学号的唯一性和连续性,完成了立卷教学班学籍档案之间的编号及学生学籍档案编号之间衔接的唯一性和连续性,避免了空号和重号.
按照档案管理的规定并结合实际需要,将表格式样编到程序中去,从学籍计算机管理数据库中提取项目名称、数据来源和数据之间的关系等等,就可以进行各种数据加工,生成并输出各种目录与表格.对软质封面也可用计算机打印.利用学籍计算机管理简化立卷,可以提高立卷标准的准确性,采用新的学籍管理模式,利用现代化手段进行学籍档案管理,为信息资源的共享创造了有利条件.[3]
三、简化学籍档案立卷的过程
如何更为准确、高效、安全地实现计算机辅助高校学籍档案管理,在实际工作中,不少学籍档案管理工作人员没有经过档案管理的正规培训,对学籍档案的归档范围不明确,没有根据学籍档案的分类标准来划定收集内容,很容易造成学籍档案材料缺失和不全.同时,由于没有按照学籍档案的要求来整理和归类学生学籍档案,导致对学生在校期间形成的文件材料没有进行全面清理、分类和编目,对这些文件材料缺乏价值判定和归档.此外,使用计算机辅助管理学籍档案不同于以往对纸质文档进行收集、整理、立卷、归档、管理等工作,管理人员除了需要具备档案管理业务素质外.还需要对计算机及数据库应用具备一定的认识.有相当多的学籍档案管理工作人员知识结构老化,缺乏计算机技术知识,不能准确、规范地录入学生的基本信息,导致学生基本信息错误、缺失.计算机技术的普及和发展较好的解决了相关问题.从最初使用电子表格简单地保存学生学籍信息、成绩数据到使用数据库技术保存数字化学籍档案,提供检索、分析功能,以至现今通过互联网使学生可以足不出户地进行网上报名、注册学习及查询考试成绩等,使得计算机辅助管理学籍档案是逐渐发展的过程.
四、简化学籍档案的作用
在新生入学时,首先用数码照相技术对学生的外貌特征进行记录和确认,用数据库技术录入、保存、检索、查询、统计学生的学籍状态、考试成绩、毕业和学位获得等情况；使用电子文稿发放、保存、查询学籍管理的各种文件和学生的基本情况等.计算机的介入打破了传统的管理模式,使得原本复杂的学籍档案管理进入信息自动化的新领域.利用计算机辅助管理学籍档案能减轻档案管理工作的强度、提高档案管理工作的效率,并能减少档案管理工作的失误.由于计算机技术发展是一个逐步开发、完善的过程,同时使用该技术的学籍档案管理人员也有逐步学习应用的阶段.
五、提高学籍档案管理人员的素质
在信息技术发展的今天,学校学籍档案管理人员存在着知识结构老化、怎么写作技能单一的现象.仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求,因此学籍档案管理人员必须进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训,使之掌握学籍档案管理的法律法规及教育部相关文件,在了解计算机技术创新发展的基础上不断更新自身的知识结构,以适应网络化社会对学校学籍档案管理的要求.