本站原创预立卷工作是指公路工程项目责任者或业务部门档案负责人按照项目档案整理有关规范要求,遵循公路工程文件材料的自然形成过程,随时将公路工程文件材料实施前和实施中完毕的文件材料按照分类归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作.是公路工程建设项目文件材料及时收集、整理最有效的形式.现笔者结合多年工作实际,谈一些具体做法.
1、拟定本项目业务指导性文件.公路工程文件材料产生数量大,专业性强,如果平时没有做好预立卷,那文件收集上来是杂乱无章的,最后整理的时候很难分清文件之间的关联,甚至搞不懂这个文件是在哪个工序里产生的,所以一定要做好平时预立卷工作.为做好预立卷工作,2011年,河北省交通运输厅与省档案局颁发了《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》.明确了公路工程项目文件归档范围和分类表,将公路工程项目需要归档的文件资料做了详细的表述.各建设单位结合文件拟定了本项目的文件材料的编制细则.明确参建单位文件材料收集、整理、归档的责任；明确项目文件材料归档范围、档案分类方案；明确项目档案分类号、档号、卷内目录、案卷目录、备考表字体字号等组卷编制要求,使项目文件材料预立卷与工程建设同步开展.
2、设立专职档案员一盯到底.要做好预立卷工作,有专职档案员并且一盯到底显得尤其重要.档案员进驻工地后,首先按照《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》附件1对工程过程中随时形成的资料按照时间、进度、类目等进行分类和整理,这是一个系统并且有序的过程,为将来资料的归档打下一个坚实的基础.如果档案员经常更换,首先不能保证资料的连续性,在档案员交接过程中,容易丢失文件；其次,对于新的档案员来讲,需要重新花费时间来培训,熟悉业务,这需要一个过程,而工程项目进展是非常迅速的,会产生大量的文件资料,这中间就容易出现差错；再次,原先档案员划分的预立卷盒目,对新的档案员来说是一头雾水,工作容易出现脱节.所以,为了确保此项工作顺利开展,在实际工作中,必须从工程的合同签订阶段,就应该跟参建单位提出档案员方面的问题,并制定政策保证档案员的稳定性,这是做好预立卷工作的坚实后盾.
3、召开工程档案资料管理会议.为了更好地做好项目档案管理工作,定期召开工程档案资料整理工作会议,安排工程档案资料整理工作计划,对工程档案资料整理提出具体的要求,共同商议解决工程档案资料整理工作中存在的问题.在第二次会议上汇报上次会议后的档案整理情况和安排下一阶段的档案资料整理计划.实践证明,这是一个行之有效的方法,有利于推动工程项目档案整理工作的顺利进行.
4、形成随时归卷习惯.在公路建设过程中,有很多突发性的工作,比如临时的变更,资料在整理的过程中不是一成不变的,所以对于档案员来说,要做到手勤腿勤,随时掌握工程进度、施工工序和有关规定、标准,按照事前拟定的归档类目,归入相应档案盒,并及时填写卷内目录；要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件告一段落或办毕后随时归档,另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷.在做好随时归档的同时,档案员必须灵活根据工程建设的发展,随时调整预立卷条目.
5.工程交工期间做好文件材料的把关控制
项目档案工作组主要对公路建设项目各阶段文件材料形成后的整理情况进行控制.审查文件材料是否按照文件材料的自然形成过程和内在有机联系进行系统化的预立卷,文件材料的预立卷分类和编目是否科学等.审查文件材料内在质量：（1）归档的文件是否为原件,原则上不得出现复制件；（2）文件内容是否真实、准确且填写是否完整；（3）竣工图是否真实地反映工程建设实际情况；（4）文件中数据是否有涂改现象；（5）签字盖章手续是否完备,且是否是相关责任人亲笔签名；（6）字迹是否清楚,图样、线条是否清晰,图表是否整洁,书写材料是否符合耐久性要求；（7）纸张是否优良,规格是否统一等.
6、定期检查督导参建单位.为做好日常的预立卷工作,项目建设单位档案专项工作组,根据公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料的产生情况,按照“谁形成谁负责”的原则以及项目完工时间,制定项目档案完成计划,根据责任分工及完成时限一览表定期去检查、督促、指导各参建单位项目档案的预立卷工作情况.
7.项目管理单位严把验收关
把档案工作纳入工程交工验收范围.在进行单项、单位、分部、分项工程验收时,作为项目档案工作组应同步组织相关部门在工程交工验收前对合同段的交工档案的进行验收,并出具预立卷验收意见,对项目档案预立卷工作未通过的不予进行交工验收,直至整改到位,确保公路建设项目文件材料的完整性、准确性.
综上所述,只有在工程同步过程中收集资料,才能控制工程中间过程中的文件材料的完整、准确、系统性,保证项目文件材料预立卷工作及时、准确、完整、系统.