本站原创业务流程再造(BPR),突破了传统劳动分工理论的制约,强调以“流程导向”替代“职能导向”,为组织管理提出了全新的思路.会计流程是业务流程的重要组成部分,如何设计记账凭证模板模型,用于识别会计事件并触发记账凭证的自动生成,是会计流程再造中业务事件转换为会计事件的关键,因此,该模型就不可避免地成为会计流程再造中必须高度重视的研究课题.
一、记账凭证生成需求分析
(一)财务会计对记账凭证生成的规范性需求在财务会计中,记账凭证是完成会计确认与会计计量的重要载体.人们使用自然语言描述会计主体发生的经济交易或事项,使用会计语言描述记账凭证.这种会计语言的运用,具体地讲,就是运用复式记账法、编制会计分录、填制记账凭证.因此,从分析经济交易或事项到编制记账凭证的过程,实质上就是自然语言到会计语言的转换过程.在这个语言的“翻译”过程中至少存在着“语法”和“语义”两方面的规范性要求.“语法”规范主要包括会计要素的正确确认和准确计量的要求；而“语义”规范则主要包括会计检测设和会计信息质量特征的遵循.当前国产的大多数财务软件,几乎都是利用IT技术模仿原有会计流程,实现了原有会计流程的自动化.在其凭证处理中,也十分强调系统应具备正确性校验和合法性校验功能.正确性校验是指记账凭证填制过程中必须满足的最基本要求,或者是凭证填制的语法规定.归纳起来大概有以下几方面的要求：凭证第一分录摘 要 不允许为空.如果为空,系统就应该提示“凭证第一条分录无摘 要 ”；记账凭证的日期不允许为空,也不允许在账务当前会计期间之前,而只允许填制当前会计期间及其之后的凭证；相同凭证字的凭证号不允许重号；不允许录入不存在的科目、不允许录入非最低级明细科目；不允许当前操作员录入无权限使用的科目；如果启用了某些业务系统,而且选中了业务由业务系统核算选项,在账务系统的凭证填制中就不允许使用相关的科目.合法性校验是指系统针对输入凭证的合理、合法性检查的简称.或者说是记账凭证填制之后的语义检查.其检查范围及标准有：用户自定义的非法对应科目检查.如当凭证的借方出现固定资产科目时,就不允许在其贷方出现坏账准备科目等；与凭证字有关的会计科目检查,如转账凭证不允许出现或银行存款类科目等.
(二)会计流程再造对记账凭证生成的灵活性需求业务流程再造(BPR)和业务流程改进(Business Process Improvement,BPI)的兴起,一方面是企业营商环境的改变对企业内部运作的效率与效果提出了新的要求；另一方面是IT技术的出现和管理理论的发展给流程再造提供了工具和理论指导；从而导致了BPR的成功.事实上,会计流程也是业务流程的重要组成部分,因而业务流程再造的特征也必然是会计流程再造的特征.综观BPR的特征,有两点非常重要：IT技术的引入和传统流程的变革与集成.会计流程再造,应该借助IT技术,结合业务流程再造,因地制宜地实施传统会计流程的变革与集成.成功的关键是“因地制宜”,也就是要根据企业流程管理的个性特征,灵活地设计新的会计流程,在新的会计流程中,结合财务会计的规范性需要,找出记账凭证生成的充要条件,灵活设计记账凭证生成模板模型.
(三)记账凭证自动生成模板模型的构建所谓的记账凭证生成的充要条件,实际上就是对业务事项发生是否引发会计事件(信息事件)的发生的判断条件.因此,可以使用REA会计的基本概念来构建基于事项驱动的记账凭证自动生成模板模型,以同时满足财务会计记账凭证的规范性需求和流程再造的灵活性需求.
二、销售循环现销过程流程再造比较分析
(一)传统销售循环现销过程描述第一步：销售业务发生时,由销售部门业务人员开具一式四联的销售票据,其中一联作为存根及销售统计,另外三联由客户或业务人员传递到收款处.每日业务终了,业务部门要将日销售统计表传递到财务部门.第二步：收款处出纳人员根据销售票据收取,在票据上加盖“收讫”章后,将其中一联作为统计收入的依据.剩余两联退还给业务人员或销售客户,其中一联用于仓库领取商品,另一联用于最后换取.收款处每日业务终了,需将所收到的缴存银行,并将进账单传递到财务部门.第三步：仓库管理人员根据盖有“收讫”章的销售票据发出商品,并加盖提货专用章,根据销售票据登记库存商品账,每日业务终了,将销售票据汇总后传递到财务部门.第四步：财务部门会计人员根据盖有“收讫”章和已提货章的销售票据开出正式,核对从销售部门传递来的每天销售统计表和从出纳传递来的银行进账单,同时与仓库的发出商品记录核对,并根据有关单据记账.在整个业务处理过程中,第一步反映销售业务的发生,第二步确保货款的收取,第三步确保商品的发出,第四步是会计根据所收到票据和报表执行相应的会计处理,编制主要的会计分录如下：借记“库存”,贷记“主营业务收入”,“应交税金”；借记“主营业务成本”,贷记“库存商品”.
(二)会计流程再造后销售循环现销过程描述在基于IT技术及流程再造技术的条件下,可以充分利用计算机网络技术和数据库管理技术,实现各部门的数据共享与协调控制,从而设计出如下现销流程,如图1所示.与传统现销流程设计比较,图1中“现销单一制单”相当于完成传统流程的第一步；“现销单－收款”相当于完成第二步；“现销单－发货”相当于完成第三步；“现销单－开票”相当于完成第四步；“现收单－制单”和“现收单－收款”相当于完成出纳收款和登记日记账的业务；“现销－制单”和“现销－审核”相当于完成会计开票和登记使用备查簿的业务.至于传统现销流程中由销售票据各联次所完成各类备查簿的登记及相互间的稽核,则通过基于计算机网络技术和数据库共享技术的会计流程再造过程解决.此外,还可以进一步集成从而衍生出自动售货机的现销流程,如图2所示.图2中的“自动售货,_选货收款”则进一步集成图一中的“现销单－制单”和“现销单－收款”流程为一个流程,“自动售货－发货开票”进一步集成图一中的“现销单－发货”和“现销单－开票”流程为一个流程.因而,图2比图1表现出更高的集成度和流程再造效果.此时,分别在图1中选择“现销－审核”流程,在图2中选择“自动售货－发货开票”流程,作为确认会计事件的流程,触发记账凭证自动生成模板模型,完成相关记账凭证的自动生成.流程再造前后填制现销记账凭证的充要条件并没有改变：销售商品已经发出；货款已经收到；已经开出.当三者同时成立时就可以启动有关现销业务两张记账凭证的自动生成.因此,构建统一的基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型,既可以满足财务会计记账凭证的规范性需求,又可以适应流程再造的灵活性需求.
三、模型构建与性能评测分析
(一)记账凭证自动生成模板模型类型记账凭证生成模板模型大致可以归纳为四种.一是根据业务备查簿或业务报表生成记账凭证.从业务备查簿生成记账凭证,是指业务软件根据业务单据登记业务备查簿；当需要生成记账凭证时,再根据已登记的业务备查簿按照预设的记账凭证生成模板自动生成.二是根据通过财务审核的业务单据自动生成记账凭证.从通过财务审核的业务单据自动生成记账凭证,是指业务软件在处理业务单据的过程中设置有财务审核功能,并且在财务审核的同时就可以自动按预设的生成模板自动生成记账凭证并传递至账务系统.因此,采购业务比较适宜于采用此法生成记账凭证.三是根据财务软件提供的自动转账功能自动生成记账凭证.从财务软件提供的自动转账功能自动生成记账凭证,是指财务软件本身提供功能较强的自动转账机制,这类自动转账机制能支持多借多贷的会计分录的生成.借助此类机制就可以完成某些与业务有关的记账凭证的自动生成.四是根据业务软件提供的记账凭证生成功能自动生成记账凭证.从业务软件提供的记账凭证生成功能自动生成记账凭证,是指当生成凭证时除了需要满足财务软件提供的自动转账机制功能外,还需要从业务单据中取得某些单据要素信息时,就需要采用此类方法.
(二)基于事项驱动的通用记账凭证自动生成模板模型的设计虽然上述每一种模型都有其适应的场景,但仍可以对其进行分析与集成,从而设计出一种基于事项驱动的通用记账凭证模板模型.可从四个方面来分析确定该模型的特征.一是事件定义.事件定义是指定义业务单据和会计事项之间的对应关系,即如何选择业务单据的单据范围、业务单据的执行流程以及业务单据的时间跨度,从而确定满足记账凭证自动生成的充要条件的事件特征.业务单据范围选择是指选择记账凭证的附件业务单据种类,可以是单张的业务单据,或单据汇总表.业务单据流程选择是指业务单据必须执行完毕哪些流程后才能作为记账凭证的取数来源.二是定义.分录定义是指借贷方对应科目的选择与确定、发生额取数公式的预设、分录生效条件的预设和分录拆分条件的预设等涉及会计分录的要素确定.借贷方对应科目的选择与确定是确定会计分录的关键,是指在确定会计分录借、贷方科目时,可以根据单据组合要素分别对应不同的会计科目,甚至设置单据要素与账务系统辅助核算项目之间的对应关系.发生额取数公式的预设可以分成金额计算公式、外币计算公式、数量计算公式三类.所谓发生额取数公式的预设是指上述三类公式都可以像报表公式定义一样根据单据要素自由设置.分录生效条件的预设是指单笔分录是否选用的过滤条件,条件为真则生效,条件为检测则屏蔽.分录拆分条件是指当根据单据汇总表生成分录时,是否要将汇总分录按某个单据要素拆分.三是凭证生成充要条件确认.凭证生成充要条件的确认是指凭证生效条件的预设、凭证拆分方式的预设、摘 要 计算公式的预设.凭证生效条件、凭证拆分方式非常类似于分录生效条件和分录拆分方式的预设,只是此处作用于整张凭证而非凭证中的单笔分录.四是稽核控制.记账凭证与业务单据的稽核控制是指已生成记账凭证的业务单据与该记账凭证间存在着互相稽核、互相控制的关系,这种关系主要体现在两个方面：一方面表现为已生成过记账凭证的业务单据不允许再次生成记账凭证；另一方面当对记账凭证实施反审核后就可以重新编辑曾经生成该记账凭证的业务单据并重新生成该记账凭证.这种控制主要是为了保证财务数据与业务数据的一致性和二者之间的同步处理,从而达到财务对业务的监控、业务与财务的互相稽核的目的.
(三)基于事项驱动的记账凭证自动生成模板模型的性能评测一个模型是否合理、正确,或者采用该模型开发的软件是否完备、有效可以从以下四个方面评测.一是及时性.及时性是指业务单据生成记账凭证是否能及时满足会计人员收集财务信息的需要.在传统的财务会计概念框架中,及时性主要指不得提前或延后.提前则有损可靠性,延后则有损相关性.在会计流程重组后,财务、业务的一体化协同管理成为可能,系统追求的目标是财务与业务的实时对接.二是重现性.重现性是指在计算机条件下,对同一批单据反映的业务事件在不同的时间、地点、由不同的会计来启动,只要转账模板没有改变,那么自动生成的记账凭证就应该相同.重现性的另一层含义是指稳定性和延续性.三是稽核性.稽核性是指在业务单据与据其生成的记账凭证间存在相互稽核与控制的关系,主要包括以下情况：若该记账凭证未审核,则无论与之相关的业务单据是否修改,都允许重新生成记账凭证,并自动覆盖原记账凭证；若该记账凭证已审核,则不允许修改与之相关的业务单据,不允许重新生成记账凭证；若该记账凭证已审核,确实要修改与之相关的业务单据,则必须首先取消该记账凭证的审核,才允许修改与之相关的业务单据和重新生成记账凭证.四是完整性.完整性是指该模型应尽量提供与业务单据相关的记账凭证的自动生成,能全面地、系统地满足全体业务事件对应会计事项的记账凭证的生成需求.