电子文件归档的要求

电子文件归档时应符合一定的质量要求和技术要求.

电子文件归档的质量要求是：采取有效措施,保证电子文件的真实性、完整性和有效性.有关电子文件真实性、完整性和有效性的涵义,在第一讲电子文件的管理原则里已经谈到,此讲不再赘述.

电子文件真实性的具体要求包括五点：一是可靠地保证电子文件自最终形成时起,其内容、结构、元数据和背景信息保持完整,未被更改；二是当电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同或不相同时,保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容.例如,当一份文本文件生成的格式是.doc,它归档时的格式依然是.doc时,说明它的归档格式与生成格式相同,归档的内容要保证与生成时一致.当它归档的格式转换成.txt时,其归档的格式就与生成时不相同了,但是内容上,包括字符数、表格样式等,仍然要与生成时完全一致.当一份电子文件从业务部门传送给档案部门时,其操作系统的版本可能会不同,但仍然要保证其内容不变；三是保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠.这一点是指电子文件的背景信息要保证真实；四是对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性.这一点是指档案部门要对电子文件实施全过程的管理和监控；五是能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间.这一点是指系统中要设置符合安全要求的、自动启动的电子文件操作日志,从电子文件生成时就开始对其进行严密监管,实时记录电子文件的操作人员、时间、设备、项目、内容等.

电子文件完整性的具体要求包括两点：一是确保应归档的电子文件全部归档.即：文件形成部门根据本单位规定,将本部门形成的属于电子文件归档范围的文本文件、图像文件、影像文件等全部归档；二是电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档,并保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致.这是指为保证归档文件的安全,电子文件要与其他门类和载体的文件实施双轨制归档,以防由于系统安全、存储格式等问题导致的文件缺失.

电子文件有效性的具体要求包括两点：一是有效地表现电子文件所载内容,并保证其可供随时调取查用.这是指电子文件信息的有效性,要保证在不同的硬件环境、操作系统下,电子文件都可以被安全打开并有效地读取；二是保证存储归档电子文件的载体长期有效,随着软硬件升级换代,及时对电子文件进行迁移作业.这是对电子文件载体有效性的要求,要保证新的硬件设备能够读取此种载体,而且当软件环境变化时,要保证新旧软件环境的兼容或将旧环境下的电子文件迁移到新环境中.

电子文件归档的技术要求主要指电子文件的格式要求.电子文件在形成时由于使用的软件不同,文件的格式就会不同,为了便于归档后的管理和日后的有效利用,各种格式的电子文件一般应转换为该类别电子文件的通用格式.根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求,文本文件以XML、RTF、TXT为通用格式；图像文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像文件以MPEG、I为通用格式；声音文件以W、MP3为通用格式.对以上通用软件产生的电子文件,需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等.专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集.根据目前实际工作的需要,北京市将PDF格式也列为通用格式,并规定“依现阶段实际情况,Microsoft Office Word、WPS文字以及北京市政府推荐的其他文字处理软件所产生的文件在记录版本信息情况下也可以直接归档”.

为记录电子文件的元数据、背景信息和其自身的内容信息,电子文件在归档时,均应在《电子文件登记表》和《电子文件目录》中登记.

《电子文件登记表》负责记录电子文件的元数据和背景信息,在系统软硬件环境发生变化时使用.届时,信息部门应对原系统中生成的每种格式的电子文件分别填写《电子文件登记表》,并向档案部门移交.

《电子文件目录》负责记录电子文件的内容信息,在电子文件归档时填写.《电子文件目录》中的项目尽量由系统自动采集,不能自动采集的内容由文件形成或部门登记,并与电子文件一并向档案部门移交.