本站原创摘 要 ：差旅费审核过程中,财务人员常常关注的是票据的合法性合规性问题,而常常忽略票据的真实性和充分性,本文就从此入手分析凭证审查及职业判断问题.
关 键 词 ：差旅费 凭证审查 职业判断
一、事实如何表现在凭据之上
会计工作要求“入有凭,出有据”,是以书面凭证为依据,以相应法律法规规章为标准来进行工作的.所以以会计凭证特别是原始凭证为基础的相关材料成为了重要凭据.但是事实需要通过此类凭据进行表现,但是实际上并非如此简单.由于现代社会发展,已经不同于以往的出行方式,公共交通之外,租赁车辆、搭顺路车、免过路费等等情况的出现,使得相关凭证的表现形式出现了不仅仅以车票、飞机票等形式,而是有其他、过路费的形式,甚至搭顺路车就没有任何票据形式,还比如住宿问题,由于各种情况也比较复杂,例如进修人员本身在当地有宿舍无需另住宾馆,还有对方单位接待包住宿等等情况,因而不易取得相关凭证.但是如果在实务当中,严格执行制度所规定的凭证要求将无法适应纷繁复杂的经济业务内容,反而没能充分发挥经济效益,相反加大了内部报销损耗,容易降低教职工工作积极性.
会计工作既需要通过内控来保证经济安全性,也要通过制度执行来实现经济效率性,如何平衡安全性和效率性是主要工作内容.
从当前制度的出发点主要是为了保证经济业务的真实性,其次是为了保障经济业务的效率性.对于经济业务的真实性过多的表现在之上,也是为了避免查重行为的出现,但是实际上现实工作已经不能完全只依靠来鉴别经济业务的真实性,比如索取他人票据,甚至购写来报销.行政管理用经费情况比较好,科研经费中“非真实业务”的“”的情况屡见不鲜.
因而迷信于所谓、拘泥于制度上规定的简单做法是不可取的,必须要建立新的审核思维和方法来鉴别真实性和合法性问题.
原始凭证根据来源不同可以分为外来凭证和自制凭证,在过去比较侧重于外来凭证,一般认为自制凭证的证明力比较弱,一般在实务中不太采用.但是由于现代社会信息大交流量和制检测的低成本使得外来凭证的证明力也在不断下降,特别是差旅费当中的车票及住等,查重成本之低、可验证性之差是在原始凭证是典型的.因而差旅费报销审核中此类原始凭证的可靠性、真实性并不高,证明力比较低.
因而在差旅费报销中不仅仅注意差旅费相关的审核,更需要注重程序审核及自制原始凭证的取得.在新制度中加入了出差事前审批制度,制作出差审批单,在事前加强控制,同时对特殊情况,比如租赁车辆、搭车等情况经过部门或相应当事人证明制作相关材料进行审批.
二、 凭证如何进行职业判断
会计人员需要从两个方面审查相关票据：证据能力和证明力.会计凭证的证据能力是指会计凭证符合相关法律法规的基本规定与要求,具备成为会计凭证的资格,按照法规一般要求指的是合法性、关联性.会计凭证的证明力是指其对经济业务事实的证明效果和力量,一般指的是真实性和充分性.例如在上海住宿5天的快捷酒店正式金额为150元,并且有相关来回汽车票,从证据能力上讲该住宿具备合法性、与经济业务具有关联性,但是从证明力上讲却缺乏真实性和充分性,因为从常理上讲,对于上海此类地区,平均每天30元的住宿费是住不到此类快捷酒店的,因而该是不可以报销的.
从审核角度而言,会计人员职业判断的思路是首先解决原始凭证与经济业务的关联性,其次解决的是原始凭证的合法性,最后是原始凭证的证明力.在实务当中,会计人员常常关注的是合法性问题,注重制度上是否明确规定,制度的抽象性与现实的具体性、原则性与现实的多样性之间的矛盾,使得很多经济业务是不可能找到与之相对应的具体而又明确的规定,必须有相应的逻辑判断能力.会计人员注重合法性问题之后,关联性问题却常常成了比较难处理的问题,实际上关联性问题解决的是经济业务中的较为容易的,在会计人员无法判断时可以请相关部门或专业人士作为鉴定.
关于原始凭证的证明力是最为难以判断的.会计法要求会计人员对会计凭证的真实性、合法性、合理性进行审核,而常常认为,会计人员不能够了解经济业务的真实性,而真实性由相关经办人员和审批人员负责.会计人员对于真实性的问题,不是通常所理解的对于经济业务的全貌所承担的,而是对于所审核的原始凭证所展现出来的经济业务镜像和自己的内心确认负责,正如同法官不可能去经历案件的过程,他只能通过证据来还原案件面貌和形成内心确认,在合法与合理的过程下即使形成错案也不会由法官承担责任一样.
因而可以发现,在差旅费审核过程当中,会计人员要求对方提供制度所规定的相关车票、等,并依照经济业务的相关性进行判断,特别在当前出差审批单的使用,通过事前审批保证了相关性要求；合法性要求的审核相对比较简单；下面主要是就是解决证明力的问题.
会计人员要避免自己的责任就要是要实现对原始凭证的自我的内心确认,如果自己都不相信其真实性,以后不可能保证审计及相关人员不会产生疑问.内心确认的标准就是排除合理怀疑,例如对大量的车票杂乱的粘贴、填写,车票上所标注的姓名、信息与相关经济业务相符程度比较低,不能排除合理怀疑,而经办人不能提供其他相应证据的,应该可判定缺乏真实性,原始凭证的证明力就很低.会计人员要实现内心确认,就必须对经济业务所承担的载体――原始凭证形成完整的拼图,只有这样才能做出准确判断,所以原始凭证的证明力还要求充分性,否则就如同盲人摸象一样,或者截取片段,会产生错误的判断.因而差旅费报销中即使没有相应车票,但是必须有相关的证明来佐证,是的会计人员能够从内心产生确认.
总之,对于差旅费审核过程当中,会计人员更为注重的是对原始凭证的证明力进行判断,排除合理怀疑实现内心确认,而不是简单的参照制度抽象而又原则的规定.