科研单位内部控制制度建设

近年来,国家加大了对科研事业的财政资金投入和政策支持力度,随着国家科技强国战略的实施,科技体制改革的深入发展,科研单位结合自身的具体情况,加强科研单位内部控制制度建设,显得越来越重要.

科研单位内部控制制度是指科研单位为了保证科研业务活动的有效进行,确保资产的安全完整和有效运用,会计资料的真实、合法,防止舞弊行为发生,实现经营目标和效益而制定和实施的贯穿于科研单位经营活动的各个方面的一系列组织措施,是由单位管理层及全体员工共同实施的、为实现科研单位控制目标的过程.

目前,我国相当一部分科研单位未建立内控制度或内控制度不健全,没有覆盖所有的部门和人员,没有渗透到单位各个领域和各个操作环节,对内部控制的意识都不够强,不少单位负责人还不知道什么是内部控制,员工了解单位内部控制就更少了.有的科研单位有令不行、有禁不止,应付外部审计,管理者权力失去制约,把应由集体决定的权力独揽一身,管理层风险意识差,对单位面临的各种内部和外部风险认识不足、重视不够,缺乏有效的风险管理机制,对各种国家政策及财经法规的执行不到位,日常工作中业务控制程序能否有效防范风险重视足够,使科研单位在生存发展过程中,面临经营、财务、法律等各方面的风险.

因此,当前要加强科研单位内部控制制度建设.要认清科研单位自身是内部控制制度的起点和要点,因为内部控制制度具有很强的特色,不同单位之间的内控制度差别很大,没有一套标准内控制度完全适合所有科研单位.因此科研单位必须认真分析自身的特点从而制定出适合本单位的内控制度.

1.促进遵循国家法律法规

守法是科研单位发展的基石,逾越法律的发展最终将付出沉重的代价.科研单位内部控制要求科研单位必须将发展置于国家法律法规允许的基本框架之内,在守法的基础上实现单位的发展.

2.促进维护资产的安全

科研单位的资产,绝大部分是国有资产,是科研单位发展的物质基础.良好的内部控制,应当为保护科研单位国有资产的安全,提供制度上的保障.

3.促进提高信息报告质量

可靠及时的信息报告质量能够为科研单位提供准确而完整的信息,支持科研单位管理决策,有利于上级管理部门对科研单位的了解和监督.

4.促进提高管理的效率和效果

通过建立健全有效的内部控制,可以不断提高科研单位的管理效率和效果.

5.促进实现发展战略

通过建立健全有效的内部控制,可以把单位近期利益和长远利益结合起来,有利于提升科研单位可持续发展的能力,实现科研单位的发展战略.

在将内控制度目标分解之后,制度的制定就必须围绕这些目标进行.为了保障制度能够有效运行,制度要与本单位组织机构相匹配.内控的的最高境界是将内控与单位组织机构整合为一体,是组织、机构、流程、环节本身就是内部控制的有机组成部分.

科研单位目前迫切需要从以下方面做好内部控制工作.

一、内部环境

内部环境规定单位的纪律与组织架构,影响目标的制定,塑造单位文化并影响职工控制意识,是实现内部控制的基础.

(1)建立良好的单位治理机构和运行体制.根据不相容职务相互分离的原则,使得每一项业务的完成,要有由两个或两个以上的部门或人员在相互联系、相互制约的基础上完成.

(2)健全和加强内审机构,内部审计不仅仅是对单位内部各成员进行监督、评价,还应对单位内部控制系统设计的适应程度和有效性进行检查、评价和建议,对单位各成员在履行职责过程进行评价和建议,对单位的风险管理进行评价和建议.

(3)加强宣传培训,努力提高认识,加强企业文化建设,培养积极向上的价值观和社会责任感,倡导诚实守信,敬业爱岗.开拓创新和团队协作精神,树立现代管理理念,强化风险意识和法制观念.要真正把内部控制制度的核心理念和精神实质吃透并运用到内部控制实务中去,还需要加强理念宣传,提高单位各成员对其认识.内部控制是全体员工的共同使命和责任,是单位管理层和每一位员工的自觉行动.

(4)科研机构应当根据人力资源总体规划,结合科研的实际需要制定年度人力资源需求计划,完善人力资源引进制度,规范工作流程,按照计划,制度和程序组织人力资源引进工作.遵循德才兼备和公开,公平,的公正原则,通过公开招聘,竞争上岗等多种方式,选聘优秀人才.科研单位应当依法与选聘人员签订劳动合同,建立劳动关系.对于在产品,技术,市场,管理等方面掌握或涉及关键技术,知识产权,商业秘密或国家秘密的工作岗位,应当与该岗位员工签订有关岗位保密协议,明确保密义务.

二、风险评估

科研单位风险评估是科研单位及时识别,科学分析科研活动中与实现控制目标相关的风险.科学研究是高风险的领域,投入产出很难成比例,所以要采取定性和定量的相结合的方法,按照风险发生的可能性及影响程度等,对识别的风险进行分析和排序,确定关注重点和优先控制的风险.在分析了相关的可能性和影响程度以后,结合风险承受,采取风险规避,风险降低,分析分担风险承受等风险的方法应对风险.

三、控制活动

科研单位要实行不相容职务分离控制,建立授权审批体系.对重大的业务和事项,实行集体决策审批制度,任何个人不得单独进行决策或擅自改变集体决策.会计核算工作必须遵循《会计法》及科研单位财务制度等相关财经法规,从而成为强有力的内部控制手段.要发挥会计系统的控制作用,必须强化会计基础工作,包括依法设立会计机构,配备会计从业人员,建立会计工作岗位责任制,对会计人员进行合理的分工,使之相互监督和制约,按规定取得和填制会计凭证,合理设计账户,登记会计帐簿,进行复式记帐,实施定期的对账、盘点与复核等程序.良好的会计系统工作是事业单位内部控制工作的重要保证.会计系统的最终结果是要保证会计信息真实完整.为此,在会计核算过程中,要针对每一项经济业务设计并使用适当的凭证和记录.为保证固定资产、对外投资等真实完整及账实相符,应建立资产接触与记录使用的授权,并形成资产和记录的保管制,独立稽核,例行的复核与自动的查对,制定和执行恰当的会计方法和程序,工作轮换,独立检查,包括外部和内部审计等.科研单位在处理财务的过程中,要严格按照内部控制程序,以防范各类财务风险的发生,保证会计信息的真实可靠.

四、信息与沟通

科研单位内部控制离不开信息的支持.确保信息在科研单位内部有效进行沟通,是实施内部控制的重要条件.科研单位日常科研经营需要收集各种内部和外部信息,通过财务会计资料获取的各种信息,都要通过建立信息沟通机制在科研单位各管理层次,业务环节进行传递,重要的信息要及时传递给管理层.

五、内部监督

内部监督是科研单位对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,对于发现的内部控制缺陷,及时加以改进,是实施内部控制的重要保证.内部控制监督分为日常监督和专项监督.从具体事务分,还可以分为事前、事中、事后监督.将内部监督与会计管理、预算管理、财务管理、成本管理、国有资产管理等业务结合起来,寓监督于管理之中,切实保证内部控制有序地进行,提高内部监督的有效性.

在科研单位内部控制制度建立与实施过程中,我们应当遵循以下原则.

1.全面性原则

内部控制应当贯穿决策,执行与监督的全过程,覆盖科研单位的各种业务和事项,实现全过程,全员性控制,不存在内部控制的空白点.

2.重要性原则

科研单位内部控制应当在兼顾全面的基础上,关注重要业务事项和高风险领域,并采取更为严格的控制措施,确保不存在重大缺陷.

3.制衡性原则

科研单位内部控制应当在机构设置,权责分配,业务流程等方面形成相互制约,相互监督的机制,同时兼顾运营效率,履行内部控制监督职能的机构或人员具有良好的独立性.

4.适应性原则

科研单位内部控制应当与科研单位的规模,业务范围相适应,并随着情况的变化而调整.

5.成本效益原则

科研单位内部控制应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制.

在科研单位实施内部控制的过程中,科研单位的管理层,职能部门,财务部门,内审部门,和全体员工都要承担相应的职责并发挥积极作用.其中管理层在内部控制中发挥关键的作用.

综上所述,科研单位内部控制制度的建立和健全,不仅可以提高经营管理水平,完成科研任务,同时科研单位员工的思维习惯、价值观念、企业文化也将得到提升.同时,内部控制制度从实施到完善不可能一蹴而就、一步到位,只有不断发现问题、解决问题,加强各部门之间的沟通和协作,优化科研单位全系统流程,不断完善内部控制体系,才能不断提高科研单位的管理水平.

(责任编辑:韩梅)