运用ERP系统加强企业财务管理与控制

[摘 要]财务管理是企业管理的核心,财务控制是财务管理的手段,加强企业管理必须加强财务管理和控制.ERP(企业资源计划)系统融合先进的企业管理理念,利用先进的网络信息技术,将企业的物流、资金流、信息流统一在一个平台上,对企业所拥有的人力、资金、材料、设备、信息、时间等各项资源进行综合平衡和充分考虑,科学有效地管理企业各项业务,为企业经营决策提供及时、准确的信息.本文主要探讨运用ERP系统来加强企业财务的管理与控制.

[关 键 词 ] ERP 财务管理 控制

一、 ERP系统财务管理的特点

1. 高度集成

实施ERP后,企业的财务会计与管理会计的相关信息实时集成,能够有效地帮助企业完成成本分析、获利能力分析等工作,实现了财务会计与管理会计的有机结合.企业运营以业务流程为导向,采购、销售、库存、生产、设备等业务信息与财务信息无缝集成,相关财务凭证自动生成,实现了企业物流、资金流、信息流的有效整合.

2. 实时动态

实施ERP后,企业财务管理实现了财务与业务的协同作业,即业务发生与数据处理、财务记账同步进行,财务数据随时更新,每个相关人员都可以随时获得实时动态的数据,掌握即时的业务信息,确保了财务数据的及时、准确.

3. 控制职能和决策支持能力增强

财务与业务的实时集成使财务能够随时获取完整的业务信息,并可以追溯到数据的业务根源,帮助企业财务及时发现并解决问题,实现财务对企业生产经营过程的实时监控.另外,财务凭证的自动生成使广大会计人员从繁杂重复的日常事务中解放出来,将工作重点转移到参与预测、经营分析、决策支持等方面,使财务工作向更高层次发展.

二、运用ERP系统加强企业财务管理和控制

1. 实现财务业务一体化记账

实施ERP后,企业相关业务及财务统一在ERP管理平台上运作,发生的原始单据、派生自制单据由各业务经办人一次录入,财务会计对各个业务单据进行审核,然后自动生成会计凭证.这样,实现了业务数据和财务数据同步管理,使财务数据入口底层化、唯一化和合理化,解决了业务单据的流转总是滞后于业务工作流程流转的问题,保证了财务数据入账的准确性和及时性,保证了财务计划、预测、决策、分析的正确性,加强了财务对企业的内部控制管理能力.

2. 加强企业存货的管理和控制

存货管理的关键点是出入库管理和存货核对管理.如图2所示,企业财务会计凭证是根据业务经办人在系统内登录的原始凭证数据自动生成的,业务经办人必须正常履行出入库手续,在系统内生成出入库手续和数据,当原始凭证的手续和数据齐全后,财务才会记账和付款.因此,在ERP环境下,物流、信息流和资金流是同时进行的,财务可以及时掌握库存情况,加强对出入库的管控效力.

3. 加强企业资金的管理和控制

资金管理是指对企业资金的使用、支配、监控等管理,只有管好用好资金才能实现企业的正常运营,才能实现财务对业务的适时管理.企业实施ERP后,实现了企业内外部资源的协同运作以及物流、资金流、信息流的一体化管理,财务管理已不再是一个单纯的价值管理系统,企业集团能够及时掌握资金的结余、流入、流出、使用等情况,帮助企业提高对资金的使用效率.

4. 加强企业对成本费用的分析和控制

加强企业成本控制的关键点是成本费用指标的确定、成本费用指标的分解、成本费用差异的确定和分析.日常运营费用的管理与控制是中国石油企业内部控制的一项重要内容.实施ERP后,企业实现了按部门核算费用和按专项核算费用的平行管控,并通过预算控制功能实现了企业对费用的自动管控.同时,ERP帮助企业从多维度进行费用分析,为企业内部决策的科学性提供了依据.

实施ERP后,通过物料主数据、物料清单(BOM)、采购信息记录等业务信息与财务的集成,在业务发生的同时,财务能够自动计算采购、生产及销售成本并生成会计凭证.这使得所有与成本相关的数据在一次输入后直接进入系统的中心数据库,各级成本控制主体可以按责任中心、业务流程、产品或客户等及时进行成本的多维分析和业绩评价,极大地提高了成本控制的时效性.

另外,ERP帮助中国石油企业以价值链为核算对象,以价值链的结点为依据划分成本责任单元,对它们的价值增值和耗费进行计量、确认和考核,促使各责任单元在最低耗费的基础上实现价值增值.

5. 加强企业利润的管理和控制

ERP系统把财务会计与管理会计视为一个整体,能够从不同的层面反映企业的利润情况.实施ERP后,中国石油企业可以通过利润中心会计收集和分析获利单元的收入、成本和费用等信息,以确定每一业务领域的获利能力和投资收益.

同时,ERP系统通过获利能力分析子模块能够帮助中国石油企业完成任意的、随机的分析,可以从多角度多维度分析企业的获利能力,例如:哪些是最大和增长最快的客户,各责任单位完成目标利润的情况,各品号油品或油品大类的获利能力如何,哪个地区的销售量和销售利润最大等等.通过分析达到财务对市场的预测管理、对承包利润的管理、对费用控制的管理等,从而真正加强企业财务管理和控制的能力.

综上所述,实施ERP后,系统将企业的业务经营和财务管理纳入系统化的链式管理,这种管理在提高会计信息质量,加强企业对存货、资金、成本、利润的管理与控制等方面发挥了积极作用.但是ERP毕竟只是一种技术和工具,要想更加充分地发挥其对企业财务管理和控制的优势,还需要不断深入地联系企业实际,持续改进,将管理思想和信息技术完善地结合在一起.