本站原创【摘 要】 水利工程项目档案对搞好石津灌区水利工程项目建设和管护工作尤为重要,本文针对水利工程项目档案在收集、整理、应用、保管等环节中存在的问题进行分析,提出解决对策.
【关 键 词 】 水利工程项目 档案 管理
九十年代后期,国家持续加大了水利基础设施建设投资力度,石津灌区作为水利部续建配套与节水改造、末级渠系节水改造、水管体制改革、信息化建设四大试点,灌区工程体系得到持续改善,形成了大量的工程档案,包括建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等.这些档案全面反映了水利工程建设情况,对工程质量评定、工程竣工后的运行管理和维护,以及对新建项目的前期筹备等,都具有重要的参考利用价值,水利工程档案管理工作显得尤为重要.
2008年水利部制定下发了《水利工程建设项目档案验收管理办法》,明确要求大中型以上和国家重点水利工程建设项目验收前,必须先对工程档案进行专项验收,档案验收不合格的,不得进行项目竣工验收.因此,如何加强水利工程档案管理,提高科学管理水平,拓展档案利用效益,成为档案管理工作的重中之重.
1.石津灌区管理局工程档案管理工作现状
石津灌区管理局综合档案室成立于1991年,1992年晋升为河北省机关团体事业单位省档案管理标准,1998年晋升为科技事业单位国家二级档案管理标准,工程档案的数量成倍增加,2000年成立了石津灌区续建配套项目建设局综合档案室,制定了工程档案管理制度,形成了由项目法人、建设单位、施工单位、监理单位组成的档案管理网络,配备了专、档案员负责工程档案的收集、整理和归档工作,至今形成了五个类别的水利工程档案共618卷,其中,水工建筑物设计、施工等基建档案182卷,防渗配套档案69卷,日伪时期工程档案18卷,续建配套和节水改造档案349卷,末级渠系档案15卷.近年来,我局加快档案管理信息化建设步伐,实现了微机检索,显著提高了档案利用效率,档案查阅利用卷数累计突破2000卷次,在灌区续建配套与节水改造、末级渠系节水改造、信息化建设、水能梯级开发和南水北调规划论证等相关工作中,均发挥了重要作用,创造了可观效益.
2.灌区工程档案管理工作存在的问题
2.1 灌区工程档案收集不够齐全,管理不够规范
一是灌区历史久远,前期工程资料不足；二是工程档案管理工作滞后于工程建设,往往工程项目竣工后才进行档案资料的收集整理工作；三是专职档案员缺乏工程专业管理知识,而档案员缺乏档案管理专业知识,使得大量的工程档案资料原件缺失,整理不规范.
2.2 灌区工程档案利用信息反馈不及时,缺乏查询的针对性
一是可检索性差,查询不便.利用者无法说出档案的具体名称和事项,使得查准率、查全率降低；二是档案管理部门对在建工程项目资讯掌握不全面,不能及时主动地提供利用；三是利用者不能及时反馈信息,造成利用效益无法统计,档案成果汇编不及时,档案的真正价值无法体现.
2.3 重要档案实体保管问题亟待解决.一些重要的年代久远的档案资料,因纸质老旧发脆且应用较多,字迹大都模糊,既不利档案实体长期保存又影响使用.
3.做好工程档案管理工作的对策和建议
3.1 做好工程档案资料的收集、整理工作
3.1.1 建立完善的适合灌区实际的工程档案管理制度
严格按照《水利工程建设项目档案验收管理办法》,结合工程项目本身,建立由项目法人负责、各参建单位组成的档案管理网络,针对具体工程项目,制定出文件材料的归档范围和保管期限表、档案分类方案和整编细则等较实用的工程项目档案管理制度,用制度约束各参建单位高质量地完成档案资料的收集工作.
3.1.2 加强岗前培训,规范工程档案的管理
在工程项目的招投标阶段,项目法人的工程档案管理部门就要求各中标单位指定一名责任心强的人员主管本单位的工程档案资料,在项目施工前对各参建单位的专职或档案管理人员进行针对性培训,讲解水利工程建设过程中会形成哪些类型的文件材料,哪些是属于有保存价值需归档的,针对工程项目制定出具体的归档范围,使大家对项目档案的内容、数量做到心中有数.
坚持档案收集、整理工作和工程项目管理工作同步进行.签订工程合同时,纳入文件材料整理归档条款；检查工程质量和进度时,同时检查工程档案资料的收集、整理情况；进行项目成果评审、鉴定或项目阶段与竣工验收时,同时检查验收相关档案资料,对照归档范围详细核对收集到的档案资料是否完整,整理是否规范.
3.1.3 多措并举收集档案资料.
一是多方访查、搜集资料,完善前期工程档案；二是专职档案管理人员必须参与工程项目的建设,及时掌握工程进展情况,并指导和督促技术部门有针对性地催要档案资料；三是收取档案资料押金.即当一项水利工程报建后,施工单位先交—定金额的资料押金,直到工程完工,施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金.四是严把工程档案的专项验收关,把应该归档的文件材料全部收集齐全.
3.2 加强工程档案的开发利用工作.
3.2.1 制定完善的档案借阅利用制度.完备借阅、复印审批和及时归还手续,要求主动反馈利用信息,履行保密责任.
3.2.2 建立便捷的档案信息检索工具,最大限度的发挥档案的价值.
一是建立手工目录和机读目录并存的档案信息检索系统.根据不同利用情况,联合应用各种检索工具,达到快速调卷的目的,提高档案的查全率和查准率.只知道查阅内容总类时,使用案卷目录和卷内文件目录最方便；只需要单份文件和图纸时,使用微机检索最快捷；二是积极进行档案资料编研.一方面能积极宣传灌区,另一方面还可作为辅助查询工具,尤其是多指标、多年份、成系列查阅资料时,查阅档案资料汇编更便捷；三是拓展档案的利用效益.1992至2008年,工程档案查阅达1000余人次,为灌区工程勘测、规划、设计、施工等提供了详尽的数据资料,从而也推动了工程档案的规范管理.
3.3 加强重点档案的保护.对年代久远的、利用频繁的重要工程档案进行复制,查阅利用复印件,有效保护档案原件.