本站原创【摘 要】现代社会,对于计算机技术的应用越来越广泛,计算机技术在档案管理中的作用也日渐明显.本文主要阐述了计算机技术在档案管理中的具体应用,对计算机技术在档案管理工作中的主要作用展开分析.
【关 键 词 】计算机技术；档案管理；作用
在档案管理工作中应用计算机技术可以大大提高档案管理者的工作效率,使得档案管理向着现代化、科学化、信息化的方向发展.计算机技术在档案管理中的合理运用,具有非常重要的意义,能够推动档案管理工作不断向前发展.
一、计算机技术在档案管理工作中的具体应用
(一)建库工作
建立档案数据库就是将各种信息录入数据库中,形成一个庞大的系统,尤其是在乡镇的档案管理中,主要怎么写作对象是乡镇机关各办,村居、学校等,其档案数量大,内容杂,如果单一的管理起来并不方便,尤其是在查找的时候,很难迅速的找到.如果建立一个统一的数据库进行档案的管理就会相对比较方便.建立数据库是一项周期很长的工程,需要不断的完善与改进,这样才能适应信息的不断变化.
(二)档案归档管理
档案的归档管理是收集待归档的收发文件、科研项目成果、计划总结方案等文件.在机关事业单位,主要以日常工作形成的往来文件为主要的待归档文件；在农村,主要以土地管理、户籍管理、计生怎么写作、股份分配等工作形成的文件为重点的待归档文件；在学校,主要是以教师研究项目成果、学生获奖作品为特色的待归档文件.总体来说,档案归档的及时性要求越来越高,计算机技术在档案归档管理中将扮演着越来越重要的角色.
(三)档案整编
档案已经迎来信息化时代,未来很可能会走上无纸化时代.计算机技术在档案整编过程中为档案管理人员提供了很大的便利.在计算机系统中,将档案分类,由档案管理人员设置一定的操作权限,将档案进行保存管理,一般该系统不容许其他人随便进入,以防档案信息泄露.计算机技术在档案整编中为档案管理人员提供了一个很好的操作平台,档案管理人员对档案的整编工作只需要通过计算机进行整理操作,无需进行纷繁的纸质化的档案整理,减少了工作量.
(四)档案查阅管理
计算机为档案查询提供了很多的方式,比如模糊查询、条件查询、关 键 词 查询等.对于各种信息都能够根据所输入的内容进行快速的检索,使得档案管理人员能够迅速找到要调用的资料,方便快捷.通过计算机技术查询出来的档案信息,可以清楚的观看到档案的案卷以及之前被借阅的情况.
二、计算机技术在档案管理工作中的主要作用
(一)应用计算机技术可以保管大量的信息
现代社会,档案的数量越来越多,而计算机技术的应用,使得各种信息都能够录入系统,大大减少了纸质档案所带来的空间以及存储成本问题的出现,仅仅使用一张光盘或一个硬盘就能存储大量的信息.乡镇在进行档案管理时,需要将各种业务文档、人事信息等统一的管理起来,如果都以纸质的形式存档,那么乡镇档案管理部门的存储空间难以满足发展要求,到时候需要调阅档案时也是件非常麻烦的事情.如此多的档案信息,采用计算机技术进行管理,不仅节约了存储空间,还使得档案管理在信息技术如此发达的今天,能够沉稳应对形式严峻的信息化社会.
(二)应用计算机技术可以实现档案信息数字化
计算机技术在档案管理中的应用,使得档案信息逐渐趋于数字化.原有的纸质化档案不仅不易保管,容易破损,并且在存储搬运的过程中也会浪费一定的劳力物力,然而将纸质的档案录入或扫描到计算机当中,使得各种信息都能够存储到计算机当中,在进行管理时会更加的方便,并且进行借阅时也不会出现磨损的情况,这样也减少了档案信息的丢失.数字化的档案信息在解决民生方面也具有重要的作用.如在农村地区,农民领取低保时,只需要带着就可以从计算机中找到个人的信息,查找迅速方便.对于个人的婚姻证明,也可以轻松从网上调取,人们不需要专门跑到档案管理部门去取纸质的档案,而是以电子版的形式出现,这样不仅可以使得资料能够重复利用,也提高了档案信息的传播速度.
(三)应用计算机技术可以达到深化检索的目的
计算机具有强大的信息处理功能,无论是输入还是存储信息都比手工写到纸上要快速的多,同时计算机还具有一定的逻辑推理的判断能力,例如在进行档案的检索时,只需输入相关的内容就会出现大量的类似的信息,让档案管理人员能够快速的找到想要寻找的信息.若是由档案管理人员进行手工查找,在档案数量越来越多的情况下,手工检索的效率越来越低,有时候,工作人员找很久都找不到需要的档案资料,这是非常浪费时间的.利用计算机进行深化检索,查全率与查准率为百分之百.例如领导要视察农村地区的征地情况,只需将该地区的名称输入检索就可以很快找到相应的信息,并且能够清楚的观看各村各队的征地情况.
(四)应用计算机技术有利于档案统计工作和目录中心建设
计算机技术在档案管理的收集、存储、检索及保护方面的应用,使得档案管理更加的方便快捷.在档案的收集统计工作中,将档案按数量及结构进行有效的分类之后,按照不同的分类方式进行统计管理,能够清晰的将未归档的档案找出来,然后及时的由工作人员进行督促收集档案.为了更好的进行分类管理,需要给档案进行编写目录.可以利用相应的计算机软件,实现自动生成目录功能,也可将较为零碎的信息进行分类归整,使得档案信息更加的有条理.尤其在构建社会主义新农村建设档案工作方面,应用计算机技术管理档案,可以大大减少档案管理人员的工作量,并且为群众查档用档提供快速便利,为新农村的建设增添了一抹风采.
结束语：
应用计算机技术在档案管理中进行应用,可以实现档案信息数字化,达到深化检索的目的,大大提高检索的效率,并且有利于档案统计工作和目录中心的建设.计算机技术在档案管理中发挥着巨大的作用,尤其是给乡镇的档案管理带来了诸多的便利.为更好的利用计算机技术在档案管理上的优势,应加大对计算机技术的推广,不断推动档案管理向着现代化的方向前进.