企业采购与付款内部会计控制

[摘 要 ] 在企业的经济活动中,采购与付款业务是基本业务,但由于企业内部控制的不健全,企业采购与付款业务中易出现的弊端包括盲目采购、个人或部门收受回扣、货物质量控制不严、采购款流失以及采购成本记录不实等.故建立和完善企业的采购与付款的内部会计控制制度,加强企业的内部管理已经变得越来越重要.

[关 键 词 ] 采购与预付 内部会计控制 流程控制

一、采购与付款内部会计控制目标

企业采购与付款业务存在的与生产和销售计划紧密相关、业务发生频繁、运行环节多,容易产生漏洞的特点.根据其特点,内部会计控制目标应确定为：

1.保证采购业务的合法性.即采购业务必须符合国家法律法规的要求,确保采购业务中文件合同符合法律规定.

2.保证采购环节资产的安全性.即保证在企业付款的同时,取得相应的货物；保证应付款项的真实性和货款支付的严密性.

3.保证采购业务的适应性.即采购业务必须适应生产、销售和管理的需要,防止采购不及时等而生产经营活动正常进行.

4.保证采购业务的效益性.即在满足需要的前提下,尽量降低采购成本,减少采购资金的占用和采购环节的损失,以实现效益最大化.防止基于个人私利的不恰当采购,给企业造成不必要的浪费和损失.

二、采购与付款业务的关键控制点

1.根据企业年度销售计划、工程用料计划、市场变化情况和库存消耗定额编制年度采购计划.然后,进行细分后编制相应的季度、月度采购计划；

2.采购之前,购货必须按正确的级别批准即请购单必须经有关主管人员签字,业务部门方可进行采购；

3.采购人员除了因特殊情况特别授权外只能在批准的采购预算所列货物名称、实施规格、数量的范围内进行采购,不得擅自改变采购的内容,采购预算根据销售、产品的库存情况来制定；

4.采购数量较大的产品,一般情况下需要与供应单位签订合同,公司财务部门需要参与签订,仓库部门和质检部门要严格按照合同规定的品质、数量、质量进行验收；

5.采购,运输费,税收等必需凭证齐全,并与合同复核无误,才可以结算,支付货款；采购产品一般要通过银行转账或者支付银行承兑汇票等手段进行支付,一般物料的采购采用银行转账的方式进行；

6.货物验收控制.货物验收必须由独立于请购、采购和财务部门的保管部门负责,验收时应核对订单和合同的有关事宜；

7.购货以外增加的采购成本的各种费用,损失,必须经过有关主管部门的审查,和损耗原因分析,确定其合理性和合法性,通过授权批准后,会计部门方能支付或转账；

8.执行内部核查程序,检查单的处理,确定是否确实收到商品正确入账,定期检查验收单的顺序,确定每笔采购交易都已经编制凭证,检查凭单计算的正确性；

9.公司财务部门要定期与供应商进行对账,确保应付账款的真实性,使明细账与总分类账核对相符.

三、采购与付款流程控制

采购与付款业务处理程序可具体划分为:请购、审批、采购、验收、退货与折让、付款和记录等步骤.这些步骤分别授权由使用部门、采购部门质检部门、仓储部门和财会部门处理.这样,既保证了采购货物或劳务的数量和质量,又使支付的货款金额正确,从而达到控制来购的目的.

1.请购与审批.采购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出,物资供应部门根据采购单位的采购申请根据年度采购计划,工程用料计划和库存消耗定额编制月度采购计划,由部门主管或其授权人员审核是否合理,若合理则签字认可交采购部门,金额巨大或特殊采购应由主管总经理审批.

2.采购.物资采购原则：招标采购、合同管理、付款控制.业务或采购部门在接到请购单后,与采购计划核对,审核采购申请的合理性,对合理的采购申请核算出采购额后,由采购部门主管或其授权人员签字认可；交资产财务部对采购申请与资金预算进行核对,审核其合理性并由部门主管或其授权人员签字认可.

3.验收.货物到达后,由仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量,并与货运单、单进行核对.需要时由质检部门对货物进行检验.正确无误后填制收料单.收料单的内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原单编号等.

4.退货与折让.采购部门接到收料单后与采购合同核对,相符则登记采购登记簿,不相符,如数量缺少则与供应商联系要求补足,如质量问题则应考虑是退货还是要求供应商给予折让.决定退货的应填制退货通知单,授权运输部门退回,在获得物资供应站的退货单后编制借项凭单,借项凭单连同退货.单送交财务部门.借项凭单内容包括供应商名称、退货数量、、日期以及金额计算等.

5.付款.财务部门在付款业务时,应当对购货、供应商、结算凭证、单、验收单以及入库单等资料的真实性、完整性、一致性、合法性进行严格审核.对于未经核准的款项不能支付,对于上述资料不全的款项,应要求补齐资料后,才能支付.对于采购需预付货款或订金的,应适当授权后才能付出,并收到供应商的相关票据.预付款最好通过银行结算.当收到供应商产品和后,应将预付款冲抵后记录应付账款,并支付余额.应付账款在约定付款到期后,应及时支付,以维持公司良好的信用.财务部门每月底对于每月未结清的预付明细账应及时与供应商核对,保证预付款的准确性,并分析其账龄.

企业应在采购与付款业务环节中的请购、审批、采购、验收、付款等环节的关键控制点进行程序化控制,健全合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统,实施采购决策环节的相互制约和监督机制.