本站原创企业对有关库存物资、货币资金、有价证券的收付,债权债务的发生和结算,资产的增减和费用的支付等经济业务,规定必须有两名或两名以上工作人员分工负责处理,以起到相互制约的作用,这就是内部控制制度.建立煤炭企业内部控制制度,就是在企业内部的职责分工、财务会计制度和财产管理制度等有关煤炭企业管理制度中体现内部控制的要求.
一、建立内部控制制度的必要性
企业内部控制制度划分为内部管理控制制度与内部会计控制制度两大类.内部管理控制制度是指对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性没有直接影响的内部控制.内部会计控制制度是指对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制.煤炭企业制定内部控制制度的基本目的在于：保证组织机构经济活动的正常运转,保护企业资产的安全、完整与有效运用,提高经济核算的正确性与可靠性,推动与考核各项方针、政策的贯彻执行情况,评价企业的经济效益,提高企业经营管理水平.尤其需要指出的是,煤炭企业财务管
理系统电算化已经普及,但计算机信息失控、破坏情况日趋严重,从而造成责任不明等问题,其关键在于计算机核算软件缺乏牵制性,常用的设置方法已不适应电算化会计信息系统的管理和发展,所以财务电算化管理应提高会计信息的保密程度,避免信息泄漏及对实体信息进行破坏.内部控制贯穿于煤炭企业经营管理活动的各个方面,只要企业存在经济活动和经营管理,就需要加强内部控制,建立相应的内部控制制度.
二、加强煤炭企业内部控制制度应规范的主要内容
在建立社会主义市场经济体制和深化会计改革过程中,煤炭企业在遵守会计准则的基础上应从本单位会计工作的实际出发,建立健全会计政策和会计控制制度.对这些会计政策和会计控制制度还应作出书面文字规定.
(一)明确处理各种经济业务的职责分工和程序
煤炭企业健全和强化内部组织机构是计划、指挥和控制企业经济活动的组织基础,其核心问题是合理的职责分工.在一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互控制的作用.如汇出一笔采购货款,规定要由采购经办人填写申请付款单,供应计划员或供应部门负责人）审查申请付款数额、内容及收款单位是否符合合同和计划,会计人员审核申请付款单的内容并核对采购预算后编制付款凭证,最后由出纳员凭手续完整的付款凭证办
理汇款结算,前后须经4人分工负责处理.而采购汇款的报账业务则规定要经过采购经办人填写报账单,货物提运人员提货,仓库保管员验收数量,检查员验收质量,以及会计员审核、账单及验收凭证,编制转账凭证报销.
(二)明确资产记录与保管的分工
规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整.如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作；银行票据的签发印鉴必须由两人分别掌管；向银行提取较大数额时必须两人以上,对领款、点验安全入库的全过程共同负责；仓库材料明细账要设专人稽核或另设记账员记账；管钱、管物、管账人员
因故离开工作岗位或调动工作时,规定要由主管领导指定专人写作技巧或接替,并监督必要的交接手续或正式移交清单.另外,收付的复核制,物资收发的复秤制、复点制等,也都是防错防弊的内部控制制度.
(三)保证会计记录的完整性和准确性
对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出规定；对各种账簿记录,要求账证的一致或保持一定钩稽关系的规定；还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等.
(四)明确规定建立财产清查盘点制度
为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后都要实行永续盘存办法核对库存账、卡、物外,还要规定物资的局部清查和全面清查制度．以保证账、卡、物相符或及时处理发生的差错.
(五)明确规定计算机系统操作权限和控制方法
1.计算机代替手工填制记账凭证是相当容易的,并且比手工制作的凭证更规范、效率更高.但是难以给查账和审计工作提供可靠的依据.为了解决这一矛盾,可先由计算机填制输出记账凭证,然后由有关经办人确认后签名或盖章,无签名或盖章的视作无效凭证,不得进行账务处理.设置主辅操作员进行两次输入,仅仅是为了防止数据输入时错误,对于原始凭证与记账凭证中的差错却无法校正,连事后控制的作用也发挥不了.因此,可直接由主办会计根据审核无误的原始凭证操作计算机制作记账凭证,并将数据存入一个临时数据库中,以便调出修改.同时应对输出的记账凭证确认后签名或盖章,然后交稽核员稽核.对于审核无误的记账凭证,稽核员交出纳进行收、付款,并操作计算机将主办会计存入临时数据库中的凭证数据转入正式数据库中,以便进行账务处理.
2.电算化可大大提高会计工作效率和会计工作的水平,但不能以此代替原手工会计处理中已建立起来的内部控制制度和管理制度,还应加强对电算化系统的管理,这是会计系统安全、正常运行的前提.要明确系统管理人员、维护人员不得兼任出纳、会计工作,任何人不得利用工具软件直接对数据库进行操作.程序设计人员还应对数据库采用加密技术进行处理,严格按会计电算化系统的设计要求配置人员,健全数据输入、修改、审核的内部控制制度,保障系统设计的处理流程不走样.
3.对会计电算化进行内部控制,主要是对存取权限进行控制.设多级安全保密措施,系统密匙的源代码和目的代码应严格保密,从计算机系统处理方面对信息提供保护,通过用户口令的检查来识别操作者的权限；利用数值项防止用户利用合法查询推出该用户不应了解的数据.操作权限的分配则应由财务负责人统一专管.
三、保证内部控制制度执行的主要措施
(一)煤炭企业必须重视对管理人员的选用
内部控制制度设计的再完善,若没有称职的人员来执行,也不能发挥作用.要杜绝账户设置不合理、记录不真实的现象,发挥会计控制制度的职能作用,就必须重视对管理人员的选用和培训,提高财会人员的素质,定期进行考评,奖优罚劣.
(二)煤炭企业必须发挥内部审计机构的作用
内部审计是强化内部控制制度的一项措施,内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向企业最高管理部门提出报告,从而保证企业的内部控制制度更加完善严密.
四、建立和评价内部控制制度的基本原则
要起到既有防错防弊,又有促进经营管理效果的作用,要起到事前预防和能在事中或事后及时发现工作漏洞的作用,要在认真总结、科学分析的基础上,设计合理的业务分工制约方法,切忌过于繁琐,要根据情况的变化和出现的问题（如电算化管理）对相应的内部控制制度及时进行修正或建立新的内部控制制度.