本站原创内部控制制度是现代企业管理的一个重要组成部分,是企业内部各种形式的管理控制的总称.设计内部控制模型的步骤,主要是确定控制目标,整合控制流程,鉴别控制环节,确定控制措施,最终以内部控制流程图或内部控制调查表的形式加以体现.其中,内部控制流程图的绘制步骤如下：
首先,选定流程图符号.流程图符号是流程图的语言,它由一系列几何图形符号组成.目前,还没有全国统一的流程图符号,世界各国的流程图符号也不一致.本着简易、形象和公识的原则,笔者设计了一套流程图符号：
其次,确定流程图主线.流程图通常以控制流程为主线,自始至终绘制,并涉及分支流程走向.
第三,确定流程图重点.流程图应重点反映控制点、关键控制点及其控制措施,并显示各种不相容职务的分离.
第四,编制流程图说明.鉴于在流程图中难以显示各控制点的控制措施,因此要另行编制文字说明表,以配合对流程图的理解.该文字说明表应主要反映各控制点的控制措施以及对应的控制目标.通过该表,可将流程图符号难以表达以及控制流程不便涉及的控制措施,充分、详细地显示出来,从而弥补流程图的固有缺陷
下面以控制系统为例,演示其具体设计.
一、控制目标
根据《管理暂行条例》和有关财务制度,管理主要应实现下列目标：(1)保证收支正确合法.企业应该根据管理的相关规定,对有关收支业务,严格审核其内容,正确计算数额,如数收付,避免错收、错支及违法乱纪行为的发生.(2)保证结算及时适当.企业应该合理安排收支时间,适当选择收支方式,提高资金使用效率,避免提前或逾期付款而占用资金和影响业务的进行.(3)保证存储安全完整.企业应该严格保管,安全放置,超过限额部分的应及时送存银行,防止遭受抢劫、盗窃,以及被贪污、挪用等损失,保证货币资金安全完整.(4)保证核算真实合规.企业应该结合本单位实际情况,按照财务管理制度要求设计收支凭证和核算账表,如实记录收支业务,正确核算收支数额,监督并反映坐支、私分、私存和非法占用等违纪问题,并提供真实、准确的核算信息.
二、控制流程
结合收支和核算程序,将其控制流程整合为：(1)授予权限.企业管理部门或业务部门规定或指派业务人员有关结算的经济业务,对于大宗或特殊收支业务,主管部门负责人应作专门批示.(2)制取凭证.发生收支业务时,必须填制或取得原始凭证作为收付的书面证明.如企业间银行提取,要签发支票,以支票存根作为提取的书面证明；收进职工的上交款,要以开出的收款收据副联作为收款的证明；支出采购费用或收入销售货款,要以正联或副联作为收付款项的证明.(3)签审凭证.业务经办人员应在收支原始凭证上签字,必要时应填清业务内容、用途,部门负责人应审核签章.例如,企业向银行提取,要由出纳员在支票上注明款项用途并签章,财会部门负责人审核后加盖财务专用章；支付采购货款,要由采购员签字,采购部门负责人审签等.(4)审核凭证.会计部门收到有关收支业务原始凭证后,由会计主管人员或指定的分管会计负责进行审核.对于不符合规定的凭证,可拒不受理或责成经办人员补办手续.(5)编制凭证.分管会计根据审核合规的原始凭证,填制收款凭证或付款凭证,签章后通知收支事项.(6)收付.出纳人员复核收付记账凭证及原始凭证,按凭证所列金额收付,并在凭证上加盖“收讫”、“付讫”戳记.(7)复核凭证.稽核人员或指定人员审查收款凭证及付款凭证.审查合格后,签章传递.(8)登记日记账.出纳人员根据经过复核的收付记账凭证,登记日记账.(9)登记明细账.分管会计人员根据审签合格的收付记账凭证,登记相关明细账.(10)登记总账.总账会计编制总账记账凭证,经复核后登记总分类账科目.(11)盘点.出纳人员每日营业结束后,结算出日记账的收支和结余额,清点库存实有数并相互核对.(12)送存银行.对于超过库存限额的,由出纳员登记送存簿后,及时送存银行,并收取送存回单.(13)核对账簿.月末由稽核员或其他非记账人员核对日记账和有关明细账及总账,如发生账务误差,报经批准后予以处理.(14)清查库存.定期或不定期地由清查小组盘点库存,并同日记账余额进行核对.根据清查结果编制盘点报告单,填列账存与实存的符合情况.
三、控制点及其控制措施
在上述控制流程中,主要应设置下列控制点及其控制措施：(1)审批.业务经办人员收支业务,须得到一般授权或特殊授权.经办人员须在反映经济业务的原始凭证上签章；经办部门负责人审核原始凭证,并签字盖章.审查原始凭证可以保证收支业务按照授权进行,增强经办人员和负责人员的责任感,保证收付的真实性和合法性,避免乱收乱支、检测收检测支及舞弊等现象的产生.(2)审核.会计主管人员或其指定人员审查收支原始凭证.主要审核原始凭证反映的收支业务是否真实合法,原始凭证的填制是否符合规定要求.审核无误后,签章批准方可填制收付记账凭证.审核原始凭证可以保证收付凭证真实合法,提供正确的收付的核算依据,保证出纳人员收付正确、合法.(3)收付.出纳员复核收付记账凭证及所附原始凭证,按照凭证所列数额收付,并在凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记及私章.为了加强收付控制,必须建立严格的出纳责任制,对不相容职务进行分离,即出纳员必须根据经过审签的记账凭证收支,而不能直接根据原始凭证结算；出纳员不能编制收付记账凭证,不能兼管收入、费用、债权、债务账簿的登记工作及稽核工作和会计档案保管工作；支票、印鉴不能全部由出纳人员保管；非出纳人员不能管理工作等.加强收付控制是保证实物安全完整的主要环节,对于明确收付责任,防止贪污、挪用、私存,以及重付、漏收等都具有重要作用.(4)复核.稽核员审核收付记账凭证及所附原始凭证,并签字盖章.复核记账凭证可以保证收支业务的正确性和会计核算的真实性,防止记账失实和及时纠正收付错误.(5)记账.出纳员根据收付记账凭证登记日记账；分管会计人员根据收付记账凭证登记对应科目相关明细账；总账会计登记总分类账 分工登记账簿可以保证收支业务有据可查,并保证各账之间相互制约,及时提供准确的核算会计信息.(6)核对.稽核员或其他非记账人员核对日记账和有关明细账、总分类账,如有误差经报批准后予以处理,稽核人员签字盖章.核对记录可以保证账账相符,核算信息正确和实物安全完整.(7)清点.出纳人员每日清点库存,并与日记账余额进行核对,发现短缺或溢余,应及时查明原因,报经审批后予以处理.每天清点能够防止丢失和收支、记账发生差错,经常保持账实相符.(8)清查.由财务部门主管、审计人员和稽核人员组成清查小组,定期或不定期地清查库存,核对日记账.清查时,需有出纳人员在场,核对账实并根据清查结果编制盘点报告单,填制账存与实存的符合情况,如有误差须报经批准后予以调整处理.清查有利于加强对出纳工作的监督,防止贪污盗窃和挪用等非法问题的发生.
在内部控制系统各控制点中,“审批”、“核对”和“清查”最为重要.由业务部门进行的原始凭证审批,可以保证经济业务的真实性、合理性和合法性,这是控制的第一关；由财会部门进行的账账核对,可以保证收付和会计核算的正确性,这是及时发收付和账务记录错误的主要环节,对于保证会计、出纳人员工作质量具有重要作用；由清查小组进行的库存清查,可以保护安全完整,这是保护实物安全的最后一环.因此,这些环节都是控制系统中的关键控制点.
四、业务控制系统流程图
按照控制流程以及该系统需要设置的控制点和控制措施,可将业务控制模式以流程图的形式,设计为以下的“控制系统流程图”及其控制点说明：
当然,上述内部控制模式只是比较概括的一般演示模式,并不是通用模式,在实际工作中可以借鉴其思路,而不能照搬该系统.各单位必须根据各自实际情况加以具体调整和修订,甚至重新设计.
(编辑 李泽国)