本站原创[摘 要] 在行政事业单位实施会计信息化,不仅可以提高办公效率,还可便于审计、领导决策,更符合建设节约型社会的要求.结合作者实习单位会计信息化建设的实际情况对行政事业单位会计信息化建设中的问题进行了分析.结果表明,由于管理思想的落后,实施会计信息化过程中行政单位面临的问题表现在基础设施建设不完善,缺乏安全高效的计算机网络环境；软件功能不健全,无法满足对信息传递的时效性、安全性的要求；人才队伍建设不完善等方面,而通过培训加强对会计信息化的认识,升级硬件设施并根据需求开发软件来完善软硬件建设,强化管理制度建设等可以切实提高会计工作效率,便于领导决策以及审计.
[关 键 词 ] 行政事业单位；会计信息化；问题；措施
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 01. 001
[中图分类号] F810.6 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）01- 0002- 03
1.引 言
我国从20世纪90年始,会计信息化得到了一定的发展,特别是行政事业单位在会计核算上也有了新手段,现代单位基本脱离了靠手工核算的时代,会计信息化的发展给事业单位从会计核算到管理上都带来了很大的不同.实现会计信息化之后,在整个网络化财务系统中,电脑存储的数据可以实现共享,单位的账目登记都由计算机控制,只需要实现正确的输入和处理手段,每一项账目都会准确地显示,不需要再像以前一样一一核对.而通过网络,财务数据可以进行实时传递,上级部门可以对单位的财务状况实时监控,从而便于领导者决策.笔者于检测期有幸在某行政单位实习,而该单位恰逢管理结构调整,信息化建设时期.遂针对该单位的财务信息化建设进行了深入的研究.
2.单位情况介绍
笔者所实习的单位为某市级行政单位,下辖多个区分局等处级单位,在本次管理结构调整后,纳入本局财务科管理的会计单位将由目前的10个增加到27个,再加上未垂直管理的三县一市及全局10余个企业化管理的怎么写作公司和10余个机关食堂,会计单位将达到68个,会计单位内部的报销处、所、队将由目前的40多个,增加到220多个.随着财政部等对专项经费管理办法的出台,该局涉及专项资金的单位也势必逐步纳入归口管理,会计单位将更多.该单位在20世纪90年代末开始实施办公自动化,会计信息化也是在那时引入,但是总体来说会计信息化水平不高,在新纳入财务管理的下属单位中,保留手工记账的单位占一定比重.同时,会计人员专业知识过硬,但计算机水平不高,日常软件维护还要依赖技术部门.如何通过实施会计信息化达到实时、高效、精确的财务管理成为该单位财务科的主要问题.
在2009年上半年,该单位曾通过规范流程制度,强化信息沟通,优化网站架构等促进科学发展,提高怎么写作效能,对主要业务流程进行了研究优化,规范了《车辆购置登记流程》、《国有资产采购流程》等,缩短了办事时限,优化了审批程序.同时研究推行了财务月报制度、水电支出月报制度、固定资产月报制度等,便于及时、全面掌握内部财务管理状况,加强了对局直单位年度预算执行情况和财务管理的指导,为领导决策和经费监管提供了依据,特别是通过财务分析对比,针对预算执行中出现的问题,随时对各单位提出改进措施和加强管理的意见,推动了节约型机关建设.在规范工作流程,健全制度标准的同时,通过优化网站结构,整合、梳理版面,增加自主研发的“市局机关工资查询系统”、“车辆报修系统”等,便于工作人员网上办事,有效提高了办事效率.
在单位构建一体化财务管理系统后,与过去管理核算方式相比,其特点：一是突破了现有的管理模式,实现了主管部门的总体控制,下属单位独立核算的“树”型管理模式,有利于内部决策.二是这一体系既符合结算中心资金管理职能要求,又能满足部门众多、机构复杂、经费量大的核算需求,以及向财政、省厅等部门数据统计、汇总、分析等扩展功能的需要,能够提高工作效率和管理效益,实现“双赢”甚至“多赢”目标.三是利用现有内部网平台,无需另外架设网络,成本低,速度快,安全性好,能够满足远程核算的需要.四是经过多年实践证明,“用友U8”软件（NC是U8的升级版）功能完善,稳定性好,能够满足机关的各种核算需求.
3.单位会计信息化存在的问题
结合单位的情况,笔者认为行政事业单位会计电算化目前主要存在以下问题：
3.1 基础设施建设不完善
以前该单位下属单位会计信息化水平参差不齐,总体水平较低.各分局、县（市）局会计电算化水平较低,大部分单位还是手工记账,工作效率和管理技能较差.而且部分所属企事业单位、工会、党团等经费未纳入归口管理,财务综合监管、数据统计、领导决策相对滞后.会计信息化的实施离不开计算机和网络环境的支持.虽然在我国行政事业单位中,计算机已经不再是“稀罕物”,网络也已经按需接入,工作人员都会使用计算机处理文件、获取信息.但是,会计信息化对计算机和网络的要求会更高.首先会计信息化需要专用的设备来完成会计信息处理中的核算、存储工作.如处理数据的怎么写作器、存储数据的设备等；此外,会计信息化需要高速、安全的内部网络来完成会计信息的传递工作,并使会计信息的分布式处理成为现实.而这样的设备和网络在大多数行政事业单位是不存在的.
其次,基础设施建设的不完善也会导致系统安全系数低下.会计信息的处理及传递均需通过计算机网络完成,计算机数据自动处理功能相对集中,任何自然或人为的干扰和破坏都有可能损伤系统硬件,造成严重的系统故障乃至崩溃.网络是一把双刃剑,在利用网络便捷的实施会计管理的同时,也将自己暴露于风险之中.在开放的网络环境下,通过网络传递的数据信息在理论上都是可以被访问到的,除非物理上断开网络链接.在技术上,任何电联、光缆、微波等传输线路都可能被窃听,会计信息在网络传输的过程中存在被篡改、伪造、恶意破坏、窃取等各种隐患.而且,会计信息化的分布式共享操作也使网络攻击可以从多个地方进行,病毒的肆虐和的侵袭都会影响会计数据的安全性,能对会计数据进行毁灭性破坏,甚至破坏电脑硬件至整个系统瘫痪,造成会计数据的错误、泄露、严重影响会计信息使用者的决策,给单位带来无法估量的损失. 再次,会计软件缺乏必要的安全防护.几乎所有的软件开发都把重点放在日常核算和提供多功能管理和决策上,很少放在会计数据的安全保密和病毒的防范上.软件开发上从降低开发费用和维护成本出发,选择安全级别较低的开发平台以及安全性低的数据库等配套软件,带来会计信息容易被修改和破坏的隐患.
3.2 软件功能不健全
传统的软件是计划经济的产物,目的是为了减轻会计人员工作的负担,实现无纸化办公,从而形成了目前市场上大量的“记账”软件.这些软件有的只是实现了简单的记账功能,保证了数据的完整性,并没有实现数据的共享以及远程监控等功能.在该单位信息化建设过程中调查发现,新划入的单位中都在使用着不同的财务软件,无法适应该单位会计单位众多、核算质量要求高的目标,影响了主管部门及时了解下属会计单位的经费收支、资金情况,以及向上级财务部门报送有关财务数据.同时,现行软件兼容性较差,不能与原机关使用的管理软件兼容,给机关加强固定资产管理带来了很大影响.而原机关实行的是“分块”管理方式,报账单位被分成很多独立模块,财务数据横向管理、竖向比较受到很大限制,十分不利于上级领导集中管理和内部决策.
会计信息源自行政事业单位的方方面面,涉及到许多相关业务部门.正是这些部门,构成了行政事业单位会计信息的产生、传递和变化的过程.会计部门只是会计信息的处理者,会计信息化也只是对已经形成的会计信息进行数据处理,满足社会和单位内部对会计信息的需求.一方面,现行的用友、金蝶等公司开发的会计软件都是以SQL server 作为数据库开发工具,SQL server数据库具有稳定性但缺乏灵活性和针对性,系统内部各子系统之间信息还不能完全共享,不能直接生成行政事业单位决策群需要的会计信息,需要对会计软件导出的数据进行加工才能完成会计信息的分析和预测,降低了信息反馈的时效性,会计软件只局限于会计部门使用,不能充分发挥它的管理功效和预测功能.另一方面,会计信息化是行政事业单位管理信息化的重要组成部分,但考虑到成本和轻重缓急,多数单位管理信息化没有同步开展,会计软件也只是购写了账务处理、报表等几个有限的模块,从而造成各个系统与会计信息化系统之间数据格式不统一和不一致,导致会计信息系统共享程度低,各职能部门之间的信息相互不能有效沟通,难以协调同步,不能及时地向决策者提供辅助决策者做出正确决策的综合信息,使会计信息化必须采用手工辅助的办法与外界交流,其信息化的作用大大降低.
3.3 管理思想落后
行政事业单位财务管理思想落后,思路不清.主要表现为,有的行政单位的会计信息无法完整地展现出目前单位的实际情况,只是注重会计信息化带来的效率的提高,没有强调会计信息化在单位财务管理中的重要作用.而有的则相反,认为只需反映事实,不追求效率,而没有采用会计信息化.事实上,企事业单位财务是有很大差异的,行政事业单位的会计核算只是为了明确收支情况,缺乏一个完善的绩效考核制度,行政事业单位的会计核算以及会计信息管理并没有在整个管理工作中起到重要作用.同时,有的行政单位为了应付上级要求盲目实行会计信息化,只是追求实现的速度,并没有重视实现的目的和价值.这都会影响到行政事业单位财务软件的选择以及日后的更新换代.
在该单位的下属单位中,部分财务人员认为手工记账即可满足日常业务需要,与其他单位的交流也仅限于对上的报账,并不需要成体系的财务软件的介入,同时,由于财务人员计算机知识的缺乏,更会导致采用电算化后业务处理效率低下,故一直未采用财务软件.这些片面的想法都增加了整个单位的实施会计信息化的难度.
3.4 管理制度缺乏科学性
从整体上看,行政事业单位会计信息化制度缺乏系统性和科学性.由于每个行政事业单位的具体情况都不一样,所以在理论与实践和规章制度方面都有差异.一些实施会计信息化较早的事业单位,有较完善的制度规范,会计管理体制较为健全；而那些实施会计信息化比较晚的单位,在内部控制上就相对落后.传统会计内部控制对象是处理会计业务的会计人员,主要实行授权与审批制度.只要制定并落实相应的岗位责任制和内部牵制制度等,就可以保证会计信息的正确性和单位资产的安全完整.
而会计信息化实施后,进行内部控制的难度将会增加,管理体制也会发生改变,主要体现在：会计信息化中信息传递和存储集中于网络系统,大量不同的会计业务交叉在一起,加上资源的共享,会计信息复杂交叉,信息速度加快,使传统会计系统中某些职权分工和相互牵制的控制失效.首先,授权方式的改变,潜伏着巨大的控制风险.手工操作时印章由专人保管,而在会计信息系统中采用口令授权的方式来控制权限,口令存放于计算机系统内,所以一旦口令被人偷看或窃取,便会带来巨大的安全隐患.其次,原始凭证数字化、电子化,使得会计信息易于被篡改或改造.这种无纸凭证介质可以不留痕迹,很容易被篡改、删除或伪造,因而给内部会计控制带来新的难题.再次,内部控制的程序化,有可能使同一种差错反复产生.因为会计信息系统采用人工控制和程序控制相结合的方式,而内部控制的有效性在很大程度上取决于运行的应用程序.程序一旦存在严重的漏洞或恶意的“后门”,便会严重危害系统的安全.由于人们的依赖性以及程序运行的重复性,将导致系统多次重复同一错误,扩大损失,直到专业人员堵上这些程序漏洞为止.
3.5 人才队伍建设不完善
会计信息化作为计算机、网络与会计相结合的高科技产物,在实现会计信息化的过程中,对相应的会计人员、管理人员的素质提出了更高的要求,既要求其精通网络知识和计算机技能,又要求其具有扎实的会计理论功底和熟练的业务技能.但受行政事业单位管理体制和运行机制的限制,人才流动极少,很多财会人员几十年不变,虽然积累了丰富的会计管理经验,但知识陈旧,计算机和网络技术知识贫乏；而懂计算机会网络的人员,往往因工作时间短,阅历少或不从事会计工作而缺乏会计业务知识.这也就给日常软件的操作以及维护带来了一定难度.仅财务软件的操作培训,就要花掉一部分时间和金钱.限于技术力量,目前多数单位会计信息系统的维护,采取会计部门负责会计软件的操作使用,技术部门负责硬件维护和网络的管理,权责不明确,只能解决简单的小问题,稍微复杂的维护完全依赖于会计软件公司,影响单位会计工作的正常运行,增大了会计信息化的成本支出. 4 单位会计信息化建设探讨
4.1 完善信息化基础设施建设
一个良好的信息化环境,是会计信息化实施的基本条件.但行政事业单位往往并不重视基础设施建设,购置电脑只是完成简单的日常公文操作,架设网络也只是实现基本的信息传递和共享能力,难以保证财务软件的流畅运行以及财务信息在网络上的安全和迅速的共享.因此,单位应完善硬件建设,打好实施会计信息化的基础.首先,单位应根据需要选择合适的财务软件,并根据财务软件的具体要求以及数据库架设的需要采购性能优良的计算机或升级现有机型,同时,根据安全性、兼容性要求选择合适的操作系统；在单机准备完毕后,应着手组建速度快、稳定性强、安全性高的单位内部网络,用于提供良好的信息交换平台.而这也就离不开高速、稳定的专用怎么写作器,以及用于隔离会计怎么写作器与专用网络,公共网络与专用网络的防火墙.最后,单位还应该进行调试以及试运行,根据调试结果更改部署,追求硬件环境的稳定性.同时,若单位需要为大规模的怎么写作器群、大量的计算机设立机房.机房的散热以及看管也是单位需要考虑的问题.
4.2 优化软件功能
针对目前单位采用的财务软件功能不健全,无法满足业务需求,而采取传统的软件采购,单位又没有进行开发的专业人员和环境的情况,单位可以选择与软件公司合作开发的方式,由单位提出对软件功能的要求以及预期效果,由软件公司组织专业人员负责开发,开发完成后由单位试用并提出改进意见,从而进行再次开发试用,直至满足单位需求.采用这种开发方式可以做到既满足单位要求,又节省财力人力,实现双赢.如作者实习的单位采购软件即采用软件公司及信息通讯处合作开发的方式,经过反复论证完善部分功能.
同时,适当采用最新的虚拟化和云计算技术,可以减少硬件的占用率,提高硬件使用效率,有效节省怎么写作器和电费等开支,有利于推进建设节约型单位.
4.3 提高对会计信息化的认识
财务人员对会计信息化的认识不足,是行政事业单位会计信息化发展道路上的绊脚石.因此,要想提高行政事业单位的会计信息化程度,提高人员的认识是首先需要解决的问题.行政事业单位与企业不同,在会计方面更注重信息的真实性,而对会计信息处理的效率,会计信息产生的效益的重视度并不及企业,所以在会计信息化的实施上并不如企业积极.意识决定形态,行政事业单位人员对会计信息化的认识不足,导致了行政事业单位会计信息化建设的滞后.因此,我们必须通过完善培训制度、培训方式、培训内容,加强对会计信息化从业人员的培训,使从业人员必须从思想上真正认识到：会计信息化是整个会计实践的一次根本性变革；会计信息化能大幅度增加单位会计信息处理的效率,减轻会计人员工作量,加强单位财务预算,收支管理；会计信息化使会计理论和实务的许多方面都发生了深刻变化.
4.4 强化管理制度建设
制定科学合理的制度,体现现代会计信息化的管理要求,做到与时俱进.制度建设就是要在原有制度上建立健全事业单位会计信息化条件下的管理制度.由于会计信息管理的环境会随时出现不同的变化,所以,相关的管理制度也需要随着环境的改变而改变.首先,按“不相容职务相互分离控制”的原则,结合《会计电算化工作规范》,制定网络维护制度、设备管理制度、业务处理流程、操作权限控制和信息管理制度等一系列的内部控制制度.科学规范的内部控制制度是会计信息化安全之本.其次,严格执行权限控制.操作人员应按照相应权限严格作业,严禁越权接触系统.建立网络资源访问授权和身份认证制度,明确每个用户的安全级别和身份标识,并分别定义具体的访问对象.最后,建立安全稽核机制和内部审计制度.定期或不定期对会计核算的组织控制、系统维护控制、系统安全控制和操作控制等环节进行审计,找出控制薄弱环节,提出强化内部控制的措施.
4.5 提高会计人员综合素质
对于在职人员,单位应通过安排培训、人员进修等形式提高综合素质,适应会计信息化的要求,并鼓励自学成才.而软件公司也会在安装软件的同时组织培训,应鼓励单位人员积极参加培训,掌握多种技能,提高使用效率.在网络时代,新技术、新观念将贯穿于经济业务全过程,面对快速变化的经济环境,会计执业者要结合岗位需要,关注会计专业密切相关的专业知识的学习和积累,拓展专业视野,不断提高自身素质,适应会计信息化的要求.同时,改变人才需求目标,对于会计人才的要求不再仅仅停留在良好的专业技能上,而应同时要求其具备基本的计算机使用技能、信息化相关知识,使专业人才成为一专多能人才,这样才能促进人才队伍的整体提高.
5.总 结
该单位最终利用原有专网平台,进行适当升级改造,使用经财政部批准的,符合政府收支分类改革以及机关特殊需要的“用友NC”财务软件,构建了与所有会计单位以及上级单位连通的网络化远程核算体系.突破了现有管理模式,实现了有利于内部决策的主管部门总体控制、下属单位独立核算的“树”型管理模式.同时,实现了核算设置、网络共享、远程监控功能.主管部门可以通过远程设置,对全局所有行政、事业、企业单位实行统一的会计科目、会计核算办法、会计报表设置、实现全局经费、资产核算的整体一致性；还可以实现主管部门网上监控,网上指导,网上查账.另外,主管部门可以通过网络随时掌握全局各单位资金运用、经费收支情况,一切开支透明化,杜绝违规操作；为审计部门提供网上审计平台,实现全程监督,既能促进财务公开和廉政建设,又节省了人力、物力,为审计监督介入财务核算提供条件.实践证明,实现会计信息化既符合结算中心资金管理职能要求,又能满足部门众多、机构复杂、经费量大的核算需求,以及向财政等上级部门的数据统计、汇总、分析等扩展功能的需要,能够提高工作效率和管理效益,实现“双赢”甚至“多赢”目标.
会计信息化的实施必然给会计核算对象、内容、方法等会计理论和技术的发展带来挑战,从而促进会计制度的改革.但是其发展的道路还很漫长.这就要求社会各界对会计信息化予以支持,加强合作和互动,推动我国会计信息化合理有序地发展.而行政事业单位的会计信息化进程相对企业更是缓慢,加大会计信息化常识的普及、技术的推广对于进一步提高行政事业单位财务管理的效率是十分必要的,也是财务部门落实科学发展观的现实表现.
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