本站原创摘 要： 将计算机应用于会计核算、财务成本领域,称为“会计电算化”.电算化使企业逐渐告别手工账时代.会计电算化也改名为会计信息化,由计算机模拟传统会计流程,逐渐发展为通过信息技术使会计流程重组.本文将流程再造的思想引入会计领域,再造网络报销流程,方便数据采集,利用信息技术的新发展,重新构建会计信息系统,改善目前网络报销系统开发应用状况,发挥管理会计在智能化企业中的重要作用,真正实现会计从事后算账转向事前的预测、事中的控制的职能.此外,通过SOA架构,使企业集团各管理系统间基于科学智能的平台,实现系统间无缝衔接,使信息资源整合,达到互联互通,为企业信息化集成发展提供可行途径.
关 键 词 ： 会计信息化 信息技术 网络报销 模式优化
一、研究目的和意义
我国的会计信息化始于20世纪80年代初.将计算机应用于会计核算、财务成本领域,称为“会计电算化”.电算化使企业逐渐告别手工账时代.90年代,受网络技术为核心的信息技术的不断冲击,会计电算化不断向集成化发展.会计电算化也改名为会计信息化,由计算机模拟传统会计流程,逐渐发展为通过信息技术使会计流程重组.21世纪,数字网络高度发达,数据库、电子商务的快速发展,以及物联网、云计算等技术直接推动了商品化会计软件的普及,财务软件向智能化一体化发展.
本文将流程再造的思想引入会计领域,再造网络报销流程,方便数据采集,利用信息技术的新发展,重新构建会计信息系统,改善目前网络报销系统开发应用状况,发挥管理会计在智能化企业中的重要作用,真正实现会计从事后算账转向事前的预测、事中的控制的职能.此外,通过SOA架构,企业集团各管理系统间基于科学智能的平台,实现系统间无缝衔接,使信息资源整合,达到互联互通,为企业信息化集成发展提供可行途径,因此,对于集团企业网络报销流程的优化研究,既有理论意义,又有现实意义.
二、国内研究现状
国内最早关于网络报销的理论研究始于2003年,由申亚楠和李洪涛提出.他们认为,网络报销应该基于因特网的财务报销流程,在这一流程下,员工可以在任何时间,从任何地点提交财务报销申请,领导则可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批,财务部门对原始凭证审核无误后,自动生成记账凭证,并可通过网上银行进行付款.同时认为,信息技术使报销流程重组优化,将报销与网上银行、账务处理系统对接,实现流程自动化是财务工作的一次革命.
张瑞君在《会计流程再造》一文中提出,会计应从实时控制观出发,以流程再造理论为指导,分析传统流程的缺陷,利用信息技术重构会计流程,为报销流程优化提供理论基础.
张拥军在《行政事业单位网上报销模式探讨》一文中提出,优化网络报销,需要统一核算指标,加强预算编制,推进报销原始单据的数字化影像,设定预算额度、审批流程、审批权限、预警控制等内控关键点,并通过软件系统,固化预算数据的归属单位、使用额度、使用时间、使用范围,规范单据的流转程序及领导审批权限.
三、企业集团财务报销的发展现状
1.传统财务报销模式
传统的财务报销模式下,公司与银行的财务交割,公司与员工的财务报销,分公司与下属子公司的财务申请与转账,都是以书面单据和手工签字完成的,即报销人员填写纸质单据,提交部门领导审批签字,领导审批后再到财务部门审核后报账付款.这种报销模式看起来流程清晰,但本身存在着资金管理分散、信息滞后、对账困难的问题.尤其是随着企业规模的扩大,报销业务量大大增加.同时,在跨地域多主体发展的企业集团内,这种亲力亲为的报销模式无法得到及时的处理,财务管理在空间上限于一地,财务工作效率低下,无法满足集团财务集中管控和信息共享的要求,使企业集团信息化规模效益、协同效益无法发挥.
2.网络报销模式
鉴于传统报销模式对企业集团发展的种种障碍,许多具有创新思维和远见的企业集团基于集团管控和财务信息共享目的出发,积极引进或开发网络报销系统,有助于企业报销业务的高效进行和内部控制的有效执行.在现有的应用网络报销模式的企业中,大部分网络报销系统主要分为员工提单、领导审批、财务审核、财务付款、查询等功能模块.在网络报销模式下,流程处理电子化,母子公司之间、员工与公司之间及银行与公司之间的资金交割业务,只需要报销人员在系统中下载或选择报销模板,填写好金额等具体内容后,上传或发送审批,网络报销系统会根据具体的报销内容和审批权限将其分派给不同的审批人员,审批人员按照预算业务开支计划和自己的权限审核会签,如果报销业务符合预算和业务需要,审批人员确认核准,就将审批过的单据发送给财务审核人员.如果报销业务不符合预算或与业务具体发生情况不一致,就将单据返回申请报销人,修改后继续进入报销程序.财务审核人员查询收到审批后的电子单据后,复核无误后,直接交由网银支付,实时掌控支付情况.报销系统也能自动根据报销业务进行的阶段自动转入下一步骤,无需人工提醒或等待.
3.网络报销的优势和作用
网络报销快捷、远程、严格的预算管理、高效协同的特征,符合集团企业对于加强内部控制,建设集团一体化信息平台的要求,因此,采用了网络报销系统的企业集团均取得了良好的效益,极大改变了财务管理方式,提高了会计工作效率.
4.企业集团采用网络报销存在的问题
鉴于传统报销流程的弊端和企业会计信息化的发展,许多国内外的企业集团都开始应用网上报销模式,国内相关报销软件也发展迅速.“网络报销”很可能在扮演类似当年“会计电算化”的这个角色,这个看似基于互联网的小小应用,正在引导企业进入管理会计应用新时代,包括安财、诺亚舟元年在内的一批眼光独到的新兴软件企业已经在此领域耕耘多年,和传统的财务软件企业用友、金蝶等公司一起构成了“网络报销”系统领域的兴起.中兴通讯、烟台万华、中国石油等知名企业集团中对于网络报销的实际应用也得到了良好的评价. 然而,对于本土企业,国外网络报销软件通用性不强,如IBM、微软等公司均自行开发了内部使用的网络报销系统,但这些系统和开发公司的具体情况具有很强的关联性,而不是通用的系统.国内大部分报销软件的设计还是对传统财务流程的模仿和电算化,并未真正从整个流程上进行科学整合.仅在软件使用过程中,发现问题解决问题,未能从源头上杜绝问题的发生,没有从企业整个系统出发,软件只能实现简单的业务报销功能,而数据查询分析及预算控制等功能相对薄弱,算不上是真正的网络报销.
四、基于SOA的集团企业网络报销流程再造
1.SOA架构
面向怎么写作的体系结构（service-oriented architecture,SOA）是一个组件模型,它将应用程序的不同功能单元（称为怎么写作）通过这些怎么写作之间定义良好的接口和契约联系起来.接口是采用中立的方式进行定义的,它应该独立于实现怎么写作的硬件平台、操作系统和编程语言.这使得构建在各种这样的系统中的怎么写作可以以一种统一和通用的方式进行交互,为系统集成提供了一套可行的方案.
SOA的基本结构,主要包含3个角色：怎么写作提供者、怎么写作注册中心、怎么写作请求者.怎么写作提供者提供怎么写作,并进行注册以使怎么写作可用,它提供处理一系列特定的怎么写作接口.怎么写作注册中心起相似度检测作用,它是怎么写作的注册场所,汇集了大量的在线Web怎么写作.怎么写作提供者在怎么写作注册中心发布他们的怎么写作描述或帮助查找Web怎么写作.怎么写作请求者通过怎么写作注册中心查询怎么写作地址然后调用怎么写作.以上3个角色是根据逻辑关系划分的,在实际应用中角色之间可能有交叉,一个Web怎么写作既可以是Web怎么写作提供者,又可以是Web怎么写作请求者,或者二者兼而有之.
2.基于SOA架构的网络报销
由于SOA更强调信息技术与业务流程紧密结合在一起,因而能够更加精确地表示业务模型,更好地支持业务流程,企业可通过灵活的基础设施和业务流程自动化扩大自己的战略优势.采用面向怎么写作架构（SOA）和业务整合技术,实现了这种灵活性和流程自动化.网络报销系统如果采用面向怎么写作的体系结构,通过各应用之间的整合,则可解决不同操作平台、不同应用系统、不同数据库类型、不同网络结构之间信息的共享问题,综合统筹设计成为低成本、高效率、性能匀称、可扩充和可维护的系统,可以满足不同企业信息化水平和业务不同而导致的报销系统模块差异,极大地提高网络报销软件的商品化程度,促进报销系统的发展成熟.
网上报销系统作为面向业务流程的前端系统,起着信息收集平台的作用,所有的费用支出都可以通过网上报销系统收集数据,规范数据,完成数据的共享和集成.利用SOA架构,结合业务流程管理,企业整个业务流程表现为一系列协调统一的怎么写作创新,各业务流程可互相连接,并可通过怎么写作器监视业务流程,动态地做出响应进行调整,各管理系统间接口灵活,帮助异构系统的整合集成,将实现财务与业务信息的穿透、核算与管会的信息联动、集中式财务核算管理、集中统一的办公管理平台,从而达到运营管理信息一体化的目标,提高所有流程的效率和自动化程度.
企业可通过构建高速网络传输平台来实现报销系统数据传递的高效协同.采用企业怎么写作总线（ESB）,提供企业内每个功能孤岛的可访问性和一致的策略执行,包括安全、更高的可用性和更严格的怎么写作水平.配备好ESB后,组织可以轻松快速地连接这些孤岛并填补空缺以实现总部与分支机构、内部各部门之间及各系统间的畅通无阻的数据传输,方便集中管控,实现共享协同.
除了担当运输工具之外,ESB还可用做职能路由器、翻译器、策略执行器、聚合器与监控器.管理报销业务的消息流,应用管理和安全策略,以支持整个SOA管理.
3.网络报销的流程再造
企业流程再造工程是对企业的业务流程作根本性的思考和彻底重建,其目的是在成本、质量、怎么写作和速度等方面取得显著的改善.但是,流程再造在实践来看,追求“根本性”思考、“彻底性”再设计的“流程重组”的成功率不高,困难很多,阻力很大,难以大面积推广.因此,以“流程重组”的思想指导流程优化的工作,充分考虑大型企业集团的特点,分步实施,逐渐优化.
（1）再造后的报销业务功能模块
信息化的基础是标准化,只有标准化的信息化才是有发展前途的,只有标准化的内部控制才是有效的.因此,内部控制建设的信息化,首先是要解决内部控制及其业务流程的标准化的问题,否则就是内部控制建设的信息化同大多数管理信息化建设一样会形成“拍脑袋”工程,造成信息化建设的被动或巨大浪费.通过网络报销,企业想实现即时报销、高效的资金管理、数据及时全面采集和分析,刚柔结合的预算控制,最终达到企业集中核算,协同运作的目的.但是最核心的还是高效的报销流程,因此,在网络报销流程优化的过程中,主要以完善简化报销流程,辅之以预算和资金管理功能,网络报销系统就能够达到高效智能的目标.当然,基于SOA架构,整个业务是一条动态的流程,业务模块也随着企业外部业务和环境的需求变化,因此,落实到某个具体企业,究竟使用哪些模块,要根据企业的具体情况和业务发展需要增减,系统是开放动态的.
（2）再造后的网络报销业务流程
根据业务流程再造的思想,以再造计划—重新设计流程—流程规范化—再造流程的步骤实施报销业务流程再造.按照严格预算管理和高效审批的要求,对整个费用报销审批流程重新梳理,精简重复和不必要的流程,加强审批和报销支付,提高系统间的协调性.设计流程如下：从经办人填写单据、部门领导审批、财务初审,到归口部门审批、财务审批,再到出纳付款、会计记账,费用报销程序更加科学严格.
再造后的网络报销业务流程图（图2）：
通过以上论述,可以看出网络报销模式优化的本质是业务集成与系统间的并行协同,优化再造的网络报销系统是基于事件驱动的会计信息系统,报销流程不仅体现了业务增值,实现全面快速采集数据和处理报销事项,而且实施了严格内控管理基础上的柔性预算,充分考虑到了集团企业业务突发情况,使报销真正由事后变为事前控制,加强了集团管控,促进了企业集团一体化的财务信息系统建设.
五、结语
高效的管理模式需要内部管理流程和管理工具的不断创新,通过网络信息技术,企业集团将强化管控落到实处,财务管理变革通过财务业务化实现业务深度的变革,集中核算实现规范及控制层次的提升.
网络报销系统的建设与使用,充分利用了现代化信息技术和手段,将办公自动化、财务管理系统化有机结合在一起,使业务处理流程以标准化和高效智能化的模式进行,集团管控也嵌入日常的业务流程处理中,实现了对传统的费用报销与财务管理方法的变革.随着国内大型企业集团的转型升级和财务管理体制与国际惯例日益趋同,管理会计的影响将持续上升,基于事件驱动的网上报销系统也将不断完善和发展,并发挥出更大的作用.
基于SOA架构,网络报销系统与企业其他管理系统实现无缝结合,各系统间交互协同,信息高速共享传递,方便使用者数据挖掘,为管理决策怎么写作.通过流程再造,企业报销业务的核算、统计、分析、考核和控制,实现物流、资金流、信息流、增值流、工作流的统一管理,在预算监控的基础上保持一定的柔性,同时严格权限管理和资金的分级管理,使报销、预算、资金管理、数据分析与账务处理在一个系统流程中都得到体现.网络报销的流程再造是一项系统性工程,是一个不断优化、持续改进的过程,要不断地推动报销系统与企业集团的环境变革、业务拓展等多方新需求融合,循环优化.