高校会计电算化下的内部控制

【摘 要 】会计电算化给高校内部控制带来了一系列的问题.本文针对这些问题,就如何完善高校会计电算化内部控制的措施进行了简单的探讨.

【关 键 词 】会计电算化；内部控制

高校内部会计控制是高校为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序.其基本作用是：规范高校会计行为,保证会计资料真实、完整；堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护高校资产安全、完整；确保国家有关法律、法规和内部规章制度的贯彻执行.高校中严格、规范的会计内部控制制度能在很大程度上监督和约束高校会计行为,防止错误和舞弊行为,保证各种信息的真实性和可靠性.从而保护高校资产的安全、完整,确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行.它是及时制止和发现高校经济犯罪和腐败的最有力的管理工具.

会计电算化内部控制是内部会计控制的特殊形式,也是内部会计控制的深层次发展.会计电算化内部控制是指采取各种必要的措施,发现、纠正系统所发生的错误、舞弊和故障,使系统能正常运行,是提供及时可靠信息的保障.随着电子信息技术日益普及,高校建立了电算化会计系统后,会计核算和财务管理环境发生了很大的变化：一方面,由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意和计算失误造成的差错；另一方面,会计电算化的实施,也为高校的内部控制带来了许多前所未有的新问题,相应的内部控制措施不配套、不完善的状况,造成内部控制的监督制约机制的失效,职务违规现象时有发生,严重影响了教育资金的使用效益,对高校内部控制制度造成了极大的冲击.

一、当前高校会计电算化下的内部控制存在的问题

1.相关人员的知识结构不合理,会计电算化人员素质有待提高

一方面电算化会计不仅要求从业人员掌握一定的会计专业知识,还要掌握相关的计算机、财务软件的操作方法以及相关设备的保养和维护知识.有些高校会计人员虽然在会计业务方面经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,在计算机面前表现得束手无策,不能将丰富的专业知识在计算机中进行转化.另一方面由于计算机软件开发及维护人员对会计知识掌握不够,软件设计不能满足会计系统内部控制的需求,导致了计算机技术不断升级,而会计内部控制功能却徘徊不前的尴尬局面.

2.会计电算化软件安全控制功能不完善

在手工会计系统中,会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意识错误.而在实行会计电算化系统后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误.现实中,高校财务工作人员的职责分工仍与手工模式下相同,只是增加了系统维护人员岗位,没有制定新的岗位责任制度.虽然通过设定的方式实现了操作权限控制,但由于职责不明确,从而使越权操作成为可能.由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加之数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁学校重要的数据.因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大.

3.高校会计电算化档案管理存在的问题

一方面,目前大部分高校虽然已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等.另一方面,会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识.目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进,对档案的管理不够重视,有的高校甚至让非专业人员管理档案.个别高校的档案室多采用打开柜门,让财务人员自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,这样做既不符合会计档案管理的要求,也不符合会计电算化内部控制的要求.

4.高校会计电算化的内部审计监督不到位

内部审计是内部控制的重要措施.内部审计人员应对会计电算化系统的管理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使财务部门加强对会计电算化系统的管理和控制.但是,高校对于会计电算化系统缺乏有效的内部审计监督制度；高校的内部审计人员有些专业素质不足,不熟悉会计电算化系统的特点和风险,不了解会计电算化系统应有的内部控制,更不熟悉如何对会计电算化系统进行审计,还是沿用手工会计系统的方法进行内部审计,从而导致会计电算化系统未能得到有效的内部审计监督.

二、完善高校会计电算化内部控制的措施

完善高校会计电算化内部控制的基本思路为：坚持明确分工、相互独立、相互牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与机器相结合的控制机制,使高校会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中.

1.在人员培训上要有新形式,提高高校会计电算化人员素质水平

在会计电算化条件下,会计机构由财务人员和计算机人员共同组成,改变了原来单一的组成形式.因此,在人员的培训上必须对这两方面的人员进行双向培训.即对会计人员在原有会计专业知识培训的基础上增加计算机相关知识的培训,这样才能更好地进行会计电算化的操作和控制；同时,对会计电算化软件的开发人员和计算机的维护人员进行必要的会计知识培训,这样才会使电算化软件的开发和编制更贴近会计核算工作的实际,更好地发挥高校会计系统内部控制的功能.电算化会计信息系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高使用人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性.培训不仅仅是系统的操作培训,还应让其了解系统投入运行后新的内部控制制度、电算化会计信息系统运行后的新的凭证流转程序、电算化会计信息提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等,不断提高会计人员的素质.

2.不断完善高校会计电算化的安全控制功能

包括计算机系统内及磁盘内会计信息的安全保护；网络系统的安全控制；计算机操作员、系统管理员、系统维护员的岗位控制；数据备份控制、凭证修改与删除权限控制,反记账与反结账权限控制,计算机接触控制等.只有控制措施得当,才能不断提高高校会计电算化的安全控制功能.

3.建立和健全高校会计电算化档案管理制度

一是建立和健全高校会计电算化档案归档制度.高校会计电算化工作开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应作为会计档案保管.会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并备份.二是建立和健全高校会计电算化档案的保管制度.选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放.做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作.按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片.三是高校要建立和健全严格的电算化档案借阅制度.查阅会计档案,要严格借阅手续.四是高校应建立会计电算化档案的定期备份制度.会计电算化档案管理人员应定期将会计数据备份到磁性介质,并定期检查、复制,以防止会计信息损坏.

4.建立和健全高校会计电算化的内部审计制度

内部审计既是高校内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求.高校会计电算化下的内部审计必须包括以下几个方面：（1）对会计资料定期进行审计,检查会计电算化下账务处理是否正确,是否遵守《会计法》及《高校会计制度》等有关法律、法规的规定；（2）审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行仔细审查,防止存在漏洞和舞弊行为.