本站原创提出科学的发展观,不仅对经济发展具有重大战略意义,而且对档案工作同样具有重大的战略意义.档案工作也要坚持以人为本,全面、协调、可持续的科学发展观.
明确目标加快发展
档案工作要发展,发展什么?以什么来衡量发展?需要有一套为大家所公认的目标体系.譬如衡量一个国家或地区经济发展水平,通常要看其ＧＤＰ、财政收入、固定资产投资额、人均收入等等.我国档案工作也有一套统计指标,但很少有人关注这些数字,对各地档案工作发展也没有起到太大的引导作用.所以,档案工作目前既要重视加快发展,还要进一步明确发展方向,建立起一套科学、规范的目标体系,引导和规范档案工作朝着正确的方向发展.
首先是建立档案资源建设目标体系.主要看一个地区收集和积累多少对国家和社会有利用价值的档案.档案数量是反映档案工作发展的最基本的概念,每个地区每天都在源源不断地产生各种各样的文件材料,档案的数量自然应随之不断增加,尤其是新的领域、新的门类的档案逐步走进我们的视野,档案的总量应该有更明显的增加,如果不增加或增加缓慢,就说明这里的档案工作有问题.当然,如同经济发展不能单纯追求ＧＤＰ一样,档案工作发展也不能单纯追求档案的数量,还要看档案的质量,譬如说档案的结构、门类、载体、价值等等,都是衡量档案资源建设的重要指标.将记录本地区经济和社会发展的、与人民群众利益相关的各种门类、各种载体的档案有效地收集和保存起来,永远是档案工作发展的重要内容.
其次是建立档案管理目标体系.主要体现在一个地区档案的完整率、完好率、查全率、查准率、检索效率等等.这“五率”不一定全面准确,但却肯定是一个地区档案管理水平的集中反映.譬如法制建设情况、监督指导效果、人才队伍建设、信息化管理水平等,都可以通过“五率”反映出来.试想,如果法制不健全,监督指导不利,档案的完整率、完好率肯定有问题；如果人才队伍素质低、信息化手段落后,其档案查全率、查准率、检索效率肯定上不去.所以不能小看这些具体细微的指标,它反映的却是管理水平.翻过来,如果某地档案工作“轰轰烈烈”,而“五率”上不去,那里的工作肯定有“花架子”.
第三是建立档案利用目标体系.这主要体现在档案利用人次、卷（件）次和利用效果等方面.发挥档案的作用是档案工作的根本目的,也是档案工作的最后一个环节.利用情况如何是对档案工作的全面检验.譬如档案资源建设情况、档案的管理水平、档案的开放度、开发档案信息的能力、档案部门的知名度等,都可以通过利用率和利用效果来检验.之所以不把它作为惟一的目标体系,是因为档案利用是一个长期的过程.我们可以不拿一天两天的档案利用情况说事,但我们不能对一个月、一个季度、半年、一年的利用情况无动于衷.有作为才能有地位,纵然档案利用有谷有峰,但也不能只是期待,不能只关注档案作用的未来时,更要关注档案作用的现在时,要千方百计搞好档案利用工作,让社会、让人民群众切实认识到档案的重要性,切实感受到档案给其带来的利益和实惠,从而更加重视和支持档案工作,形成良性循环.
统筹兼顾协调发展
档案事业是由诸多环节组成的有机整体,事业的发展有赖于各个环节的全面、协调发展.必须看到,在我国档案事业发展的过程中,也还存在一些不全面、不协调的现象,要求在今后的发展过程中加以解决.
首先,档案工作要与外部环境协调发展.档案工作不是孤立的,它与经济、社会发展有密切的联系.经济是各项事业发展的基础,总体来看,我国经济较发达的地区档案工作也相对发达.由于档案工作很大程度上依赖政府投入,只要经济发展不平衡,档案工作发展的这种整体上的不平衡就很难解决.但目前的问题是,同处于发达或不发达地区,档案工作发展也很不平衡.这里有档案部门自身的原因,同时很大程度也在于领导的重视程度,领导重视了,档案工作就发展,反之,档案工作摆不到应有的位置上,经费少得可怜,发展严重滞后.经验证明,那种完全建立在领导者个人重视上的发展是不稳固的,必须逐步建立起一种档案工作与外部环境协调发展的机制,靠制度来保证事业的稳步发展.
其次,档案馆和档案室工作要协调发展.档案馆、室工作都是档案事业的有机组成部分,其根本目标是一致的,即加强国家档案资源建设,提高管理水平,满足各项工作和社会对档案的现实的和长远的利用.馆为主体、室为基础已经成为档案界的共识,而且我国局馆合一的体制,原本有利于馆室工作的协调.但由于思想认识和管理上的诸多原因,一些单位档案室往往只考虑本单位的工作需要,而忽视国家和社会对档案广泛而长远的需求,没能有效地发挥档案事业基础作用,担当起为国家和社会积累档案财富的职责.有时甚至我们一些档案行政管理部门自身也有意无意地忽视这一点.另一方面,也有许多档案馆游离现实工作之外,在一个较为封闭的状态下运转,不能给立档单位现实工作提供更多的方便,影响了为国家积累档案财富的积极性.
其三,档案工作各环节之间的协调.收集、管理、利用是档案工作的基本环节,收为前提,管为基础,用为目的,三者构成一个完整的系统.九十年代,我们的工作重点是“管”,实行规范化管理,使基础工作上了一个台阶.近几年来,“用”成了各级档案部门关注的重点,为中心工作怎么写作、为经济发展怎么写作、为精神文明建设怎么写作、为人民群众怎么写作,扩大了档案工作的影响,提高了档案工作的地位.尤其是２００１年以来各地广泛开展的现行公开文件利用工作,大大拉近了档案工作与人民群众的距离,拉近了与现实工作的距离,改变了门庭冷落的局面,产生了良好的效果.与此同时,也使我们意识到,要为社会怎么写作,就要有为社会怎么写作的资源.巧妇难为无米之炊,必须在“收”上做文章,把档案资源建设提到重要的位置上来.
抓住关键持续发展
档案事业是一项功在当代利在千秋的事业,尤其应该坚持可持续的发展观.而要确保可持续发展,主要应该从如下几个方面入手：
一是坚持科技进步.科技是第一生产力,科技也是当前促进档案工作发展的最重要的手段.在档案管理已经基本走上正轨的情况下,再发展,再进步,应主要依靠科技进步,特别是应加快数字信息技术的开发和应用,逐步实现档案管理的信息化、数字化和网络化,提高档案管理水平.
二是重视人才.当今社会,国与国、地区与地区、单位与单位之间的竞争,主要表现为人才的竞争,档案工作也同样如此.受种种因素制约,档案部门人才不足已经是不争的事实,既缺少管理型人才,也缺少科技型人才,有的甚至连操作现代设备的人员都没有,遑论档案工作的现代化.人才的培育是一项复杂工程,不是一朝一夕可以完成的,要有战略眼光,既从长计议,又从现实需要出发,大力培育和引进档案事业发展所需的各种人才.
三是加快体制创新.我国档案工作有许多优良传统,我们在保持和发扬这些传统的同时,也不能被传统观念所束缚,尤其是处在改革向纵深发展的时代,许多事物正在重新调整和定位,如果抓住了机遇,勇于创新,就可能占居有利位置,促进事业迅速健康发展.近几年来各地档案部门相继开展的爱国主义教育基地建设、文件（档案管理）中心建设和现行公开文件利用中心建设、公共档案馆建设,以及各地广泛开展的名人档案工作等等,尽管有些还要在实践中进一步检验,但无疑已给档案工作带来新的活力.
四是坚持对外开放.档案工作是一项事业,也是一门专业.各国在档案学理论和档案工作实践中,都创造了一些好的东西,尽管国情不同不可能完全照搬,但相互之间还是有好多值得借鉴之处,譬如荷兰缪勒等人所著《档案整理与编目手册》、英国詹金逊爵士的《档案管理手册》、美国谢伦伯格所著《现代档案－原则与技术》、前苏联的档案学理论和实践、美国建立文件中心的实践、法国的档案开放原则、发达国家人性化管理理念和信息技术的广泛应用等,都对我国档案学和档案工作产生过影响,而且随着经济、社会、科学技术和档案工作自身的发展,各国还会创造出新的理论、方法和经验,充分借鉴国外创造的一些先进的东西,将使我们的工作少走弯路,从而发展得更好、更快.
五是进一步加强基础工作建设.从封闭到开放,从就档案论档案到积极关注现实,怎么写作于现实,这是一个很大的进步,但这绝不是说基础工作建设不重要.基础工作与利用怎么写作是相辅相成的,没有扎实的基础工作,就很难有高水平、高效率的怎么写作.尤其是鉴于档案作用的长久性,今天忽视基础工作建设,有可能对今后相当长时间的档案事业发展产生不良影响.因此,从档案事业可持续发展的要求出发,应始终如一加强档案基础工作建设,保持档案工作发展的后劲.
（作者单位：青岛市档案局２６６０３４）