本站原创[摘 要 ]电算化会计信息系统环境下的内部控制是信息化环境下内部会计控制的一种重要形式,同传统内部控制相比有其自己的特点.本文论述论述了电算化会计信息系统环境下,企业内部会计控制的特点和内容.
[关 键 词 ]会计电算化 内部控制
随着计算机技术的普遍应用,传统的会计核算工作已经绝大部分被电子数据处理系统所代替,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高.但同时我们也应看到,会计电算化使企业的内部会计控制面临许多前所未有的新问题,对企业传统的内部会计控制制度造成了极大的冲击.因此,为了保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性.以使企业实现既定的管理目标,促进企业有序、健康地发展,建立一整套适合会计电算化系统的内部会计控制制度就显得尤为重要.
一、电算化会计信息系统对内部会计控制的影响
1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境
传统的内部会计控制主要针对交易处理,而电算化系统下,由于系统建立和运行的复杂性,内部会计控制的范围相应扩大,包含了传统手工系统所没有的控制.会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如成本预测、销售预测等.因此,内部会计控制的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛,更加复杂.
2.电算化会计系统改变了会计资料的形式
在电算化会计系统中,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化.原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式减少了,有些甚至消失了.原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了.原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上.
3.信息化在财务中的进一步应用带来了许多新问题
电算化系统中内部会计控制与手工会计系统的内部控制相比较,电算化系统中内部会计控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制,是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制.具有人工控制与程序控制相结合的特点.是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制.因此,在进行电算化系统内部会计控制设计时,不应只局限于电算化系统的程序设计,而应该结合相应的管理措施,结合必要的人丁控制来达到预期的控制目的.
二、电算化会计信息系统环境下内部会计控制的主要内容
根据会计数据处理的不同阶段,电算化会计系统的内部会计控制分为事前内部会计控制、事中内部会计控制、事后内部会计控制三个阶段,
(一)事前内部会计控制
事前内部控制更多的是采用人T控制的形式,具体包括：
1.人员培训
在系统开发阶段,就应对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,从而减少系统运行后出错的可能性.这一点非常重要,即使是外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间.因为在系统运行前对有关人员进行的培训,不仅熟练了对系统的操作,还使这些人员了解到系统投入运行后新的内部会计控制情况、电算化会计系统运行后的新的凭证流转程序、电算化会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等.
2.建立组织和管理控制
组织和管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度,通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制,其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的.从而加强和完善对会计电算化系统涉及的各个部门和人员的管理.实际工作中的具体做法：一是建立健全各种规章制度,如会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软、硬件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度等.二是严格按照规定的制度执行.对原有的组织机构进行适当的调整,以适应会计电算化的要求.企业可以在原有的基本会计岗位上,按工作职责增加电算化相关岗位.内部会计控制的关键之点就在于不相容职务的分离,会计电算化系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底.在电算化会计系统中,也要根据业务划分.设立不相容的职务.
3.电算化会计系统运行环境控制
这主要是为保证电算化系统的正常工作条件而实施的控制.实际工作中主要有两方面：一是对于各种硬件和软件,首先保证机房设备安全和正常运行,如对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制.其次要求会计数据和会计软件采取安全保密的措施,如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定等.二是对于在网络上运行的电算化系统,采用防火墙技术来防止不明身份人员进人系统,避免信息传输过程中造成的信息泄露.
(二)事中内部会计控制
电算化事中内部会计控制是在电算化会计信息系统会计数据处理过程中对经济业务的发生、数据输入、运行等进行的控制.这一阶段的控制自动化程度较高,具有较为典型的人和计算机共同作用的特点,是电算化内部会计控制的重点.具体内容包括：
1.经济业务发生控制
业务发生控制又称“程序检查”,在中油财务管理信息系统中主要是采用相应的控制程序,甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务.当经济业务发生时,通过该会计软件的某些程序,对业务数据发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如表示业务发生的有关字符是否符合要求,相关代码是否有效,操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量、等的变动范围等.
2.数据输入控制
计算机输入的数据不准确,处理结果就会出现差错,在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据,一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化,影响整个电算化会计系统的正常运行.因此,企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输人的准确性.
3.数据处理控制
数据处理控制是指对电算化会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制.在中油财务管理信息系统中常用的控制措施有：记帐条件检验,即输入的凭证在记帐前.检查其是否已经经过审核,若尚未审核,则不能记帐,若凭证已记帐,将给予提示,防止重复记帐；防错、纠错控制,即系统具有防止或及时发现在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施；并且,对于所进行的每一次修改,还采用系统自动生成日志文件的办法,对每次修改的操作员、日期、内容等进行序时记录.
(三)事后内部会计控制
事后内部会计控制是对会计电算化信息系统处理的会计信息进行输出、综合分析、评价以及会计档案的建立、保管、使用等所进行的控制.具体内容是：
1.数据输出控制
数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施.电算化会计信息系统输出方式主要有三种：一是屏幕显示,二是存入磁性介质,三是打印输出.对于屏幕显示通过事前的权限限制可以加以控制,这里主要说明储存输出控制和报告打印输出控制.储存输出控制就是将数据存入磁性介质时作必要的检测和控制,以保证输出数据合理有效的控制方式.在我们应用的中油财务管理信息系统中,实施此类控制时,先由具有该种权限的人执行输出操作,并登记操作记录.以达到限制接触输出信息的目的；
2.分析、评价控制
分析、评价控制是电算化会计较之传统会计有优势的一项内容控制措施,它是在会计电算化系统具备了及时、准确、充分的会计信息和报告的基础上,通过计算机内的财务软件根据管理的需要对这些数据进行计算.并经过定量分析后揭示差异,进而评价其优劣.在实践中,主要利用计算机较快地在事前根据历史资料制定标准.事中密切跟踪,适时分析与调节,事后计算并与标准进行比较,进而分析其利弊,为管理层提供准确的财务状况、经营成果信息,使其能够更好地实施财务风险控制与经营管理.
3.会计档案控制
会计档案控制主要是对磁性介质档案的建立、保管、使用、复制、修改等方面的控制.在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会计档案管理的要求也就比较严格,电算化会计系统有关的资料应及时存档,企业应建立起完善的档案制度,加强档案管理.
在电算化条件下,内部会计控制是一项复杂的系统工程,每个企业都应在会计电算化的实践中结合自身特点,勇于探索,逐步建立完善的内部会计控制体系,提高企业管理水平,促进企业发展,充分发挥出会计电算化的作用,帮助企业在激烈的市场竞争中立于不败之地.