基层央行会计档案管理存在的问题和

【摘 要 】近年来,随着基层人民银行会计工作整体水平的不断提高,会计档案管理工作得到了明显加强,档案的查证、依据和史料作用发挥更加突出.但是,当前基层人民银行会计档案管理中仍存在资源消耗大、归档不及时、磁介质失效等问题,亟待进一步规范和解决.本文通过对当前基层央行会计档案管理工作的实际情况进行分析,针对会计档案的形成、管理、运用等方面存在的问题,提出改进建议.【关 键 词 】基层央行 会计档案管理 对策建议会计档案作为央行会计信息的保存载体,是记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料,其凭证依据性很强,不仅是经济金融决策的重要依据,而且对保护央行财产、执行央行财经纪律起到监督作用.因其具有较强的专业性、广泛性和严密性,因此,对其加强管理非常必要.然而,在长期以来的会计工作实践中,基层央行往往只注重日常的会计核算工作,对会计档案管理这一会计管理的最后环节,往往容易被忽视,形成会计管理工作的一个薄弱环节,直接影响了会计管理工作的质量和水平.且随着央行会计（营业）、国库、货币金银等部门核算业务的不断系统化、集中化、电子化发展,目前央行会计档案管理已不能适应新形势发展的需要,实际操作中暴露出诸多问题,亟待进一步规范和解决.一、当前基层央行会计档案管理现状由于人民银行会计核算业务分散,按会计资料形成部门,人民银行会计档案包括营业会计档案、国库会计档案、发行会计档案、经费会计档案、基建会计档案等.受当地经济、单位环境、设备配置、人员素质等因素影响,目前,基层央行会计档案管理具有多元化、动态化的模式特征.主要分为以下几种管理模式：（一）会计档案集中统一管理即建立中心支行综合档案室,由中心支行档案管理部门对本单位所有档案（含会计档案）实行集中统一管理.央行会计集中核算系统产生的所有会计资料（包括中心支行核算中心、专柜和县支行网点柜产生的资料）和中心支行国库部门的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,由事后监督中心负责定期装订、归档,并日常会计档案查询和保管,期满后于中心支行综合档案管理部门移交等事宜.（二）会计档案分级管理即在央行系统内对会计档案实行分级管理,即中心支行、县级支行会计核算资料经中心支行事后监督中心监督后,形成的会计档案仍返归各级行档案部门自行保管,由其负责归档、查询等后续管理工作.（三）会计档案分散管理即由各级行的会计、国库、营业、发行等部门对自身业务核算形成的会计档案自行进行管理.目前基层央行会计档案管理多为适当集中的分级管理模式.即营业会计档案、中心支行国库会计档案集中到中心支行事后监督中心,由其保管或定期移交中心支行综合档案室.发行会计档案及县级国库会计档案经事后监督中心监督完毕后,返还至货币金银部门或县支行,由其自行保管,而经费会计档案和基建会计档案则由负责核算部门保管.二、会计档案管理工作中存在的问题（一）档案管理意识淡薄各业务部门只重视业务不出问题,忽略了会计业务在会计档案形成过程中的各个环节.在实际工作中,会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是对会计档案规范化管理知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训和学习,造成会计档案管理质量不高,达不到规范化管理要求.（二）会计档案管理制度不健全《中国人民银行会计档案管理规定》只是一个指导性的管理规定,不少基层行没有制定实施细则,没有制定较为完善的会计立卷、归档、保管等制度,对会计档案的归档范围、归档时间、整理标准、移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定,也没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中.（三）会计档案归档不及时部分重要业务科室的会计档案没有及时整理、装订、归档,而是放置在各职能科室.客观上讲,会计档案放置在职能科室方便查阅利用,而归入档案室保管会给调阅利用造成一些不便.但会计档案不及时归档,一方面不符合会计档案法规定要求,另一方面,由于缺乏专业保管条件和专职保管人员,容易出现会计档案遗漏和丢失的现象.（四）管理分散,安全隐患较大有的行虽然建立了统一的档案保管库,但没有实行真正意义上的集中统一管理,而是在档案保管库指定各部门摆放会计档案的位置,会计档案仍由各部门指定人员保管.由于各部门会计档案保管员同时拥有单位统一档案保管库的钥匙,进出档案保管库不受任何限制,管理不严谨,很容易使会计档案存在遗失风险；有的行会计档案由各部门自行保管,由于没有单独的档案库房和充足的档案柜存放,办公室哪里有铁皮柜就往哪里放,随意性很强,加之相关人员频繁往来,环境嘈杂,十分不利于档案的安全保管.（五）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档《中国人民银行会计档案管理规定》规定：会计档案可采用纸、磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存,磁盘保存的会计档案应半年检查并复制一次,磁带保管的会计档案应一年检查并复制一次,光盘、缩微胶片保存的档案每两年检查并复制一次.然而,在实际工作中,基层行形成的大量磁介质会计档案基本上由业务经办人员保管,有的机构未配备防磁柜,而将磁介质档案随意放置在普通档案柜中,更不用说及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理,存在所备份数据无法恢复业务的可能性.有的未按规定期限保管磁介质档案,不符合“统一会计档案以不同介质保存时,保管期限应该一致”的管理要求.（六）监督检查不到位,不规范操作得不到纠正在会计工作检查中,检查单位或部门往往只注重会计业务规范的检查,对会计档案的检查仅限于档案登记簿的登记保管和档案的装订整理等,对于档案归类的正确性、入档的及时性和全面性以及安全性等检查较少,使会计档案处于“失控”状态.三、加强会计档案管理的措施与建议（一）制订完善会计档案管理制度,确保档案规范化管理根据现行的《中国人民银行会计档案管理规定》,制定《会计档案归档整理实施细则》,统一指导会计（营业）、国库、货币金银业务会计资料的收集、整理和归档,统一央行会计档案的归档类别、编号方法、保管期限等.同时,整合现有各部门会计档案管理制度,使各基层行之间、同一基层行各业务部门之间的会计（营业）、国库、货币金银会计档案归档类别、编号方法及同类会计档案保管期限达到一致,进一步规范会计档案管理.（二）实行会计档案集中统一管理,防范安全隐患把各部门的会计档案集中移交到档案保管库,由本行综合档案管理部门统一管理,既可以减少会计档案在部门人员中经常移交的烦琐手续,又可以使档案部门严密保管好会计档案,做到“防火”、“防虫”、“防鼠”、“防尘”等“十防”,这样一来,既便于档案的库房管理,又确保了档案的安全完整.（三）加强会计人员岗位培训,提高会计档案案卷质量会计人员是会计档案整理的第一责任人,会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案质量的高低.因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训纳入会计人员上岗前的培训.同时,档案管理部门和业务部门要联合起来,组织会计人员学习有关档案管理制度,聘请专家为会计人员授课,使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性,并熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作.（四）加大对会计档案的检查力度,堵塞管理中存在的薄弱环节在各项会计业务检查中,要将会计档案的规范化管理纳入检查范围,加大对会计工作的整体性和连续性的检查和监督.同时,应把会计档案管理工作纳入单位年度考核之中,与其他工作一样定奖惩.